Webformulieren die elke aanvraag direct in je CRM zetten

Op de meeste websites gaat een aanvraag zo. Iemand vult het contactformulier in. Het formulier stuurt een mail naar info@. Die mailbox wordt gelezen door wie er die dag tijd voor heeft. Die persoon kopieert de naam en het bedrijf in het CRM, of stuurt de mail door naar een verkoper, of vergeet het omdat het vrijdagmiddag is. Twee weken later vraagt de bezoeker zich af waarom niemand iets heeft laten horen.

Er gaan ondertussen nog meer dingen mis. De bron raakt kwijt, dus niemand weet of de aanvraag van een advertentie, een nieuwsbrief of Google kwam. Het vinkje voor de nieuwsbrief staat in de mail, maar niet op de persoon in het CRM. Een bekende klant die het formulier invult, komt er als nieuwe persoon in, met een dubbel record tot gevolg. En als marketing een veld aan het formulier toevoegt, komt het nergens terecht omdat niemand het in het CRM heeft aangemaakt.

Het echte werk zit dus niet in het formulier zelf. Het zit in wat er na het verzenden gebeurt. Die stap moet vast staan, elke keer, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.

In Lumo is dat de kern van een formulier. Je koppelt elk veld aan een veld in het CRM. Bij elke inzending zoekt Lumo de persoon op e-mailadres, of maakt hem aan, en maakt een lead met de bron erbij. Een toestemmingsveld legt de toestemming vast op de persoon, met double opt-in voor wie anoniem invult. Een formulier met een verplicht CRM-veld dat niet gekoppeld is, kun je niet publiceren. Zo kan marketing het formulier aanpassen zonder dat sales gaten in de data krijgt.

Hoe je daarna snel en vast opvolgt, lees je in de gids leads opvolgen.

Dit is een verzonnen voorbeeld om te laten zien hoe het loopt, geen klantcase.

Stel: een installatiebedrijf met zes adviseurs krijgt aanvragen voor zonnepanelen op bedrijfspanden. Tot nu toe kwamen die binnen als mail op info@, en de planner zette ze met de hand in het CRM. Op drukke dagen bleven er aanvragen een week liggen.

De marketeer bouwt in Lumo een formulier met twee stappen. Stap één heet Over jou: naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam. Stap twee heet Over het pand: soort dak (keuze), oppervlakte (getal), gewenste startdatum (datum) en een toestemmingsveld voor de nieuwsbrief. Met een voorwaarde verschijnt een extra vraag over asbest alleen als iemand bij soort dak voor golfplaat kiest. Een verborgen veld leest utm_campaign uit de URL, zodat zichtbaar is welke advertentie de aanvraag opleverde.

Onder Koppel aan CRM-velden gaan naam en e-mail naar de persoon, de bedrijfsnaam naar een veld op de lead, en oppervlakte en soort dak naar twee eigen velden op de lead. Bij Publiceren weigert Lumo eerst, omdat het verplichte veld voor de regio niet gekoppeld is. Ze voegt een keuzeveld voor de regio toe, koppelt het en publiceert versie 1. Het formulier gaat ingebed op de pagina over zonnepanelen voor bedrijven.

Nu komt elke aanvraag als lead op Nieuw in de leadlijst, met de bron en de advertentie erbij. Een automatisering wijst de lead toe aan de adviseur van de regio en maakt een belactiviteit voor dezelfde dag. De planner hoeft niets meer over te typen.

Een formulier is het begin van de route. De inzending wordt een lead die je kwalificeert en omzet naar een deal in je pipeline. De persoon komt in relatiebeheer, met de toestemming erop. Die toestemming gebruiken je e-mailcampagnes bij het bepalen wie een mail krijgt.

Met automatiseringen bepaal je wat er daarna gebeurt: een eigenaar toewijzen, een label zetten of een activiteit maken zodra er een lead binnenkomt. Moet een inzending ook naar een ander systeem, dan stuur je hem door met een uitgaande webhook, of haal je de lead op via de publieke API.