Lumo of Dynamics 365: een CRM zonder zwaar project

Dynamics 365 Sales is onderdeel van een grote Microsoft-familie. Er zijn aparte onderdelen voor sales, klantenservice, marketing en ERP, en ze delen een dataplatform. Met Power Automate bouw je processen, met Power BI analyseer je, en met Power Apps maak je eigen schermen. In Outlook en Teams zie je je CRM-gegevens naast je mail en je gesprekken. Voor een organisatie die volledig op Microsoft draait, is dat een logische en sterke route.

Die kracht vraagt wel iets. Een Dynamics-implementatie loopt meestal via een Microsoft-partner, en de configuratie is zo breed dat er vaak iemand nodig is die het platform bijhoudt. Voor een B2B-team van tien tot honderd mensen dat vooral wil verkopen, klanten wil bedienen en campagnes wil versturen, is dat soms meer platform dan nodig.

Lumo is een product. Je richt het in de instellingen in, zonder code: pipelines met winkans, eigen velden, rollen, regels voor datakwaliteit en automatiseringen. De helpdesk, campagnes, formulieren, live chat en offertes zitten in dezelfde database. Veertien onderdelen zet je per werkruimte aan of uit.

En je mailprogramma? Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 voor mail en agenda staat op de planning. Wat vandaag al werkt voor wie Outlook gebruikt: het persoonlijke BCC-adres, dat met elk mailprogramma werkt, mail met de hand vastleggen, en alle andere onderdelen van Lumo, die los staan van je mailprogramma. Sales Surge heeft meer dan 150 CRM-implementaties gedaan, ook bij teams in Microsoft 365. Hieronder lopen we de thema's langs.

Pipeline en leads

Dynamics heeft opportunities met uitgebreide verkoopprocessen die je per stap kunt inrichten. Lumo houdt het bij een dealbord dat je in een paar minuten snapt. Elke fase heeft een winkans en een grens in dagen waarna een deal als stilstaand wordt gemarkeerd. Je ziet per fase het aantal, de waarde en de gewogen waarde, en elke fasewissel wordt met de duur opgeslagen. Wil je een stap afdwingen, dan zet je een regel aan die opslaan blokkeert als een verplicht veld leeg is. Het Vandaag-scherm zet taken, leads, stilstaande deals en tickets bijna over de SLA op één plek.

Mail en agenda voor Microsoft-gebruikers

Dynamics leeft in Outlook. Lumo synchroniseert vandaag met Gmail en Google Agenda, en de koppeling met Outlook en Microsoft 365 voor mail en agenda staat op de planning. Tot die tijd werk je zo. Elke gebruiker heeft een persoonlijk BCC-adres. Zet je dat in Bcc bij een mail uit Outlook, of stuur je een mail door, dan komt hij op de juiste persoon, organisatie en deal, zonder dat er een ticket van wordt. Mail kun je ook met de hand vastleggen. Activiteiten zoals belafspraken, meetings en taken plan je in de agenda van Lumo zelf, met een lijst en een kalender waarin je slepen kunt.

Offertes en tekenen

In Lumo maak je de offerte op de deal. De regels komen uit de dealproducten met aantal, prijs, korting en factureerfrequentie. De klant tekent met een getypte naam en een code van zes cijfers per mail. De getekende pdf krijgt een bewijspagina met tijd, IP-adres, apparaat en SHA-256-hash, en elke stap staat in een auditlog met hashketen. Wat je moet weten: de offerte is in het Nederlands, en het is geen gekwalificeerde handtekening.

Service

In de Microsoft-familie is klantenservice een apart onderdeel. In Lumo is de helpdesk een onderdeel van hetzelfde product. Tickets hebben de statussen Nieuw, Open, In afwachting, In de wacht, Opgelost en Gesloten. Er zijn SLA-doelen per prioriteit met kantooruren, feestdagen en een waarschuwing bij 75 procent. Klanten loggen in op het portaal met een link zonder wachtwoord, en de kennisbank heeft Nederlandse en Engelse artikelen. Elke organisatie krijgt een gezondheidsscore van 0 tot 100.

Marketing

Ook marketing is bij Microsoft een apart onderdeel. In Lumo zitten e-mailcampagnes en webformulieren in het product. Je stuurt naar segmenten uit je filters, toestemming wordt bij het versturen opnieuw gecontroleerd, en een afmelding geldt voor de hele werkruimte. Campagnes gaan via onze verzendservice vanaf een afzenderdomein dat je met een DNS-record verifieert, dus ze staan los van je eigen mailbox.

Automatisering en rapportage

Dynamics automatiseert via Power Automate en rapporteert via Power BI. Lumo heeft beide ingebouwd. Automatiseringen reageren op triggers als deal gewonnen of lead stil, controleren voorwaarden en maken een activiteit, notitie, veldwijziging, eigenaar of label. Ze versturen bewust geen mail, en je kunt ze eerst proefdraaien. De rapportbouwer heeft negen grafiektypen, doellijnen, periodes inclusief boekjaar, doorklikken en CSV-export. Wil je toch in Power BI analyseren, dan haal je data via de REST API of een CSV-export.

AI

Microsoft bouwt Copilot over al zijn producten heen. De AI-assistent van Lumo werkt binnen Lumo. Hij zoekt, maakt en wijzigt records, bouwt segmenten, campagnes, automatiseringen en rapporten. Alles wat naar buiten gaat of onomkeerbaar is, wacht op jouw akkoord. Hij werkt met jouw rol, staat per werkruimte uit tot een beheerder hem aanzet, en draait standaard op Google Gemini.

Data en beveiliging

In Dynamics log je in met je Microsoft-account. Lumo heeft een eigen login met tweestapsverificatie via een authenticator-app, die je verplicht kunt maken voor beheerders, en een lijst met sessies die je op afstand afmeldt. Er zijn vier rollen, elke tabel is gescheiden per werkruimte, en het auditlog kan alleen worden aangevuld. Voor de AVG exporteer of wis je alles over een persoon. De data staat in Londen. Inloggen met Microsoft of andere SSO is er niet. Lees meer over beveiliging en privacy.

Implementatie en overstap

Er is geen automatische import uit Dynamics. Sales Surge zet je accounts, contactpersonen en opportunities met de hand over naar organisaties, personen en deals, en richt pipelines, velden en rollen in. Lees hoe we implementatie en onboarding aanpakken.

Dynamics 365 is op een paar punten echt sterk, en dat zeggen we graag.

• Verweven met Microsoft 365. CRM-gegevens in Outlook en Teams, documenten in SharePoint, analyses in Excel.
• Het Power Platform. Met Power Automate, Power Apps en Power BI bouw je processen, schermen en analyses op dezelfde data.
• ERP in dezelfde familie. Sales, financiën en logistiek van één leverancier. Lumo heeft geen ERP.
• Inloggen met je Microsoft-account. Eén account voor alles. Lumo heeft een eigen login.
• Schaal en configuratie. Gebouwd voor grote organisaties met eigen processen en een eigen beheerteam.
• Mobiele app. Lumo is een webapp.

Heb je ERP en CRM samen nodig, of bouw je veel eigen processen in het Power Platform, dan is dat waar Dynamics in uitblinkt.