Zet je eigen opvolgafspraken in regels
In de demo bouwen we samen de eerste drie regels voor jouw pipeline en draaien we een proefrun op voorbeelddata.
- Home
- Product
- Automatiseringen
CRM-automatisering die het vervolg regelt
Een regel in Lumo zegt: als dit gebeurt en dit klopt, doe dan dat. Gaat een deal naar Offerte, dan staat er een belafspraak klaar. Ligt een lead een week stil, dan krijgt de eigenaar een taak. Je test elke regel eerst met een proefrun.
- Tien triggers, van deal aangemaakt tot lead ligt stil
- Vijf acties: activiteit, notitie, veld, eigenaar, label
- Proefrun en log bij elke regel
Waarom opvolging zonder regels misgaat
Een deal komt in de fase Offerte. De accountmanager stuurt de offerte en neemt zich voor om over drie dagen te bellen. Dan komt er een spoedklus tussendoor, een collega is ziek en de week is voorbij. De offerte ligt tien dagen bij de klant voordat iemand belt, en tegen die tijd heeft de klant al met een ander gesproken.
Niemand doet dat met opzet. Het gaat mis omdat de volgende stap in iemands hoofd zit, en niet in het systeem. Bij vijf deals houd je dat bij. Bij vijftig deals per verkoper niet meer. Dan hangt de opvolging af van wie het drukst is, en niet van wat de klant nodig heeft.
Automatiseringen in een CRM lossen precies dat ene stuk op: het vervolg dat altijd hetzelfde is. Een deal naar Offerte betekent altijd een belafspraak over drie dagen. Een nieuwe lead uit het formulier krijgt altijd een eigenaar. Een deal die twee weken stilligt, krijgt altijd een taak en een label. Dat zijn geen beslissingen, dat zijn afspraken. En afspraken kun je in een regel zetten.
In Lumo maak je zo'n regel met een trigger, voorwaarden en een of meer acties. Je test hem eerst met een proefrun op je echte data, zonder dat er iets verandert. Daarna zet je hem aan en zie je in het log wat hij doet. Hoe je een vaste opvolging per dag opbouwt, lees je in onze gids over leads snel en consequent opvolgen.
Zo maak je een automatisering
Een regel bestaat altijd uit drie delen. Je bouwt hem zelf, of je vraagt de AI-assistent om hem klaar te zetten.
Kies de trigger
Wanneer moet de regel kijken? Bijvoorbeeld bij Fase van deal gewijzigd, gefilterd op de pipeline Nieuwe klanten en de fase Offerte.
Zet de voorwaarden
Wat moet er kloppen? Bijvoorbeeld: dealwaarde groter dan 10.000 en het veld Bron is niet leeg. Je combineert vergelijkingen zoals gelijk aan, bevat, is een van en is leeg.
Kies de acties
Wat moet er gebeuren? Een activiteit maken, een notitie maken, een veld bijwerken, een eigenaar toewijzen of een label toevoegen.
Draai een proefrun
De proefrun laat zien op welke records de regel zou afgaan en wat hij zou doen. Er wordt niets opgeslagen.
Zet aan en lees het log
Staat de regel aan, dan zie je in het log per keer wat hij deed. Uitzetten kan in het Overzicht van regels.
Een regel die te vaak afgaat is erger dan geen regel. Het team krijgt dan taken die nergens op slaan en negeert ze binnen een week. Daarom begint elke regel met een duidelijke trigger en scherpe voorwaarden.
De triggers zijn: deal aangemaakt, fase van deal gewijzigd, deal gewonnen, deal verloren, lead aangemaakt, persoon aangemaakt, organisatie aangemaakt, activiteit afgerond, deal ligt stil en lead ligt stil. Bij de laatste twee kies je het aantal dagen. Triggers op deals filter je op pipeline en fase, zodat een regel voor nieuwe klanten niet afgaat in de pipeline voor verlengingen.
Daarna komen de voorwaarden. Je vergelijkt velden met gelijk aan, niet gelijk aan, groter dan, groter of gelijk, kleiner dan, kleiner of gelijk, bevat, is een van, is leeg en is niet leeg. Zo maak je een regel die alleen afgaat bij deals boven een bepaald bedrag, of alleen bij leads uit een bepaalde bron.
