Plan je overstap van HubSpot
In de demo laten we Lumo zien en lopen we samen door wat er bij jou in HubSpot staat. Daarna weet je wat meegaat, wat opnieuw gebouwd wordt en wat achterblijft.
- Home
- Overstappen
- Van HubSpot
Van HubSpot naar Lumo, object voor object
Lumo heeft geen importwizard voor HubSpot. Sales Surge zet je data met de hand over, met een mapping per object, een proefmigratie in een aparte werkruimte en een vast overstapmoment. Op deze pagina staat het hele draaiboek, en ook wat niet meegaat.
- Mapping per object vooraf vastgelegd
- Proefmigratie voordat je team overstapt
- Toestemming en afmeldingen gaan zorgvuldig mee
Waarom teams een HubSpot alternatief zoeken, en waar het misgaat
HubSpot is een breed platform met veel mogelijkheden. Sales Surge implementeert het ook, dus we weten hoe het in elkaar zit. De vraag om over te stappen komt meestal niet omdat HubSpot iets niet kan. Hij komt omdat het platform in de loop van de jaren is uitgegroeid tot iets wat niemand meer helemaal overziet.
Een herkenbare situatie: er staan 340 eigenschappen op een contact, waarvan het team er twaalf gebruikt. Er draaien workflows die een oud-collega heeft gebouwd en waarvan niemand weet of ze nog iets doen. De salesmensen werken met deals, de supportmensen met tickets, en marketing met lijsten die niet meer overeenkomen met de segmenten die sales in zijn hoofd heeft. En elke keer dat je een onderdeel uitbreidt, verandert de rekening.
Lumo zet sales, campagnes, formulieren, helpdesk, offertes en rapportages in één werkruimte, met één persoon en één organisatie onder alles. Dat is kleiner dan HubSpot, en dat is voor een deel van de teams precies de reden. Wil je de twee naast elkaar zien, lees dan Lumo vs HubSpot.
Bij een migratie gaat het zelden mis op de data zelf. Het gaat mis op drie andere plekken. Ten eerste de koppelingen tussen records: een contact bij drie bedrijven, een deal met vier contactpersonen. Ten tweede toestemming: wie zich in HubSpot heeft afgemeld, mag na de overstap niet ineens weer een nieuwsbrief krijgen. En ten derde alles wat stilletjes op HubSpot leunt, zoals het formulier op je website dat nog steeds naar HubSpot post. Daarom werken we met een vast draaiboek.
Zo loopt een overstap van HubSpot
Omdat er geen wizard is, voert Sales Surge de migratie uit. Jij beslist, wij laden.
Inventaris
We lopen je HubSpot door: welke objecten, pijplijnen, eigenschappen, workflows, formulieren, lijsten en koppelingen er zijn, en wat daarvan echt gebruikt wordt.
Mapping per object
Per object leggen we vast waar het in Lumo landt: bedrijven naar organisaties, contacten naar personen, eigenschappen naar eigen velden met het juiste veldtype. Jij keurt de mapping goed.
Opschonen
We halen weg wat niet mee hoeft: lege eigenschappen, oude pijplijnen, testrecords. Dubbele relaties ruimen we op na het laden met de duplicatencontrole van Lumo.
Proefmigratie
We laden een volledige export in een aparte proefwerkruimte. Jij controleert de aantallen, een steekproef van records en de koppelingen ertussen. Klopt er iets niet, dan passen we de mapping aan en laden we opnieuw.
Overstapweekend
Op vrijdag stopt het team met wijzigen in HubSpot. We maken de laatste export, laden die in je echte werkruimte en controleren de aantallen. Op maandag werkt iedereen in Lumo.
Training en nazorg
Training op je eigen data, en daarna een periode waarin we vragen oppakken en kleine correcties doen.
Bedrijven worden organisaties. Een moederbedrijf wordt een moederorganisatie, zodat de hiërarchie blijft. De levensfase van HubSpot zetten we om naar de levenscyclusfases van Lumo, die je zelf benoemt en die met regels bijgewerkt kunnen worden.
Contacten worden personen. In Lumo kan een persoon meerdere e-mailadressen en telefoonnummers hebben en lid zijn van meerdere organisaties, met één als primaire organisatie. Dat past goed bij hoe HubSpot contacten aan meerdere bedrijven koppelt.
Deals worden deals, in een pijplijn met dezelfde fases. De winkans per fase nemen we over, en per fase stel je in na hoeveel dagen een deal als stilstaand geldt. Productregels worden dealproducten met aantal, prijs, korting en facturatiefrequentie. De verwachte sluitdatum, valuta en deelnemers per deal gaan mee. Verloren deals behouden hun reden, zolang die in je lijst met verliesredenen staat.
Eigen eigenschappen worden eigen velden. Lumo kent tekst, lange tekst, getal, bedrag, datum, ja/nee, keuze, meerkeuze, url, e-mail, telefoon en gebruiker. Een eigenschap die niet in een van die typen past, bespreken we in de mapping.
