Zie je eigen Pipedrive-data in Lumo
In de demo laten we de wizard zien en bespreken we wat er bij jou meegaat en wat niet. Daarna kun je een proefwerkruimte aanvragen en zelf een proefrun draaien.
- Home
- Overstappen
- Van Pipedrive
Van Pipedrive naar Lumo met een proefrun
Zoek je een Pipedrive alternatief met helpdesk, campagnes en offertes in hetzelfde systeem, dan hoef je niet opnieuw te beginnen. De importwizard leest je Pipedrive met een API-token, laat in een proefrun zien wat er zou gebeuren en importeert pas daarna echt. Hieronder staat het hele draaiboek, van voorbereiding tot de eerste week erna.
- Proefrun die niets schrijft
- Opnieuw draaien maakt geen dubbele records
- Spiegelmodus waarin Pipedrive de bron blijft
Waarom teams van Pipedrive overstappen, en wat er dan echt lastig is
Pipedrive is een goed CRM voor sales. Dat zeggen we niet zomaar: Sales Surge, de maker van Lumo, is Pipedrive Platinum Partner en werd in juli 2026 tot de top 8 Pipedrive-partners wereldwijd gerekend. We kennen het van binnen en buiten, en we hebben meer dan 150 CRM-implementaties opgeleverd.
De reden om over te stappen ligt meestal naast sales. Herken je dit? Support draait in een losse helpdesk, de nieuwsbrief in een losse mailtool en offertes in een derde tool. Een accountmanager belt een klant over een uitbreiding en weet niet dat diezelfde klant al twee weken een open ticket heeft. Marketing mailt een organisatie die net een klacht heeft ingediend. Elk van die tools heeft een eigen versie van de klant, en elke koppeling ertussen valt af en toe stil zonder dat iemand het merkt.
Lumo zet die onderdelen in één database. Dezelfde persoon en organisatie liggen onder de deal, het ticket, de campagne en de offerte. Dus zie je op één tijdlijn wat er speelt.
Werkt je team alleen met een pipeline en ben je tevreden over je koppelingen, dan is overstappen vaak niet nodig. Dan helpt een betere inrichting van je Pipedrive meer, en dat zeggen we je in de demo ook. Wil je de twee naast elkaar zien, lees dan Lumo vs Pipedrive.
Kies je wel voor de overstap, dan is de import zelf het makkelijkste deel. Het lastige deel is wat elke CRM-migratie lastig maakt. Afspraken maken over velden die in vijf jaar zijn gegroeid. Opschonen wat er dubbel in staat. Eigenaren die niet meer bij het bedrijf werken. Automatiseringen die in Pipedrive staan en nergens beschreven zijn. En een team dat op maandag gewoon wil kunnen bellen. Daarom staat hieronder niet alleen hoe de wizard werkt, maar het hele draaiboek.
Zo loopt de importwizard, stap voor stap
De wizard onder Importeren uit Pipedrive heeft zes vaste stappen. Alleen een eigenaar of beheerder van de werkruimte kan hem gebruiken. Pas bij Importeren wordt er echt iets geschreven.
Verbinden
Je maakt in Pipedrive een persoonlijk API-token aan (Persoonlijke voorkeuren, API) en plakt het in de wizard. Met Verbinding testen zie je met welk bedrijf en welke gebruiker je verbonden bent. Het token wordt versleuteld bewaard en nooit meer getoond.
Wat importeren
Je ziet welke soorten meegaan, in vaste volgorde: eerst eigenaren, dan de structuur, dan de records. Hier stel je ook in of verwijderde records worden opgeruimd, welk landnummer geldt voor telefoonnummers zonder landcode en hoeveel records per aanvraag worden gelezen, tussen 1 en 500.
Proefrun
De proefrun leest alles uit Pipedrive en laat zien wat er zou gebeuren. Er wordt niets geschreven, niet in Lumo en niet in Pipedrive. Je kunt hem zo vaak opnieuw draaien als je wilt.
Controleren
Je ziet de aantallen per soort en een blok Risico's. Daar staan eigenaren zonder match, e-mailadressen die bij meer dan één persoon voorkomen, velden zonder definitie en records die in de proefrun mislukten. Pas je iets aan in Pipedrive, dan draai je de proefrun opnieuw.
Importeren
De echte import draait op de achtergrond, je kunt de pagina sluiten. Een lopende import annuleer je niet. Wordt hij onderbroken, dan kies je Hervatten en gaat hij verder waar hij was. Wat al geschreven is, blijft staan en wordt niet dubbel gemaakt.
