Grip op je pipeline zonder rondvraag

Elke maandag om negen uur dezelfde ronde. Iedereen vertelt over zijn deals. De een is optimistisch, de ander voorzichtig. Een deal die al zes weken in de fase onderhandeling staat, heet nog steeds bijna rond. En jij schrijft op een blocnote wat je denkt dat er deze maand binnenkomt.

Het probleem is niet het team. Het probleem is dat het CRM niet genoeg vertelt om het gesprek op te baseren. De sluitdatum is drie keer verschoven zonder dat iemand het zag. De dealwaarde is bij de ene verkoper inclusief btw en bij de andere per maand. Een verloren deal heeft geen reden, dus weet je aan het eind van het kwartaal niet waarom je verliest. En of iemand de afgelopen twee weken nog contact had met de klant, weet je pas als je het vraagt.

Dus wordt de maandagmeeting een verhoor, en daar heeft niemand zin in. Verkopers gaan het CRM bijwerken op zondagavond. Jij gaat cijfers overtypen in een spreadsheet voor de directie. Iedereen is bezig met rapporteren in plaats van verkopen.

In Lumo begint je review op het dealbord. Per fase zie je het aantal deals, de waarde en de Gewogen waarde, de waarde vermenigvuldigd met de winkans van de fase. Deals die langer in een fase staan dan je hebt ingesteld, krijgen een waarschuwing met het aantal dagen te lang. Open je een deal, dan zie je elke fasewissel met de datum en de duur, en of er een volgende stap staat.

Daardoor verandert het gesprek. Je vraagt niet meer hoe het met een deal staat. Je vraagt waarom deze deal al 18 dagen in offerte staat terwijl jullie 10 hebben afgesproken, en wat de volgende stap is. Dat is een coachgesprek in plaats van een controle.

Lees verder over pipelinebeheer of de gids over een betrouwbare salesforecast.

Een salesmanager stuurt op een korte lijst. De pipelinedekking: hoeveel gewogen waarde staat er open tegenover het doel van dit kwartaal. De conversie per fase: hoeveel deals komen van kennismaking naar voorstel, en van voorstel naar getekend. De doorlooptijd: hoe lang staat een deal gemiddeld in elke fase. De win rate en de verliesredenen. En de activiteit per verkoper: gesprekken, afspraken en nieuwe deals.

In Lumo komen die uit gewone handelingen. De gewogen waarde staat op het bord. De doorlooptijd komt uit de fasehistorie, want elke fasewissel wordt bewaard met de duur. De conversie zie je in een funnelrapport op de bron fases. Verliesredenen zijn een eigen bron in de rapporten. Activiteiten tel je per eigenaar en per type.

Twee dingen helpen om die cijfers betrouwbaar te maken. Producten op de deal, zodat de dealwaarde overal op dezelfde manier wordt berekend. En een vaste verwachte sluitdatum, die je verkopers bijwerken als hij schuift. Hoe je een KPI-set kiest die stuurt in plaats van alleen meet, lees je in de gids over sales-KPI's.

Stel: een softwarebedrijf met een salesmanager, vijf accountmanagers voor nieuwe klanten en twee voor uitbreiding bij bestaande klanten. Dit is een voorbeeld, geen klant. De manager rapporteert elke maand aan de directie hoeveel er binnenkomt.

Voorheen stond alles in één pipeline. Uitbreidingen en nieuwe klanten liepen door elkaar, dus de conversie per fase zei niets. De dealwaarde was soms een maandbedrag en soms een jaarbedrag.

In Lumo krijgt het team twee pipelines. Licenties staan als producten met een maandelijkse frequentie en 12 termijnen, dus de dealwaarde is altijd het contract over een jaar. De fase demo gegeven krijgt een winkans van 30 procent en een termijn van 14 dagen. De fase voorstel 60 procent en 10 dagen.

Er komen drie regels. Een waarschuwing als een deal in voorstel geen producten heeft. Een blokkade als een deal in onderhandeling geen verwachte sluitdatum heeft. En een tip bij de verwachte sluitdatum. Een automatisering maakt een taak voor de eigenaar als een deal 14 dagen niet bewogen heeft.

Op het teamdashboard staan vier rapporten: gewonnen waarde per maand met een doellijn, een funnel per pipeline, verliesredenen van dit kwartaal en gesprekken per verkoper. De directie krijgt een account met de rol kijker en opent het dashboard zelf. De maandagmeeting duurt daarna een half uur en gaat over de deals met een waarschuwing.