Zie je eigen fases op een dealbord
In een demo zetten we je fases met winkans en stilstandtermijn in Lumo, zodat je ziet hoe je pipeline eruitziet. Of vraag een proefwerkruimte aan.
- Home
- Gidsen
- Pipelinefases
Pipelinefases die werken in B2B
Een fase in je pipeline is pas bruikbaar als iedereen hetzelfde bedoelt met "deze deal staat in Offerte verstuurd". Deze gids geeft je een voorbeeldpipeline met exitcriteria en winkans per fase, varianten per type bedrijf en een manier om je fases te ijken op je eigen historie.
Waarom de meeste pipelines liegen
Open het dealbord van een gemiddeld B2B-team en je ziet het meteen. In de fase Offerte verstuurd staan veertig deals. Een deel daarvan heeft echt een offerte gehad. Een ander deel staat er omdat de verkoper "binnenkort" een offerte gaat sturen. En een paar staan er al sinds vorig jaar, omdat niemand ze durft te sluiten.
Het gevolg: de pipeline zegt dat er een half miljoen in de laatste fases zit, en aan het einde van het kwartaal is er een fractie van gesloten. De salesmanager vertrouwt het bord niet meer en vraagt elke maandag rond wat er "echt" speelt. Verkopers ervaren de pipeline als administratie voor de baas.
Dat ligt niet aan de mensen. Het ligt aan fases die beschrijven wat de verkoper doet in plaats van wat de klant heeft gedaan. "Offerte maken" is een taak van de verkoper. "Klant heeft offerte ontvangen en een datum genoemd om te beslissen" is een feit dat je kunt controleren.
Dat is het verschil tussen een fase en een exitcriterium. Een exitcriterium is de voorwaarde waaraan een deal moet voldoen om naar de volgende fase te mogen. Het is altijd iets wat de klant zegt of doet, niet iets wat de verkoper voelt. En je kunt het controleren: staat het in een notitie, een mail of een activiteit op de deal?
Met heldere exitcriteria krijgt elke fase een betekenis. Dan klopt de gewogen waarde, werkt je salesforecast en zie je waar deals blijven hangen. Daarna kun je per fase een winkans instellen die gebaseerd is op wat er echt gebeurt, en een termijn waarna een deal als stilstaand geldt.
Deze gids gaat over welke fases je kiest en wat ze betekenen. Hoe je de pipeline daarna in je CRM bouwt, lees je in een salespipeline inrichten.
Sjabloon: een B2B-pipeline met exitcriteria
Een voorbeeldpipeline voor B2B-verkoop met een gesprek, een voorstel en een besluit bij de klant. De winkansen zijn voorbeeldwaarden om mee te beginnen. Stel ze bij zodra je eigen cijfers hebt.
| Onderwerp | Exitcriterium (de deal mag door als) | Winkans en stilstand |
|---|---|---|
| 1. Eerste gesprek gepland | Er is een gesprek met een beslisser of iemand die direct aan een beslisser rapporteert, met datum in de agenda. | 10%, stilstaand na 14 dagen |
| 2. Behoefte helder | De klant heeft een probleem benoemd dat jij oplost, er is een reden om nu te beslissen en je weet wie meebeslist. | 25%, stilstaand na 21 dagen |
| 3. Demo of voorstel besproken | De klant heeft je aanpak gezien en gezegd dat het past. Budget en tijdlijn zijn besproken. | 40%, stilstaand na 21 dagen |
| 4. Offerte verstuurd | De klant heeft de offerte ontvangen en een datum genoemd waarop hij beslist. | 60%, stilstaand na 14 dagen |
| 5. Onderhandeling | De klant heeft gezegd dat hij wil, en er wordt gesproken over voorwaarden, prijs of planning. | 80%, stilstaand na 10 dagen |
| Gewonnen | De offerte of het contract is getekend. | 100% |
| Verloren | De klant heeft nee gezegd, of er is na drie pogingen geen reactie. Altijd met een verloren reden. | 0% |
Een voorbeeld, geen norm. Winkansen en termijnen hangen af van je markt, je dealgrootte en je verkoopcyclus.
Hoe je een goed exitcriterium schrijft
Een exitcriterium moet drie toetsen doorstaan.