Resultaat
Het scherm Pipedrive tegenover deze werkruimte zet de aantallen naast elkaar, met het verschil per soort. Daarna houdt een koppeling voor wijzigingen de gegevens bij, aangevuld met een controle elk kwartier.
De wizard leest gebruikers, pijplijnen, fases, verliesredenen, velden, labels, producten, organisaties, personen, deals met hun dealproducten, leads (ook gearchiveerde), activiteiten en notities. In Lumo krijgen ze een vaste plek.
Pijplijnen en fases worden pijplijnen en fases, en open deals staan daarna op hetzelfde dealbord in dezelfde fase. Productregels komen mee met aantal, prijs, korting en facturatiefrequentie, zodat de dealwaarde dezelfde som blijft. Een eigenaar wordt gekoppeld op e-mailadres: heeft een lid van de werkruimte hetzelfde adres als de gebruiker in Pipedrive, dan wordt de koppeling vanzelf gelegd. Er is geen koppeltabel, dus zet je team vooraf met hetzelfde adres in Lumo.
Velden die in records voorkomen maar niet in de veldenlijst van Pipedrive staan, worden als eigen veld aangemaakt. Zo gaat er niets verloren, maar je ziet ze wel terug als risico in de controle. Een e-mailadres hoort in Lumo bij één persoon. Komt hetzelfde adres bij twee personen voor, dan krijgt alleen de eerste het adres en beoordeel je de rest in de duplicatencontrole.
- Personen en organisaties met hun koppeling aan elkaar
- Deals met fase, eigenaar, waarde en productregels
- Leads, ook gearchiveerde, met hun bron
- Activiteiten en notities op het juiste record
- Eigenaren gekoppeld op e-mailadres
Onder Bron van de gegevens kies je hoe je verder werkt. Je kunt dit later wijzigen.
Alleen hier betekent dat de werkruimte in Lumo de bron is. Er gaat niets terug naar Pipedrive. Dit kies je als je helemaal overstapt. Tot de dag dat je Pipedrive opzegt, kun je wijzigingen uit Pipedrive nog laten binnenkomen, zodat het team in de laatste weken gewoon kan doorwerken.
Pipedrive blijft de bron is de spiegelmodus. Wijzigingen in Pipedrive komen binnen via de koppeling voor wijzigingen en een controle elk kwartier. Wijzigingen die je in Lumo maakt aan activiteiten, notities, deals en leads gaan terug naar Pipedrive. Dit kies je als een deel van het team in Pipedrive blijft, of als je eerst een paar weken naast elkaar wilt werken voordat je de knoop doorhakt.
De koppeling voor wijzigingen meld je eenmalig aan in Pipedrive met een adres, gebruikersnaam en wachtwoord die de wizard toont. Het wachtwoord zie je maar één keer, dus kopieer het meteen. In Pipedrive kies je alle gebeurtenissen voor alle objecten.
- Alleen hier: niets gaat terug naar Pipedrive
- Pipedrive blijft de bron: activiteiten, notities, deals en leads gaan terug
- Deltasync via de koppeling voor wijzigingen
- Elk kwartier een controle als vangnet
Elke Pipedrive die een paar jaar draait heeft dubbele personen en organisaties. Dezelfde klant als BV en als handelsnaam, een contactpersoon twee keer omdat iemand een tikfout maakte. Je kunt die in Pipedrive opruimen voor de import, maar vaak is het sneller om het daarna te doen.
Na de import staat in het resultaat een link naar de duplicatencontrole. Daar staan paren met een score klaar onder Te beoordelen. Je vergelijkt veld voor veld, kiest per veld de winnaar en voegt samen. Alle verwijzingen gaan naar de winnaar, de verliezer wordt zacht verwijderd en elke samenvoeging kun je in het logboek ongedaan maken. Automatisch samenvoegen per regel kan ook, maar dat staat standaard uit en vraagt een uitdrukkelijke bevestiging.
Doe het opschonen voordat je team in Lumo gaat werken. Een dubbele organisatie met deals aan twee kanten is na een week lastiger te ontwarren dan op dag één. Meer hierover staat bij dubbele relaties.
- Paren met een score voor personen, organisaties en deals
- Veld voor veld vergelijken en de winnaar kiezen
- Logboek met ongedaan maken
- Noodstop na 5 mislukte samenvoegingen
Wat de import voor je regelt
De details die bij een migratie het verschil maken.
