Zie je eigen SaaS-funnel in Lumo
In de demo zetten we jouw fases van aanvraag tot verlenging naast het product en zeggen we eerlijk waar het past en wat je via de API koppelt.
- Home
- Voor wie
- SaaS
Een CRM voor SaaS dat terugkerende omzet snapt
Een SaaS-deal is geen eenmalige verkoop. Er zit een trial voor, een jaarcontract in en een verlenging achter. Lumo zet de aanvraag, de demo, de maand- of jaarprijs en de supporttickets bij dezelfde klant, zodat sales, success en support naar hetzelfde kijken.
- Productregels per maand, kwartaal of jaar
- Formulieren die UTM-codes meenemen
- Tickets en klantgezondheid op de organisatie
Waar het in een SaaS-bedrijf misgaat
De meeste B2B-softwarebedrijven hebben twee stromen. Een stroom van aanvragen die via de site binnenkomt: een demo-aanvraag, een trial, een vraag in de chat op de pricingpagina. En een stroom die sales zelf maakt: outbound, partners, en bestaande klanten die meer seats willen. Beide komen samen in dezelfde pipeline, maar ze vragen een andere opvolging.
Een aanvraag van de site moet binnen een paar uur een reactie krijgen. Dus wil je weten waar hij vandaan komt, wie hem oppakt en of er al een gesprek staat. Daarna volgt een demo, een proefperiode of pilot, een voorstel met een jaarprijs en een stukje inkoop of security-check bij de klant. Bij kleine deals duurt dat een paar weken. Bij grotere accounts zitten er meer beslissers aan tafel en loopt het maanden door.
Herkenbaar is deze situatie. Het is dinsdagochtend, de salesmeeting begint. Er staan twintig trials open en niemand weet welke er echt gebruikt worden. De accountmanager van een grote klant wil een upsell voorstellen. Maar hij weet niet dat er bij die klant drie tickets openstaan over een functie die niet werkt. En de verlenging van een andere klant valt over zes weken, terwijl de enige contactpersoon daar net vertrokken is.
Dat komt bijna nooit door luiheid. Het komt doordat sales in het ene systeem zit, support in een tweede en de afspraken over verlengingen in een spreadsheet. Elk team heeft een stukje van het beeld. Niemand heeft het hele beeld.
Lumo legt die keten in één database. Een lead uit een webformulier krijgt een bron en een status. Een gekwalificeerde lead wordt met één klik een deal in de pipeline. Op die deal zet je producten met een facturatiefrequentie, zodat de dealwaarde klopt met wat je echt verkoopt. De tickets uit de helpdesk staan op dezelfde organisatie, met een gezondheidsscore die laat zien hoe het met de klant gaat. En in Klantsucces zie je welke klanten aandacht nodig hebben.
Zo werkt het in Lumo
De schermen en statussen hieronder heten in de app precies zo.
De aanvraag komt binnen als lead
Een demo- of trialformulier op je site zoekt de persoon op e-mailadres of maakt hem aan, en zet een lead klaar met status Nieuw, de bron en de toestemming. Een chatbezoeker die zijn e-mailadres achterlaat, komt op dezelfde plek.
Je kwalificeert in de leadlijst
De SDR zet de lead op In behandeling, daarna op Gekwalificeerd, Opwarmen of Afgewezen. Met Omzetten naar deal wordt een gekwalificeerde lead precies één keer een deal.
De deal loopt over het dealbord
Per fase stel je Kans op winst en Verouderd na (dagen) in. Een trial die te lang stilstaat krijgt het label Stilstaand. Onder het bord staat de tabel Totalen per fase met aantal, waarde en gewogen waarde.
Je verstuurt het voorstel
De offerte neemt de productregels van de deal over, krijgt een nummer zoals OFF-2026-0001 en gaat via je eigen Gmail met een tekenlink naar de klant.
Na de handtekening neemt success het over
Je zet de deal op Gewonnen. Een automatisering maakt de onboardingtaak aan. Tickets, gezondheid en de volgende deal voor de verlenging staan daarna op dezelfde organisatie.
Voorbeeldpipeline voor SaaS met exitcriteria
Een begin, geen voorschrift. Een deal gaat pas door naar de volgende fase als het exitcriterium klopt. Zo betekent elke fase hetzelfde voor iedereen in het team.