- Tien triggers op deals, leads, personen, organisaties en activiteiten
- Filter op pipeline en fase
- Stilstand meten in dagen voor deals en leads
- Tien soorten vergelijkingen in de voorwaarden
De acties zijn bewust klein en voorspelbaar. Een regel kan een activiteit maken, bijvoorbeeld een belafspraak over drie dagen voor de eigenaar van de deal. Hij kan een notitie maken op de tijdlijn. Hij kan een veld bijwerken, zoals een maatwerkveld met de status van de opvolging. Hij kan een eigenaar toewijzen. En hij kan een label toevoegen, zodat je in een lijst meteen ziet welke deals aandacht nodig hebben.
Een regel kan meer acties tegelijk doen. Een deal die twee weken stilligt, krijgt dan een taak voor de eigenaar en het label Stil, in één keer.
Wat een regel niet doet, is mail versturen. Dat is een bewuste keuze. Een mail naar een klant hoort van een mens te komen, of uit een campagne met toestemming en afmeldlink. Wil je een vervolgmail aan mensen die een campagne niet openden, dan stel je dat in bij de campagne zelf. Dat staat bij e-mailcampagnes.
- Activiteit maken, met type en eigenaar
- Notitie maken op het record
- Veld bijwerken, ook maatwerkvelden
- Eigenaar toewijzen en label toevoegen
In een CRM ontstaan regels op veel plekken. Bij de levenscyclus, bij tickets, bij begeleiding, bij duplicaten en bij de vervolgmails van campagnes. Na een jaar weet niemand meer wat er allemaal automatisch gebeurt. Daarom heeft Lumo een Overzicht van regels in de instellingen.
Daar zie je alles wat automatisch draait bij elkaar, met per regel of hij aan of uit staat en wanneer hij voor het laatst is gewijzigd. Je filtert op de plek waar de regel vandaan komt. Aan of uit zetten kan daar meteen. Een regel aanpassen doe je op de plek waar hij hoort.
Voor de workflows zelf is er een log per regel. Daar zie je op welk record hij afging en wat hij deed. Klopt er iets niet, dan zie je dat binnen een dag, in plaats van na een maand. De effecten zie je terug op het scherm Vandaag, waar de taken van die dag staan.
- Overzicht van regels uit levenscyclus, tickets, begeleiding, duplicaten, campagnes en workflows
- Aan en uit zetten vanuit één scherm
- Log per regel met record en uitkomst
Wat er in de automatiseringen zit
Tien triggers
Deal aangemaakt, fase gewijzigd, gewonnen, verloren, lead, persoon en organisatie aangemaakt, activiteit afgerond, deal en lead liggen stil.
Pipeline en fase
Triggers op deals filter je op pipeline en fase, zodat een regel alleen in de juiste pijplijn werkt.
Stilstand in dagen
Deal ligt stil en lead ligt stil gaan af na het aantal dagen dat jij kiest.
Voorwaarden
Gelijk aan, niet gelijk aan, groter of kleiner dan, bevat, is een van, is leeg en is niet leeg.
Activiteit maken
Een belafspraak, taak of deadline voor de eigenaar, een aantal dagen na de trigger.
Velden en labels
Werk een veld bij, ook een maatwerkveld, of voeg een label met kleur toe.
Eigenaar toewijzen
Geef een nieuwe lead of deal meteen een eigenaar.
Proefrun en log
Test op echte data zonder iets op te slaan, en zie daarna per keer wat de regel deed.
Voorbeeld: opvolging bij een installatiebedrijf
Stel: een installatiebedrijf voor zonnepanelen en warmtepompen bij bedrijfspanden heeft zes verkopers en een binnendienst. Aanvragen komen binnen via het formulier op de site en worden leads. Dit is een voorbeeld van vier regels die zo'n team kan gebruiken.
Regel 1, nieuwe lead. Trigger: lead aangemaakt. Voorwaarde: bron is gelijk aan Website. Acties: eigenaar toewijzen aan de binnendienst en een activiteit maken van het type bellen, voor vandaag. Zo ligt een aanvraag nooit een weekend zonder eigenaar.
Regel 2, offerte verstuurd. Trigger: fase van deal gewijzigd, pipeline Projecten, fase Offerte. Actie: een belafspraak voor de eigenaar over drie dagen en een notitie dat de offerte is verstuurd. De verkoper hoeft de nabelafspraak niet meer zelf te plannen.
Regel 3, stilstand. Trigger: deal ligt stil, 14 dagen. Voorwaarde: dealwaarde groter dan 25.000. Acties: een taak voor de eigenaar en het label Stil. In de dealijst filtert de salesmanager op dat label in het weekoverleg.