Proefrun zonder schrijven
De proefrun leest alles uit Pipedrive en schrijft niets. Je draait hem opnieuw na elke correctie.
Geen dubbele records
De import is idempotent. Opnieuw draaien werkt bestaande records bij in plaats van ze nog een keer aan te maken.
Hervatten waar hij bleef
Een onderbroken import heeft de status Onderbroken en gaat met Hervatten verder. Een proefrun start je gewoon opnieuw.
Risico's vooraf
Eigenaren zonder match, dubbele e-mailadressen, velden zonder definitie en mislukte records staan in de controle voordat je importeert.
Rem op grote verwijderingen
Ruim je verwijderde records op, dan weigert de import een opruiming van meer dan de helft, tenzij je dat uitdrukkelijk toestaat.
Deltasync en controle
Na de import blijven wijzigingen binnenkomen via de koppeling, met elk kwartier een controle als vangnet.
Productregels met frequentie
Eenmalig, wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks, met een optioneel aantal termijnen.
Proefmodus met voorbeeldgegevens
Doorloop de hele wizard zonder echte Pipedrive. Handig om het team te laten zien wat er gebeurt.
Het draaiboek voor het overstapweekend
De import kan op een dinsdagmiddag, maar de overstap van het team plan je op een vast moment. Zo ziet een draaiboek eruit dat we vaak gebruiken.
Twee tot drie weken vooraf
- Leg vast welke pijplijnen en fases je houdt. Elke fase krijgt in Lumo een winkans en een instelling voor wanneer een deal stilstaat.
- Loop de velden door. Wat niemand invult, kan weg. Wat verplicht moet zijn, maak je verplicht.
- Zet alle collega's in de werkruimte met hetzelfde e-mailadres als in Pipedrive.
- Draai de eerste proefrun en los de risico's op.
De week ervoor
- Draai de echte import met Alleen hier of in spiegelmodus. Wijzigingen uit Pipedrive blijven binnenkomen.
- Ruim dubbele relaties op in de duplicatencontrole.
- Laat iedereen zijn Gmail en Google Agenda koppelen.
- Geef een training op je eigen data, niet op een demo-omgeving.
Vrijdag en het weekend
- Vraag het team om vrijdagmiddag niets meer in Pipedrive te wijzigen.
- Controleer of de aantallen in het resultaat gelijk zijn aan Pipedrive.
- Steekproef: tien open deals, vijf grote organisaties, de activiteiten van volgende week.
Maandag
- Iedereen werkt in Lumo. Het Vandaag-scherm laat taken, leads om op te volgen en stilstaande deals zien.
- Houd Pipedrive nog een tijd open als naslag, met alleen leesrechten waar dat kan.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel, als voorbeeld: een technische groothandel met 9 verkopers, een binnendienst van 3 mensen en 2 servicemedewerkers. In Pipedrive staan twee pijplijnen, Nieuwe klanten en Uitbreiding. Daarnaast draait een losse helpdesk voor serviceaanvragen en een mailtool voor de maandelijkse nieuwsbrief.
In week één zetten ze alle 14 collega's in Lumo met hetzelfde adres als in Pipedrive. De eerste proefrun laat drie eigenaren zonder match zien. Twee daarvan werken er niet meer. Hun deals krijgen na de import een nieuwe eigenaar via een bulkactie. De derde had een ander adres in Pipedrive, dat passen ze aan en de tweede proefrun is schoon. Daarnaast meldt de controle 41 e-mailadressen die bij meer dan één persoon voorkomen. Dat zijn vooral algemene adressen als info@ op meerdere contactpersonen.
In week twee draaien ze de import in spiegelmodus. De binnendienst werkt een week in Lumo, de buitendienst nog in Pipedrive. Wat de binnendienst aan activiteiten en notities vastlegt, komt in Pipedrive terug, dus niemand mist iets. Ondertussen voegt de salesmanager in de duplicatencontrole de dubbele organisaties samen.
In week drie gaan ze over naar Alleen hier. Het serviceteam begint met de helpdesk en de nieuwsbrief verhuist naar e-mailcampagnes. De oude helpdesk en mailtool zetten ze daarna uit. Dit is een voorbeeld, geen klantcase. Bij jou kan de volgorde anders zijn.
Checklist voor je CRM-migratie uit Pipedrive
Loop deze lijst langs voordat je de echte import start.