Discovery (10 procent)
Exitcriterium: het probleem is opgeschreven in een veld, de klant past bij je ICP en je weet wie beslist. Verouderd na 14 dagen.
Demo (25 procent)
Exitcriterium: de demo is gegeven met de use case van de klant, en er is een afspraak voor de volgende stap in de agenda. Verouderd na 10 dagen.
Trial of pilot (40 procent)
Exitcriterium: de trial heeft een einddatum en succescriteria die de klant zelf heeft genoemd. Verouderd na 21 dagen, zodat een vergeten trial opvalt.
Voorstel (60 procent)
Exitcriterium: de offerte is verstuurd met seats, looptijd en onboarding als regels, en de beslisser heeft hem gezien.
Inkoop en security (80 procent)
Exitcriterium: de security-vragenlijst is beantwoord, de verwerkersafspraken liggen bij de klant en de inkoper heeft een datum genoemd.
Gewonnen of verloren
Gewonnen na de handtekening. Verloren altijd met een verloren reden, want een regel voor datakwaliteit kan die verplicht maken. Zo zie je later waarom trials niet doorgaan.
Op een deal zet je producten met aantal, prijs, korting en een facturatiefrequentie: eenmalig, per week, per maand, per kwartaal, per halfjaar of per jaar. Je kunt ook een aantal termijnen opgeven. De dealwaarde is de som van de regels. Een terugkerende regel zonder aantal termijnen telt als één jaar.
Zo staat een licentie van 25 seats per maand plus een eenmalige onboarding als één deal in je pipeline, met een waarde die je in de salesmeeting kunt uitleggen. Wil je een tweejarig contract laten zien, dan zet je 24 termijnen op de maandregel en rekent Lumo de looptijd mee.
Valuta stel je per deal in. Dat helpt als je naast Nederland ook in het Verenigd Koninkrijk of de VS verkoopt. In rapporten rekenen wisselkoersen het totaal om naar je eigen valuta.
- Facturatiefrequentie per regel, met optioneel aantal termijnen
- Productcatalogus en verloren redenen in de instellingen
- Valuta per deal en wisselkoersen in rapporten
- Verwachte sluitdatum en deelnemers op de deal
Het meeste werk zit in de eerste uren na een aanvraag. Daarom moet een trial of demo-aanvraag niet in een gedeelde inbox belanden, maar als lead met een eigenaar en een status.
Een formulier van Lumo zet je als losse link of ingebed op je site. Verborgen velden vullen utm_source, utm_medium en utm_campaign uit de URL, zodat je later ziet welke campagne de trials oplevert die echt klant worden. Met voorwaardelijke logica vraag je pas naar het aantal gebruikers als iemand een demo kiest. En een formulier kan pas live als elk verplicht CRM-veld gekoppeld is.
Toestemming voor marketing gaat via double opt-in. Een anonieme inzending zet toestemming nooit zelf aan, maar stuurt eerst een bevestigingslink. Zo blijft je lijst voor productnieuws schoon.
- Veldtypen tekst, e-mail, telefoon, getal, datum, keuze, toestemming en verborgen
- Meerdere stappen, voorwaarden en versies met terugdraaien
- Uitgaande webhooks met handtekening naar je eigen product
- Controle op bots met een honeypot en invultijd
Een verlenging win je niet in de laatste maand. Je wint hem in de maanden ervoor, met een klant die het product gebruikt en zijn vragen beantwoord ziet.
In de helpdesk komen tickets binnen uit een mailbox, het klantportaal, de chat of met de hand. Ze lopen door de statussen Nieuw, Open, In afwachting, In de wacht, Opgelost en Gesloten, met SLA-doelen per prioriteit en een waarschuwing op 75 procent. Na het oplossen krijgt de klant een korte CSAT-vraag.
Uit die ticketsignalen van de laatste 90 dagen rekent Lumo per organisatie een gezondheidsscore van 0 tot 100, met een meting per dag. In Klantsucces staat een blok Aandacht nodig. Zo belt de accountmanager niet voor een upsell bij een klant die eigenlijk boos is.