Het gaat over de klant. "Wij hebben een voorstel gemaakt" is geen exitcriterium. "De klant heeft het voorstel besproken met zijn directeur" wel. De vraag is altijd: wat heeft de klant gezegd of gedaan?
Het is controleerbaar. Een collega die de deal opent, moet kunnen zien dat het criterium gehaald is. Dat betekent een notitie, een mail of een activiteit op de deal. "Ik heb er een goed gevoel over" is niet controleerbaar.
Het is binair. Gehaald of niet gehaald. Geen "een beetje". Twijfel je, dan is het niet gehaald.
Voorbeelden van zwak naar sterk
- Zwak: "Interesse". Sterk: "Klant heeft een tweede gesprek gepland met iemand die meebeslist."
- Zwak: "Offerte". Sterk: "Klant heeft de offerte ontvangen en een beslisdatum genoemd."
- Zwak: "Bijna rond". Sterk: "Klant heeft gezegd dat hij wil tekenen als de startdatum een maand opschuift."
- Zwak: "Warm". Sterk: "Er is een budget genoemd en het valt binnen onze prijsrange."
Schrijf de exitcriteria op een plek waar iedereen ze ziet. In de beschrijving van de fase in je CRM, op het scherm tijdens de salesmeeting, en in de onboarding van nieuwe verkopers. Bespreek ze één keer per kwartaal opnieuw.
Hoeveel fases?
Vijf tot zeven open fases werkt voor de meeste B2B-teams. Minder dan vier en je ziet niet waar deals hangen. Meer dan acht en verkopers slaan fases over of verplaatsen deals pas aan het eind. Gewonnen en verloren tellen niet mee als open fase.
Uitgewerkt voorbeeld: één deal door alle fases
Een verzonnen deal om te laten zien hoe exitcriteria in de praktijk werken. Een softwarebedrijf verkoopt een planningstool aan een installatiebedrijf met zestig monteurs. De verkoper heet in dit voorbeeld Eva.
Eerste gesprek gepland. De operationeel directeur vult een formulier in op de site. Eva belt dezelfde dag en plant een gesprek van drie kwartier voor de week erna. De directeur beslist mee, dus het exitcriterium is gehaald. De deal krijgt een voorlopige waarde op basis van het aantal monteurs.
Behoefte helder. In het gesprek vertelt de directeur dat planners elke ochtend twee uur kwijt zijn aan schuiven in een spreadsheet, en dat het huidige contract over vier maanden afloopt. Dat is een probleem en een reden om nu te beslissen. Eva vraagt wie er verder meebeslist: de financieel directeur en de hoofdplanner. Ze zet het in een notitie op de deal en verplaatst hem.
Demo of voorstel besproken. Eva geeft een demo aan de directeur en de hoofdplanner, met hun eigen voorbeeld. De hoofdplanner zegt dat het past als de koppeling met hun urenregistratie werkt. Budget en tijdlijn worden besproken. De deal gaat door.
Offerte verstuurd. Eva stuurt een offerte. De directeur zegt dat de financieel directeur hem binnen twee weken bekijkt en noemt een datum. Zonder die datum was de deal in de vorige fase gebleven, met een taak om hem te vragen.
Onderhandeling. De financieel directeur wil een andere betaaltermijn. De klant wil, het gaat over voorwaarden. De deal staat in Onderhandeling.
Gewonnen. Na acht dagen wordt de offerte getekend.
Op elk moment kon een collega de deal openen en zien waarom hij in die fase stond. Dat is het hele punt van exitcriteria.
Varianten per type bedrijf
De voorbeeldpipeline is een begin. Zo pas je hem aan op hoe jij verkoopt.
Projectverkoop en installatie
Voeg na Behoefte helder een fase Opname of schouw gedaan toe. Exitcriterium: de opname is gedaan en de klant heeft de bevindingen gezien. Dat is vaak het moment waarop de echte prijs ontstaat.
SaaS en software
Vervang Demo of voorstel besproken door Proefperiode loopt, met als exitcriterium dat de klant actief gebruikt. Zet een korte stilstandtermijn op die fase, omdat een proef zonder gebruik snel doodloopt.
Groothandel en distributie
Maak een aparte pipeline voor uitbreiding bij bestaande klanten. Die deals hebben minder fases nodig: Kans gezien, Voorstel gedaan, Proeforder, Gewonnen.
