Een CRM voor salesteams dat zegt waar je begint

Je begint in je inbox. Daar staan drie antwoorden van prospects, een vraag van een bestaande klant en een uitnodiging die je nog moet bevestigen. Dan open je het CRM om te zien welke deals er openstaan. Dan de agenda. En ergens in een notitieblok staat nog dat je die ene lead van vorige week zou terugbellen.

Dat zijn vier plekken voor één dag. Dus vergeet je iets. Niet omdat je slordig bent, maar omdat geen van die plekken het hele plaatje heeft. De lead van vorige week staat in het CRM, maar niemand heeft er een taak aan gehangen. De mail van de prospect staat in je inbox, maar je collega die je deals overneemt als je op vakantie bent, ziet hem niet. En de offerte staat als Word-bestand in je downloads, met een versie 3 en een versie 3 definitief.

Het gevolg zie je pas later. Een deal die drie weken in de fase offerte staat, zonder dat iemand heeft nagebeld. Een lead die zich via het formulier meldde en pas na vijf dagen een mail kreeg. Een salesmanager die op maandag vraagt hoe het met een deal staat, en jij die het antwoord moet opzoeken in je verzonden items. Een CRM dat je naast je echte werk moet bijhouden, wordt een administratie. En een administratie die je achteraf invult, klopt nooit helemaal.

Lumo draait die volgorde om. Je begint op het scherm Vandaag. Daar staat Jouw werkvoorraad met wat te laat is, wat vandaag gepland staat en wat later komt. Daarnaast staan de Leads om op te volgen, de Vastgelopen deals die langer in een fase staan dan jullie hebben afgesproken en, als je ook klanten bedient, de Tickets bijna over de SLA. Je werkt de lijst van boven naar beneden af.

Mail met bekende contacten komt vanzelf uit je Gmail op de persoon, de organisatie en de deal te staan. Je afspraken uit Google Agenda met een bekend contact worden activiteiten op die deal. Werk je in Outlook, dan zet je je persoonlijke BCC-adres in de Bcc en komt de mail ook op de juiste deal. Dus als je een deal opent, zie je het gesprek van vorige week, de mail van gisteren en de afspraak van morgen bij elkaar.

Lees verder over pipelinebeheer, activiteiten en de agenda of hoe je leads consequent opvolgt.

De meeste accountmanagers sturen op een handvol cijfers. Het aantal gesprekken en afspraken per week. Het aantal nieuwe deals. De conversie van fase naar fase. De gemiddelde dealwaarde. Hoe lang een deal erover doet van eerste gesprek tot getekend. En natuurlijk de gewonnen omzet tegen je doel.

Al die cijfers komen uit het werk dat je toch al doet. Een afspraak in je agenda wordt een activiteit. Een fasewissel wordt bewaard met de duur. Een gewonnen deal heeft een waarde die uit de productregels komt. Dus hoef je op vrijdag geen lijstje meer te maken voor je manager.

In Rapporten bouw je zelf een overzicht. Je kiest een bron zoals deals, activiteiten of fases, een maat en een verdeling, bijvoorbeeld gewonnen waarde per maand of het aantal gesprekken per week. Je zet er een doellijn bij en klikt door naar de deals erachter. Sla je het op in een privé dashboard, dan heb je je eigen weekoverzicht. Welke cijfers echt iets zeggen, lees je in de gids over sales-KPI's.

Stel: een groothandel in installatiematerialen met acht accountmanagers, elk met een eigen regio. Dit is een voorbeeld, geen klant. Elke accountmanager heeft zo'n zestig lopende deals: grote projecten voor aannemers en kleinere herhaalorders.

Voorheen stond de pipeline in een spreadsheet die elke vrijdag werd bijgewerkt. Offertes gingen als Word-bestand de deur uit. Belde een aannemer op dinsdag over een offerte, dan wist de binnendienst niet welke versie hij had.

In Lumo krijgt het team twee pipelines: projecten en herhaalorders. De fase offerte verstuurd krijgt een termijn van 10 dagen. Daarna komt een deal vanzelf op het Vandaag-scherm van de eigenaar. Een automatisering zet bij elke nieuwe deal in de projectpipeline een taak om binnen twee dagen te bellen.

Jan, accountmanager in de regio Utrecht, begint zijn dag op Vandaag. Daar staan drie deals die over hun termijn zijn. Bij de eerste ziet hij op de tijdlijn dat de aannemer vorige week al antwoordde. Die mail stond in zijn inbox, maar hij had hem gemist. Hij belt, past de aantallen aan op de deal en maakt een nieuwe offerte. De oude trekt hij in. Om drie uur heeft de klant getekend en staat de notitie op de deal.

Gaat Jan op vakantie, dan neemt een collega zijn deals over door de eigenaar te wijzigen in een bulkactie. Omdat Jan zijn mailkoppeling op team heeft staan, ziet die collega de hele geschiedenis.