Zie een 1-op-1 met echte cijfers ernaast
In een demo plannen we samen een gesprek, vullen we de zeven blokken in en laten we zien welke cijfers uit je CRM meetellen. De prijs hangt af van gebruikers en onderdelen.
- Home
- Product
- 1-op-1-gesprekken
1-op-1-gesprekken met de cijfers er al naast
Het wekelijkse gesprek tussen een leidinggevende en een teamlid, in hetzelfde CRM waar het werk gebeurt. Het teamlid vult vooraf in, de manager vult zijn deel aan, en de belletjes, afspraken, uren en gewonnen deals van de week staan er al naast. Voor salesmanagers, teamleads en directeuren die hun gesprekken over het werk willen voeren in plaats van over de vraag of de cijfers kloppen.
- Zeven vaste blokken per gesprek
- Elk vierde gesprek vanzelf een verdieping van 60 minuten
- Privénotities die alleen de schrijver ziet
Waarom 1-op-1's vaak over de verkeerde dingen gaan
Je kent het wel. Dinsdag 10:00, het wekelijkse gesprek met een accountmanager. De eerste twintig minuten gaan op aan terugvinden wat er vorige week is afgesproken. Iemand scrolt door een gedeeld document met losse kopjes. De ander zoekt in zijn mail naar dat ene punt. Dan komt de vraag hoe de week ging, en het antwoord is een gevoel. "Druk." "Veel gebeld." Hoeveel precies weet niemand, want die cijfers staan in een ander scherm, of in een export die de manager vrijdag nog zou maken.
En dan de afspraken. Aan het eind van het gesprek spreek je drie dingen af. Die staan in het notitieblok van de manager, of nergens. Een week later begint het gesprek opnieuw bij nul. Niemand checkt of het gedaan is, want niemand weet meer precies wat het was. Na een paar maanden voelt de 1-op-1 als een verplicht nummer. Gesprekken worden verschoven, en daarna overgeslagen.
Dat ligt zelden aan de manager of aan het teamlid. Het ligt aan de vorm. Een goed 1-op-1-gesprek heeft drie dingen nodig: een vaste opbouw, afspraken die terugkomen, en cijfers waar je het niet over hoeft te hebben omdat ze al kloppen. In de meeste teams staat geen van de drie op één plek.
Daarom zit het gesprek in Lumo. Lumo is een RevOps-CRM met Marketing, Sales en Customer Success en Support onder één dak, te gebruiken door mensen en door AI-agents. De belletjes, de klantafspraken, de uren en de gewonnen deals staan er dus al. Een 1-op-1 leest ze rechtstreeks uit, voor de week die je bespreekt. Het teamlid bereidt het gesprek voor in zeven vaste blokken. De afspraken van deze week staan vanzelf bovenaan het gesprek van volgende week.
Op deze pagina lopen we door hoe je een gesprek plant en voorbereidt, wat de zeven blokken zijn, welke cijfers er meetellen en welke niet, wie wat mag zien, en wat er bewust niet in zit. Ben je salesmanager en wil je het bredere plaatje, lees dan ook Lumo voor salesmanagers.
Zo werkt een 1-op-1 in Lumo
De namen hieronder zijn de namen die je in het scherm ziet.
Leg de manager vast
Onder Instellingen, Team kies je per teamlid in de kolom Manager wie de leidinggevende is. Daarna staat het teamlid bij die manager onder Mijn team.
Plan het gesprek
Open in de sectie Vandaag de tab 1-op-1's. Kies het teamlid, kies een datum en klik op Gesprek plannen. Het soort gesprek is Wekelijks, 45 minuten of Verdieping, 60 minuten. Het teamlid krijgt een melding in de bel.
Het teamlid vult vooraf in
In zeven blokken, van Check-in tot Afspraken. Opslaan gaat vanzelf. Is alles ingevuld, dan klikt het teamlid uiterlijk 24 uur voor het gesprek op Klaar voor het gesprek. Nog iets vergeten? Met Toch nog aanpassen gaat het weer open.
De manager vult zijn deel aan
Een reactie bij de blockers, een eigen score bij de cultuurcheck. De manager ziet bovenaan Je bent de manager, het teamlid ziet Dit is jouw 1-op-1. Wie meekijkt zonder rol ziet Alleen lezen.
Voer het gesprek en rond af
Samen kijk je naar het blok Activiteiten met de cijfers van de week. Je vult samen Afspraken in. De manager klikt op Gesprek afronden. Het gesprek gaat dicht en de cijfers van die week worden vastgelegd.
Volgende week begint waar je bleef
De afspraken staan vanzelf in het blok Terugblik op de afspraken van het volgende gesprek. Per afspraak kies je gedaan, deels of niet gedaan. Moet een afgerond gesprek toch nog open, dan klik je op Heropenen.