Dienstverlening en bureaus
Voeg een fase Pitch of presentatie toe als je vaak tegen anderen pitcht. Exitcriterium: de klant heeft een datum genoemd voor het besluit en je weet hoeveel partijen er meedoen.
Aanbestedingen
Werk met een eigen pipeline waarin de fases de stappen van de procedure volgen. Winkansen zijn hier minder bruikbaar, dus stuur vooral op deadlines.
Verlengingen
Een aparte pipeline voor verlengingen, met fases zoals Gesprek gepland, Voorstel verstuurd en Verlengd. Begin drie maanden voor de einddatum.
Rekenvoorbeeld: winkans per fase ijken op je eigen historie
De winkansen in het sjabloon zijn een begin. Na een halfjaar heb je genoeg data om ze bij te stellen. Zo werkt het, met verzonnen getallen.
Neem alle deals die de afgelopen twaalf maanden gesloten zijn, gewonnen of verloren. Tel per fase hoeveel deals die fase ooit bereikten en hoeveel daarvan uiteindelijk gewonnen werden.
- 200 deals bereikten Eerste gesprek gepland. Daarvan werden er 24 gewonnen. Winkans: 12%.
- 110 deals bereikten Behoefte helder. 24 gewonnen. Winkans: 22%.
- 70 deals bereikten Demo of voorstel besproken. 24 gewonnen. Winkans: 34%.
- 45 deals bereikten Offerte verstuurd. 24 gewonnen. Winkans: 53%.
- 30 deals bereikten Onderhandeling. 24 gewonnen. Winkans: 80%.
In dit voorbeeld lag de winkans bij Offerte verstuurd in de praktijk lager dan de 60% in het sjabloon. Dan heb je twee keuzes. Je stelt de winkans bij naar 53%, of je kijkt waarom deals na de offerte afhaken en maakt het exitcriterium van de fase ervoor strenger.
Doe dit niet met minder dan twintig gewonnen deals. Met minder data is één deal het verschil tussen 40% en 60%. Gebruik dan liever de voorbeeldwaarden en kijk over een halfjaar opnieuw.
Kijk tegelijk naar de tijd per fase. Hoe lang staat een deal die uiteindelijk gewonnen wordt gemiddeld in elke fase? Stel de stilstandtermijn in op ongeveer anderhalf keer die tijd. Een deal die langer staat, verdient een gesprek. Voor de bijbehorende cijfers, zie de gids over sales-KPI's.
Valkuilen bij pipelinefases
Fases die taken zijn
"Offerte maken", "Bellen", "Afspraak inplannen". Dat zijn activiteiten, geen fases. Een fase zegt waar de klant staat. Wat de verkoper moet doen, hoort als activiteit op de deal.
Een fase voor elke uitzondering
Elke keer dat er iets bijzonders gebeurt een fase toevoegen, maakt de pipeline onleesbaar. Gebruik een label of een veld voor uitzonderingen. Houd de fases voor het pad dat de meeste deals volgen.
Leads in de pipeline
Een lead die nog niet gekwalificeerd is, hoort niet op het dealbord. Houd leads apart tot ze aan je kwalificatie voldoen en maak er dan een deal van. Anders vervuilen ze de eerste fase en klopt je conversie nooit. Lees meer in de gids over leads opvolgen.
Nooit iets verloren markeren
Deals die nooit dicht gaan, blijven de pipeline opblazen. Spreek af dat een deal na drie pogingen zonder reactie verloren is, met een reden. Je kunt hem altijd heropenen.
Overslaan zonder te kijken
Soms springt een deal van fase 2 naar fase 4. Dat mag, als de exitcriteria van fase 3 ook gehaald zijn. Spreek af dat je bij overslaan even controleert of dat zo is.
Dezelfde fases voor alles
Nieuwe klanten, uitbreiding en verlenging lopen anders. Eén pipeline voor alles betekent dat geen van de drie goed past. Twee of drie pipelines met elk vijf fases is overzichtelijker dan één met twaalf.
Checklist: je pipelinefases op orde
- Je hebt vijf tot zeven open fases, plus gewonnen en verloren.
- Elke fase heeft een exitcriterium dat beschrijft wat de klant heeft gezegd of gedaan.
- De exitcriteria staan in het CRM bij de fase en zijn besproken in de salesmeeting.