Regel 4, gewonnen. Trigger: deal gewonnen. Acties: een veld bijwerken met de status Overdracht en een taak voor de projectleider om de klant te bellen. Zo begint de uitvoering niet pas als de klant zelf belt.
Elke regel draait eerst een proefrun. Bij regel 3 laat die bijvoorbeeld zien dat er vandaag negen deals onder vallen. Dat is een goed moment om te kijken of 14 dagen de juiste grens is, voordat het team negen taken krijgt.
Zo richt je automatiseringen in
Begin met de afspraken die het team al heeft en zet die in regels. Niet andersom.
- Schrijf eerst op wat er na elke fase in je pipeline altijd moet gebeuren.
- Maak per afspraak één regel met een duidelijke naam.
- Filter triggers op deals altijd op pipeline en fase.
- Zet voorwaarden zo smal mogelijk, bijvoorbeeld op dealwaarde of bron.
- Draai bij elke nieuwe regel een proefrun en kijk naar het aantal records.
- Gebruik labels voor wat aandacht nodig heeft, zodat je erop kunt filteren.
- Kijk in de eerste week dagelijks in het log of de regel doet wat je bedoelde.
- Loop elk kwartaal het Overzicht van regels door en zet uit wat niemand meer gebruikt.
Hoe automatiseringen samenhangen met de rest van Lumo
Regels werken op de fases en velden uit pipelinebeheer en op de leads uit leadbeheer. De activiteiten die ze maken staan in activiteiten en agenda en op het scherm Vandaag.
Regels die controleren of data volledig is, zoals een verplichte contactpersoon op een open deal, horen niet hier maar bij de regels voor datakwaliteit in CRM-adoptie en begeleiding. Die kunnen opslaan zelfs weigeren.
Wil je een regel niet zelf bouwen, vraag het dan aan de AI-assistent. Die bouwt de regel, draait de proefrun en zet hem pas aan na jouw akkoord. En moet er iets gebeuren in een ander systeem, dan stuurt een webhook een melding bij een gebeurtenis in Lumo.
Wat je moet weten over automatiseringen
Automatiseringen in Lumo versturen geen mail. Dat is bewust: een mail aan een klant komt van een mens of uit een campagne. Voor een vervolg na een campagne gebruik je de vervolgmail in de campagne, voor een persoonlijke mail zet een regel een taak klaar en stuurt de verkoper hem vanuit Gmail. De acties zijn de vijf die hierboven staan. Meerstaps reeksen met wachttijden tussen stappen zitten er niet in. Moet er iets in een ander systeem gebeuren, gebruik dan een webhook of de API.
Veelgestelde vragen over CRM-automatisering
Welke triggers zijn er?
Deal aangemaakt, fase van deal gewijzigd, deal gewonnen, deal verloren, lead aangemaakt, persoon aangemaakt, organisatie aangemaakt, activiteit afgerond, deal ligt stil en lead ligt stil na een aantal dagen.
Wat kan een regel doen?
Een activiteit maken, een notitie maken, een veld bijwerken, een eigenaar toewijzen en een label toevoegen. Een regel kan meerdere acties tegelijk doen.
Kan een automatisering mails versturen?
Nee, dat is bewust niet gebouwd. Een regel kan wel een taak klaarzetten om te mailen. Campagnes hebben een eigen vervolgmail voor wie niet opende of niet klikte.
Hoe test ik een regel?
Met een proefrun. Die laat zien op welke records de regel zou afgaan en wat hij zou doen, zonder iets op te slaan.
Hoe zie ik wat een regel heeft gedaan?
In het log van de regel, per keer met het record en de uitkomst.
Kan ik leadopvolging automatiseren?
Ja. Met lead aangemaakt wijs je een eigenaar toe en maak je meteen een belactiviteit. Met lead ligt stil krijgt de eigenaar een taak als er na een aantal dagen niets is gebeurd.
Waar zie ik alle regels bij elkaar?
In Instellingen onder Overzicht van regels. Daar staan ook regels van levenscyclus, tickets, begeleiding, duplicaten en campagnes, met aan en uit.
Kan de AI-assistent een regel voor mij bouwen?
Ja. Hij bouwt de regel, draait een proefrun en zet hem aan nadat jij akkoord geeft.
Kan ik Lumo koppelen aan Zapier of Make?
Een kant-en-klare app is er niet. Wel stuurt Lumo ondertekende webhooks en is er een REST API, waarmee je elke tool kunt koppelen die webhooks en API-aanroepen ondersteunt. Meer over de API
Verder lezen