Een vaste opbouw klinkt saai. In de praktijk is het precies wat een 1-op-1 nodig heeft. Je hoeft niet te bedenken waar je begint, en je merkt meteen als iets ontbreekt. In Lumo heeft elk gesprek dezelfde zeven blokken, in deze volgorde.
Check-in is een score van 1 tot 10 voor hoe het gaat. Terugblik op de afspraken haalt de afspraken van vorige keer terug, elk met gedaan, deels of niet gedaan. Activiteiten zet de cijfers van de week neer. Blockers zijn de dingen die in de weg zitten, en per blocker kiest het teamlid wie hem oplost: Ik los het zelf op, Ik heb hulp nodig of Doorschuiven naar de manager. De manager schrijft er een reactie bij.
Dan de Cultuurcheck, met een score van 1 tot 5 per waarde en een voorbeeld uit de week, en daarna de score van de manager. Waar beter in worden gaat over groei, niet over cijfers. En Afspraken is waar het gesprek op uitkomt.
Het teamlid vult vooraf in. Dat is de kern. De manager komt binnen en heeft al gelezen wat er speelt. De drie kwartier gaan over de twee blockers die er echt toe doen, niet over het ophalen van wat er gebeurde.
- Check-in met een score van 1 tot 10
- Afspraken uit blok 7 schuiven door naar blok 2 van het volgende gesprek
- Blockers met een keuze wie het oplost en een reactie van de manager
- Hoogstens 20 items per lijst in een gesprek
- Opslaan gaat vanzelf na een korte pauze in het typen
De tab Cijfers leest rechtstreeks uit Lumo. Niemand hoeft iets over te typen of een export te maken. Je kiest een periode: Deze week, Vorige week, Laatste 4 weken of Deze maand.
Je ziet het aantal Belletjes, het Gemiddeld per werkdag en de Dagen op norm. Daarnaast hoe vaak iemand Verbonden was, hoeveel Afspraken ingepland zijn en hoeveel daarvan een Afspraak uit gesprek waren, dus een gesprek met de uitkomst Afspraak gemaakt. Dan de Uren met het declarabele percentage uit de tijdregistratie, en de Deals gewonnen.
Wat telt als afspraak? Klantafspraken die iemand zelf in Lumo inplant als activiteit, en boekingen via de boekingspagina uit de afsprakenplanner. Wat niet telt: afspraken die alleen uit de koppeling met Google Agenda komen. Zo telt een interne meeting in je agenda niet als klantafspraak.
Het verschil met een los rapport is dat de cijfers bij het gesprek horen. Na Gesprek afronden liggen de cijfers van die week vast. Kijk je over drie maanden terug, dan zie je wat er toen besproken werd en welke cijfers er toen naast stonden. Wil je verder kijken dan één persoon, bouw dan een overzicht in rapportages en dashboards.
- Belletjes, gemiddeld per werkdag en dagen op norm
- Verbonden, afspraken ingepland en afspraak uit gesprek
- Uren met declarabel percentage
- Deals gewonnen
- Cijfers over hoogstens 400 dagen
In een 1-op-1 zegt iemand dingen die niet voor de hele organisatie bedoeld zijn. Dat het thuis zwaar is. Dat een collega in de weg zit. Daarom is in Lumo strak geregeld wie wat ziet en wie wat mag wijzigen.
Het teamlid en de manager zien hun eigen gesprekken. Het recht Alle 1-op-1's lezen heeft standaard alleen de rol Eigenaar. Ook een Beheerder heeft het niet vanzelf. Wil je het iemand anders geven, dan doe je dat onder rollen en rechten.
Teamlid en manager kunnen elkaars deel niet wijzigen. Dat is niet alleen een knop die ontbreekt, het is in de database afgedwongen. Een afgerond gesprek is dicht tot iemand op Heropenen klikt.
Onder Notities schrijf je gedeeld of Alleen voor mij. Een privénotitie ziet alleen de schrijver. Ook de eigenaar van de werkruimte ziet hem niet. En er komen bewust geen regels met de inhoud van gesprekken in het auditlog.
- Alle 1-op-1's lezen: standaard alleen de Eigenaar
- Teamlid en manager wijzigen elkaars deel niet
- Afgerond gesprek is dicht tot Heropenen
- Privénotities alleen voor de schrijver
- Geen inhoud van gesprekken in het auditlog
Wat er in 1-op-1's zit
Elk punt hieronder staat zo in de app.
Twee soorten gesprek
Wekelijks, 45 minuten, en Verdieping, 60 minuten. Elk vierde gesprek is vanzelf een verdieping. Dat getal stel je per teamlid in.