- Elke fase heeft een winkans, eerst uit het sjabloon en later uit je eigen historie.
- Elke fase heeft een termijn waarna een deal als stilstaand geldt.
- Leads staan apart van deals en worden pas een deal na kwalificatie.
- Er is een lijst met verloren redenen, en een deal gaat nooit dicht zonder reden.
- Nieuwe klanten, uitbreiding en verlenging hebben elk een eigen pipeline als ze anders lopen.
- Je bespreekt de fases en winkansen één keer per kwartaal opnieuw.
Pipelinefases in Lumo
In Lumo stel je per pipeline je eigen fases in. Elke fase krijgt een winkans (in het scherm heet dat Kans op winst) en een instelling "Verouderd na (dagen)". Het dealbord laat per fase het aantal deals, de waarde en de gewogen waarde zien, en een deal die te lang stilstaat krijgt een waarschuwing.
Elke fasewissel wordt bewaard met de tijd die de deal in de fase stond. Daarmee kun je de winkans en de stilstandtermijn ijken zoals in het rekenvoorbeeld hierboven, met een rapport in plaats van een spreadsheet. Verloren redenen beheer je in de instellingen. Lees meer over pipelinebeheer of over rapportages.
- Meerdere pipelines met eigen fases
- Winkans en stilstandtermijn per fase
- Totalen en gewogen waarde per fase op het bord
- Fasehistorie per deal met de duur per fase
Wat je moet weten
Lumo heeft geen apart scherm voor exitcriteria. Je zet ze in de omschrijving van je werkwijze en controleert ze in de salesmeeting. Wil je een fase alleen laten bereiken als een veld gevuld is, dan kan dat met een datakwaliteitsregel die de opslag blokkeert. Zie begeleiding en regels.
Veelgestelde vragen over pipelinefases
Wat zijn de fases van een salespipeline?
Voor B2B werkt vaak: Eerste gesprek gepland, Behoefte helder, Demo of voorstel besproken, Offerte verstuurd, Onderhandeling, en daarna Gewonnen of Verloren. Pas de namen aan op je eigen proces, maar houd per fase een duidelijk exitcriterium.
Hoeveel fases moet een B2B-pipeline hebben?
Vijf tot zeven open fases. Minder en je ziet niet waar deals hangen. Meer en verkopers slaan fases over. Gewonnen en verloren tellen niet mee.
Wat is een exitcriterium?
De voorwaarde waaraan een deal moet voldoen om naar de volgende fase te gaan. Altijd iets wat de klant heeft gezegd of gedaan, en controleerbaar in een notitie, mail of activiteit op de deal.
Hoe bepaal je de winkans per fase?
Begin met voorbeeldwaarden zoals 10, 25, 40, 60 en 80 procent. Na een halfjaar tel je per fase hoeveel deals die fase bereikten en hoeveel daarvan gewonnen werden. Doe dat pas met minstens twintig gewonnen deals.
Wat is het verschil tussen een lead en een deal?
Een lead is iemand die interesse heeft maar nog niet gekwalificeerd is. Een deal is een concrete kans met een waarde en een verwachte sluitdatum. Houd ze gescheiden, anders klopt je pipeline niet.
Wanneer zet je een deal op verloren?
Als de klant nee zegt, of na een afgesproken aantal pogingen zonder reactie, bijvoorbeeld drie. Altijd met een verloren reden. Je kunt een deal later heropenen als de klant terugkomt.
Moet je meerdere pipelines gebruiken?
Als nieuwe klanten, uitbreiding en verlengingen anders verlopen, ja. Elke pipeline heeft dan eigen fases en winkansen. Twee of drie overzichtelijke pipelines werken beter dan één met twaalf fases.
Hoe vaak pas je pipelinefases aan?
Bespreek de fases en exitcriteria één keer per kwartaal in de salesmeeting. Verander de namen of het aantal fases liever niet vaker dan eens per halfjaar, want elke wijziging maakt vergelijken met vorige periodes lastiger. Winkansen stel je bij zodra je genoeg gesloten deals hebt.
Wat is een stilstaande deal?
Een deal die langer in een fase staat dan normaal. Stel per fase een termijn in, bijvoorbeeld anderhalf keer de gemiddelde tijd van gewonnen deals. Een stilstaande deal is een reden voor een gesprek, niet meteen voor verloren.
Verder lezen