- Iedereen staat in de werkruimte met hetzelfde e-mailadres als in Pipedrive
- Je hebt besloten welke pijplijnen, fases en verliesredenen je houdt
- De proefrun laat geen eigenaren zonder match meer zien, of je weet wie hun records krijgt
- Je hebt de dubbele e-mailadressen uit de controle bekeken
- Het landnummer voor telefoonnummers zonder landcode staat goed, bijvoorbeeld 31
- Verwijderde records opruimen staat uit voor de eerste import
- Je hebt gekozen tussen Alleen hier en Pipedrive blijft de bron
- De koppeling voor wijzigingen is aangemeld in Pipedrive met alle gebeurtenissen
- Na de import plan je een ronde in de duplicatencontrole
- Er staat een datum waarop het team alleen nog in Lumo werkt
Hoe de overstap samenhangt met de rest
Na de import begint het eigenlijke werk. Deals volg je op het dealbord van pipelinebeheer, mail komt binnen via de Gmail-koppeling of je persoonlijke BCC-adres, en tickets lopen via de helpdesk. Welke koppelingen er verder zijn, staat bij integraties.
Wil je de overstap niet zelf doen, dan doet Sales Surge hem. Hoe dat loopt staat bij CRM-migratie laten doen, en de inrichting en training bij implementatie en onboarding.
Wat je moet weten over wat niet meegaat
De wizard importeert de soorten hierboven. Bestanden, automatiseringen uit Pipedrive en koppelingen met andere tools gaan niet vanzelf mee. Automatiseringen bouw je opnieuw in automatiseringen, en bestanden die je echt nodig hebt zetten we in overleg over. Een deel of een tijdvenster kiezen kan nu niet: de import leest alles, en wat je niet wilt ruim je na de import op. Mail komt niet uit Pipedrive maar uit je eigen mailbox. Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning. Tot die tijd zet je met Outlook je persoonlijke BCC-adres in Bcc of stuur je een mail door, en hij komt op de juiste persoon, organisatie en deal.
Vragen over overstappen van Pipedrive
Wat is een goed Pipedrive alternatief voor B2B?
Dat hangt af van wat je mist. Mis je niets naast sales, dan helpt een betere inrichting van Pipedrive vaak meer. Wil je helpdesk, campagnes en offertes in hetzelfde systeem, dan is Lumo een optie. Zie Lumo vs Pipedrive.
Raak ik data kwijt bij de overstap?
De proefrun laat eerst zien wat er meegaat, zonder iets te schrijven. Het resultaatscherm zet daarna de aantallen van Pipedrive en Lumo naast elkaar. De import leest alleen uit Pipedrive en wijzigt daar niets, behalve in spiegelmodus. Je Pipedrive-account blijft bestaan tot je hem zelf opzegt.
Kan ik de import twee keer draaien?
Ja. Opnieuw draaien maakt geen dubbele records. Een onderbroken import gaat met Hervatten verder waar hij was.
Kan een deel van het team in Pipedrive blijven?
Ja, met Pipedrive blijft de bron. Wijzigingen aan activiteiten, notities, deals en leads in Lumo gaan dan terug naar Pipedrive, en wijzigingen in Pipedrive komen binnen.
Hoe worden eigenaren gekoppeld?
Op e-mailadres. Heeft een lid van de werkruimte hetzelfde adres als de gebruiker in Pipedrive, dan wordt de koppeling vanzelf gelegd. Zonder match krijgt het record geen eigenaar en zie je het als risico in de controle.
Komen mijn eigen velden mee?
Ja. Velden komen mee, en velden die in records voorkomen maar geen definitie hebben, worden als eigen veld aangemaakt zodat er niets verloren gaat.
Komt mijn mailhistorie mee?
Niet uit Pipedrive. Koppel je Gmail, dan komt mail met bekende contacten van de afgelopen 90 dagen op de records. Die termijn stel je in tussen 1 en 3650 dagen. Gebruik je Outlook, dan leg je mail vast met het BCC-adres of met de hand tot de koppeling met Microsoft 365 er is.
Hoe lang duurt een import?
Dat hangt af van het aantal records en van hoeveel records per aanvraag je laat lezen. Een getal geven we pas na een proefrun op jouw data. De import draait op de achtergrond, dus je hoeft er niet bij te blijven.
Kan Sales Surge de overstap voor ons doen?
Ja. Dan doen we de proefruns, de import, het opschonen, de inrichting en de training. Zie CRM-migratie laten doen.
Verder lezen