Duidelijke status
In de lijst zie je per teamlid Niets gepland, Nog invullen, Niet op tijd ingevuld, Ingevuld, Vandaag, ingevuld of Afgerond.
Normen per teamlid
Belletjes per werkdag, uren per week en een doel voor declarabel in procenten. Alleen de manager of wie het team beheert wijzigt ze.
Cultuur over tijd
De tab Cultuur toont de scores per waarde als lijnen over je gesprekken heen, zodra er twee gesprekken zijn.
Meldingen in de bel
Bij gepland, ingevuld en afgerond. Heeft het teamlid een dag voor het gesprek nog niet ingevuld, dan volgt een herinnering.
Vijf tabs per teamlid
Gesprekken, Cijfers, Cultuur, Notities en Normen. Met de knop Exporteren neem je de gesprekken mee.
Afgedwongen rechten
Wie wat mag wijzigen ligt vast in de database, niet alleen in het scherm. Een afgerond gesprek is dicht.
Een REST-API, geen MCP
Plannen, klaar melden, afronden, cijfers, normen en notities werken via de REST-API met je eigen API-sleutel. Een MCP-tool is er bewust niet.
Per rol
Salesmanager en teamlead
Jij plant de gesprekken en rondt ze af. Je komt binnen met een ingevuld gesprek en de cijfers ernaast. Onder Mijn team zie je in één oogopslag wie nog moet invullen en wie te laat is. De normen stel je per persoon in, want een nieuwe SDR belt anders dan een senior accountmanager. Meer over grip op pipeline en team lees je op Lumo voor salesmanagers.
Verkoper, SDR en accountmanager
Jij vult vooraf in. Dat kost tien minuten en het levert een gesprek op dat over jouw blockers gaat. Je ziet dezelfde cijfers als je manager, dus er is geen discussie over hoeveel je belde. En de afspraken staan er volgende week gewoon weer.
Customer success en support
Voor wie op klantprojecten werkt, tellen vooral de uren en het declarabele percentage. Die komen uit de tijdregistratie. De norm voor declarabel zet je per persoon.
RevOps en directie
Jij richt het in. Je bepaalt wie de manager van wie is, wie de normen beheert en of iemand naast de eigenaar alle gesprekken mag lezen. Wil je cijfers over het hele team in plaats van per persoon, dan gebruik je rapportages en dashboards.
Een voorbeeld: een salesteam dat de 1-op-1 terugbrengt naar 45 minuten
Stel: een softwarebedrijf met een salesmanager, Lisa, en vijf mensen in haar team, waarvan drie SDR's. Dit is een verzonnen voorbeeld om te laten zien hoe het werkt, geen klantcase.
Lisa zet onder Instellingen, Team zichzelf als manager bij alle vijf. Per persoon zet ze de normen. Voor de SDR's 40 belletjes per werkdag. Voor de twee accountmanagers 15, want die bellen minder en voeren langere gesprekken. Uren per week 40 voor iedereen.
Maandag plant ze voor elk teamlid een gesprek op donderdag. Het vierde gesprek van elk teamlid wordt vanzelf een verdieping van een uur. Iedereen krijgt een melding in de bel.
Ruben, een van de SDR's, vult dinsdagmiddag in. Check-in: een 6. Bij de terugblik op de afspraken van vorige week staat "Bellijst beurs afwerken" op gedaan en "Script aanpassen voor de zorg" op deels. Onder Blockers schrijft hij dat de leads van de beurs vaak geen telefoonnummer hebben. Hij kiest Doorschuiven naar de manager. Hij klikt op Klaar voor het gesprek, ruim op tijd.
Woensdag leest Lisa het gesprek. In blok 3 ziet ze dat Ruben deze week gemiddeld 34 belletjes per werkdag haalde, op twee dagen de norm. Hij was vaak verbonden en er kwamen drie afspraken uit gesprek. Ze schrijft bij de blocker: "Ik vraag marketing het formulier aan te passen. Tot die tijd mag je die leads eerst mailen."
Donderdag duurt het gesprek 35 minuten. Ze praten niet over hoeveel hij belde, dat staat er. Ze praten over waarom de zorg anders reageert. Samen vullen ze drie afspraken in. Lisa klikt op Gesprek afronden. Volgende week staan die drie afspraken bovenaan, in Terugblik op de afspraken.
Voor AI-agents: bewust niet
Lumo is gebouwd om door mensen en door AI-agents gebruikt te worden. Bijna alles wat je in de app doet, kan een agent ook via de MCP-server en de API: deals bijwerken, activiteiten plannen, uren schrijven. Voor 1-op-1's hebben we die keuze bewust anders gemaakt.