- Gezondheidsscore 0 tot 100 per organisatie
- SLA voor eerste reactie en afhandeling, met kantooruren en feestdagen
- Kennisbank in het Nederlands en Engels met zoeken en feedback
- Klantportaal met inloggen via een magische link
Voorbeeldvelden voor een SaaS-bedrijf
Eigen velden maak je op personen, organisaties, deals, leads, tickets en activiteiten. Een veld kan verplicht zijn. Dit zijn velden die SaaS-teams vaak toevoegen.
Aantal seats
Getalveld op de deal. Handig om in rapporten deals te groeperen naar grootte.
Einddatum trial
Datumveld op de deal. Samen met een taak op die datum vergeet niemand de trial.
Verlengdatum
Datumveld op de organisatie. Een rapport toont welke klanten de komende 90 dagen verlengen.
Plan
Keuzeveld met je pakketten, bijvoorbeeld Starter, Team en Enterprise.
Gebruiksniveau
Keuzeveld Laag, Gemiddeld of Hoog, dat je eigen product via de API bijwerkt.
Account-ID in je product
Tekstveld op de organisatie, zodat je eigen systeem via de API de juiste klant vindt.
Security-review nodig
Ja/nee-veld op de deal. Maakt zichtbaar welke deals langer in inkoop blijven.
Customer success manager
Gebruikersveld op de organisatie, naast de eigenaar die sales is.
Automatiseringen en rapporten voor SaaS
Automatiseringen in Lumo zijn regels: als dit gebeurt, doe dat. Ze reageren op een deal die wordt aangemaakt, van fase wisselt, gewonnen of verloren wordt, op een nieuwe lead, persoon of organisatie, op een afgeronde activiteit, en op een deal of lead die een aantal dagen stilstaat. Ze maken een activiteit of notitie, werken een veld bij, wijzen een eigenaar toe of zetten een label. Mail versturen doen ze bewust niet. Je test een regel eerst met een proefrun.
Vier regels die een SaaS-team vaak als eerste bouwt:
- Deal gewonnen in de pipeline Nieuwe klanten: maak een taak Kick-off plannen voor de customer success manager.
- Deal komt in de fase Trial: maak een taak Check-in halverwege de trial, over zeven dagen.
- Lead staat drie dagen stil met status Nieuw: wijs hem toe aan de teamleider en zet het label Te laat.
- Deal verloren: maak een notitie dat de klant over zes maanden opnieuw benaderd mag worden.
In rapportages kies je een bron, een maat en een uitsplitsing, en zie je meteen een voorbeeld. Een gewogen forecast maak je door de dealwaarde te vermenigvuldigen met de kans op winst per fase. Andere rapporten die SaaS-teams bouwen: conversie van lead naar deal per bron, gemiddelde tijd per fase, verloren redenen per kwartaal en gewonnen dealwaarde tegen een doellijn. Elke grafiek klik je door naar de deals erachter.
Een voorbeeld: een SaaS-bedrijf met vier verkopers
Stel: een softwarebedrijf dat planningssoftware verkoopt aan logistieke bedrijven. Noem het voor dit voorbeeld Planbaar. Het heeft twee SDR's, vier accountmanagers, twee customer success managers en een supportteam van drie mensen. Ongeveer de helft van de deals komt via de site, de rest via outbound en partners.
Planbaar maakt twee pipelines. Nieuwe klanten met de fases uit het voorbeeld hierboven. En Uitbreiding en verlenging met de fases Signaal, Gesprek, Voorstel en Getekend. Zo vergelijkt het management nieuwe omzet en uitbreiding niet met elkaar alsof het hetzelfde is.
Een trialformulier op de pricingpagina zet elke aanvraag als lead met status Nieuw in Lumo. Een regel wijst leads die na een dag nog op Nieuw staan toe aan de teamleider. De SDR's werken vanuit het scherm Vandaag, waar de leads om op te volgen bovenaan staan. Een gekwalificeerde lead zetten ze met Omzetten naar deal in de fase Discovery.
De accountmanagers koppelen hun Gmail. Mail met bekende contacten komt vanzelf op de deal en de afspraken uit Google Agenda komen als meeting op de juiste persoon. Een accountmanager die in Outlook werkt, zet zijn persoonlijke BCC-adres in elke mail naar een klant en krijgt die mail op dezelfde plek.