Er zijn geen MCP-tools voor 1-op-1's. De AI-assistent kan er ook niet bij. De reden is simpel. Wat iemand in een 1-op-1 zegt, is persoonlijk. Hoe het thuis gaat, waar iemand mee worstelt, wat hij van een collega vindt. Dat hoort niet zomaar in een agent die ook mails schrijft en records bijwerkt. Ook niet als die agent het goed bedoelt.
Wat wel kan: de REST-API onder `/api/crm/one-on-ones` werkt met een API-sleutel van de gebruiker zelf. Daarmee plan je een gesprek, meld je klaar, rond je af, haal je de cijfers op en werk je normen, de manager en notities bij. Die sleutel handelt dus als die ene persoon, met dezelfde rechten. Een script dat je zelf schrijft om bijvoorbeeld elke maandag de gesprekken voor je team te plannen, kan dus prima.
De cijfers in een 1-op-1 komen wel uit dezelfde data waar je agents in werken: activiteiten, deals en uren. Die data is gedeeld. Het gesprek zelf blijft tussen twee mensen.
Zo richt je het in
Dit zijn de stappen die we bij het eerste team langslopen.
- Zet onder Instellingen, Team bij elk teamlid de juiste manager in de kolom Manager.
- Bepaal wie naast de eigenaar alle 1-op-1's mag lezen. Meestal is het antwoord: niemand.
- Zet per teamlid de normen: belletjes per werkdag, uren per week en het doel voor declarabel.
- Kies hoe vaak een verdieping komt. Standaard is elk vierde gesprek een gesprek van 60 minuten.
- Controleer of klantafspraken als activiteit in Lumo staan. Alleen een afspraak in Google Agenda telt niet mee.
- Laat uren schrijven op projecten via de tijdregistratie, anders blijft het blok uren leeg.
- Spreek af dat het teamlid uiterlijk 24 uur vooraf op Klaar voor het gesprek klikt.
- Plan het eerste gesprek en loop de zeven blokken samen een keer door voordat het echt begint.
Wat je moet weten
Meldingen over 1-op-1's komen in de bel in Lumo, niet per mail en niet in Slack. Er staat ook geen kaart voor op het scherm Vandaag. Wil je zeker weten dat niemand een gesprek mist, zet dan het gesprek zelf ook in de agenda en laat de herinnering van een dag vooraf het werk doen.
De waarden in de cultuurcheck zijn vast ingericht. Je kiest ze vandaag niet zelf in een instelling. Wil je met jullie eigen waarden werken, bespreek het dan in een demo, dan kijken we samen wat er kan.
Afspraken die alleen in Google Agenda staan, tellen niet mee als klantafspraak. Leg klantafspraken daarom vast als activiteit of laat ze boeken via de afsprakenplanner. Een koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning. Tot die tijd werkt de 1-op-1 voor Microsoft-gebruikers net zo, want de cijfers komen uit Lumo zelf.
Veelgestelde vragen over 1-op-1-gesprekken
Wie kan een 1-op-1-gesprek in Lumo plannen?
De manager of het teamlid zelf. Je opent de tab 1-op-1's in de sectie Vandaag, kiest een datum en klikt op Gesprek plannen.
Kan mijn manager mijn privénotities lezen?
Nee. Een notitie met Alleen voor mij ziet alleen degene die hem schreef. Ook de eigenaar van de werkruimte ziet hem niet.
Kan een beheerder alle 1-op-1's lezen?
Niet standaard. Het recht Alle 1-op-1's lezen heeft standaard alleen de Eigenaar. Je kunt het onder rollen en rechten aan iemand anders geven.
Welke cijfers staan er in een 1-op-1?
Belletjes, gemiddeld per werkdag, dagen op norm, verbonden, afspraken ingepland, afspraak uit gesprek, uren met declarabel percentage en deals gewonnen. Alles rechtstreeks uit Lumo.
Tellen afspraken uit Google Agenda mee?
Nee. Klantafspraken die je in Lumo als activiteit inplant en boekingen via de boekingspagina tellen mee. Afspraken die alleen uit de agendakoppeling komen niet.
Wat gebeurt er als het teamlid niet op tijd invult?
Een dag voor het gesprek krijgt het teamlid een herinnering in de bel. In de lijst van de manager staat de status Niet op tijd ingevuld.
Kan ik een afgerond gesprek nog aanpassen?
Een afgerond gesprek is dicht. Met Heropenen gaat het weer open. De cijfers van die week liggen vast bij het afronden.
Kan de AI-assistent of een agent mijn 1-op-1's lezen?
Nee, bewust niet. Er zijn geen MCP-tools en de assistent kan er niet bij, omdat de inhoud persoonlijk is. De REST-API werkt wel met je eigen API-sleutel.
Kan ik de gesprekken exporteren?
Ja. Bij elk teamlid staat de knop Exporteren.
Verder lezen