Na de handtekening vult de customer success manager het veld Verlengdatum op de organisatie. Elke maandag kijkt ze naar een dashboard met verlengingen in de komende 90 dagen, naast de lijst Aandacht nodig. Valt er een klant met een lage gezondheidsscore in die lijst, dan maakt ze een deal in de pipeline Uitbreiding en verlenging aan met de fase Signaal. Zo staat het risico zichtbaar in de pipeline in plaats van in iemands hoofd.
Zo richt je Lumo in voor SaaS
Dit is de volgorde die we bij een inrichting aanhouden. Doe je het samen met ons, dan valt het onder implementatie.
- Maak twee pipelines: nieuwe klanten en uitbreiding of verlenging.
- Zet per fase een kans op winst en een aantal dagen waarna een deal verouderd is.
- Vul de productcatalogus met je plannen, met de juiste facturatiefrequentie.
- Maak de eigen velden Aantal seats, Einddatum trial, Verlengdatum en Plan.
- Bouw je trial- en demoformulier met verborgen UTM-velden en koppel ze aan de leadbron.
- Laat elke verkoper Gmail en Google Agenda koppelen, of het BCC-adres gebruiken in Outlook.
- Zet drie automatiseringen aan en test ze eerst met een proefrun.
- Maak een verplichte verloren reden met een regel voor datakwaliteit.
- Bouw een dashboard met gewogen pipeline, conversie per bron en verlengingen.
- Koppel je eigen product via de API of webhooks als je gebruiksdata wilt zien.
Hoe het samenhangt
Wat je moet weten voor SaaS
Lumo is geen abonnementsadministratie. Het factureert niet, int niet en heeft geen vast MRR-scherm. Je facturatie blijft in je eigen billing tool en Lumo houdt de commerciële kant bij. Gebruiksdata uit je product komt er niet vanzelf in. Die zet je via de API en webhooks in eigen velden, zoals Gebruiksniveau. In rapporten telt een terugkerende productregel één periode mee. Wil je jaarwaarde zien, dan rapporteer je op de dealwaarde, die terugkerende regels wel als een jaar rekent. Een aparte forecastweergave is er niet, maar een gewogen forecast bouw je als rapport op de kans op winst per fase. Offertes en de tekenpagina zijn alleen in het Nederlands. Verkoop je internationaal, dan stuur je voor Engelstalige klanten je eigen contract en leg je de getekende versie als bestand op de deal.
Vragen over een CRM voor SaaS
Kan ik MRR en ARR zien in Lumo?
Niet als vast scherm. De dealwaarde rekent terugkerende regels uit, een regel zonder aantal termijnen telt als een jaar. In rapportages bouw je overzichten op dealwaarde. Let op dat een terugkerende regel in de regelrapporten één periode telt.
Hoe komen trialaanvragen in het CRM?
Via een webformulier op je site, als losse link of ingebed. Elke inzending vindt of maakt een persoon op e-mailadres en maakt een lead aan met bron en toestemming. Verborgen velden nemen UTM-codes mee.
Kan ik upsell en nieuwe klanten apart volgen?
Ja. Je maakt meerdere pipelines, elk met eigen fases en winkansen. Bijvoorbeeld een voor nieuwe klanten en een voor uitbreiding en verlenging.
Kan ik productgebruik koppelen aan een klant?
Niet standaard. Met de REST API schrijf je data naar personen, deals en leads, en met webhooks laat je je eigen systeem reageren op wat er in Lumo gebeurt. Een account-ID in een eigen veld legt de link.
Werkt Lumo als ons team in Outlook werkt?
Ja. Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning. Tot die tijd zet je het persoonlijke BCC-adres in een mail of stuur je hem door, en komt hij op de juiste persoon, organisatie en deal. Pipeline, offertes, helpdesk en rapporten staan los van je mailprogramma.
Hoe zie ik welke trials stilstaan?
Elke fase heeft een instelling Verouderd na (dagen). Een deal die langer in de fase staat, krijgt het label Stilstaand op het bord, en komt op het scherm Vandaag bij de stilstaande deals.
Kan support in hetzelfde systeem werken als sales?
Ja. De helpdesk zit in Lumo, met tickets, SLA, macro's en interne notities. Tickets staan op de organisatie, naast de deals.
Is er een gratis proefversie?
Je vraagt een proefwerkruimte aan en wij zetten die voor je klaar. Zelf een account aanmaken kan niet. Proefomgeving aanvragen
Verder lezen