- Bedrijven naar organisaties, met moederorganisatie
- Contacten naar personen, bij meerdere organisaties
- Deals met fase, winkans, productregels en sluitdatum
- Eigenschappen naar eigen velden met het juiste type
- Taken, gesprekken, afspraken en notities naar activiteiten en notities
Lijsten worden opgeslagen filters. Een campagne in Lumo kiest zijn ontvangers uit een opgeslagen of nieuw filter op je contacten, en laat live zien wie wegvalt en waarom. Statische lijsten zetten we om naar een label, zodat je ze toch kunt filteren.
Toestemming is het belangrijkste punt bij een overstap van HubSpot. In Lumo staat de vlag voor marketingtoestemming op de persoon, en Expliciete toestemming vereisen staat standaard aan. Wie in HubSpot geen toestemming heeft of zich heeft afgemeld, komt bij ons zonder toestemming binnen. Een afmelding in Lumo geldt voor de hele werkruimte, en de regel wordt bij het verzenden opnieuw toegepast.
Mailsjablonen zetten we over als HTML-sjabloon. Lumo heeft geen sleep-en-zet-editor, dus een sjabloon dat in HubSpot met blokken is gebouwd, krijgt een HTML-versie met variabelen en een preheader. De verplichte afmeldlink zit in elk sjabloon. Statistieken van oude campagnes gaan niet mee, die bewaar je als export.
Je afzenderdomein bevestig je opnieuw met een DNS-record. Pas daarna kun je vanaf dat domein versturen.
- Lijsten naar opgeslagen filters of labels
- Geen toestemming in HubSpot is geen toestemming in Lumo
- Sjablonen als HTML met variabelen
- Afzenderdomein opnieuw bevestigen
Formulieren, de chatwidget en de kennisbank zijn in HubSpot aan je website vastgemaakt. Die verhuizen niet als data, die bouw je opnieuw in Lumo en daarna vervang je de code op je site.
Een formulier in Lumo heeft de tabbladen Velden, Koppel aan CRM-velden, Voorwaarden, Bedankt, Publiceren, Inzendingen en Koppelingen. Een inzending zoekt of maakt een persoon op e-mailadres, maakt een lead aan en legt toestemming en bron vast. Verborgen velden vullen zich uit een URL-parameter zoals utm_source, dus je campagnebronnen blijven kloppen. Plaats het formulier als losse link of ingebed op je site.
Zet het oude HubSpot-formulier pas uit als het nieuwe live staat. Vergeet ook bedankpagina's en pop-ups niet, die lopen vaak via een ander script.
Tickets en kennisbankartikelen bespreken we per geval. Artikelen zetten we over als Markdown in de kennisbank van Lumo. Open tickets kun je meenemen, afgesloten historie bewaar je vaak beter als export. Lees meer over webformulieren en de helpdesk.
- Formulieren opnieuw bouwen, dan de code op je site vervangen
- Verborgen velden uit URL-parameters
- Double opt-in voor anonieme inzendingen
- Kennisbankartikelen als Markdown
Wat er tegenover elkaar staat
De HubSpot-onderdelen die we het vaakst tegenkomen, en wat je er in Lumo voor gebruikt.
Workflows naar automatiseringen
Triggers als deal aangemaakt, fase gewijzigd of lead stilgevallen, met acties als activiteit maken, veld bijwerken of eigenaar toewijzen. Automatiseringen sturen bewust geen mail.
Sequences naar vervolgmails en taken
Een vervolgcampagne naar wie na N dagen niet opende of klikte, en taken via automatiseringen. Meerstaps drip-reeksen zijn er niet.
Rapporten opnieuw opbouwen
KPI, staafjes, donut, trechter, waterval, lijn, vlak en tabel, met doellijnen en doorklikken naar de records.
Offertes
Offertes uit dealproducten met PDF en digitaal tekenen met een code per mail. Offertes en de tekenpagina zijn in het Nederlands.
Mail en agenda
Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning, het BCC-adres werkt met elk mailprogramma.
Gebruikers en rollen
Eigenaar, beheerder, lid en lezer. Tweestapsverificatie kan verplicht worden voor beheerders.
Koppelingen
Een REST API met 49 routes, uitgaande webhooks en een MCP-server. Tools die HubSpot aanroepen, sluit je hierop opnieuw aan.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel, als voorbeeld: een adviesbureau met 6 consultants die ook verkopen, een marketeer en een officemanager. In HubSpot staan 8.000 contacten, 2.100 bedrijven, één dealpijplijn en een handvol workflows. Ze mailen elke maand een nieuwsbrief en hebben twee formulieren op de site.
In de inventaris blijkt dat van de 140 eigen eigenschappen er 19 gevuld worden. Die 19 gaan mee als eigen velden. Van de vijf workflows doen er twee nog iets: een taak voor de eigenaar als een deal een week stil staat, en het toewijzen van nieuwe leads. Beide worden een automatisering in Lumo. Een derde workflow stuurde een welkomstmail. Die wordt geen automatisering, want automatiseringen sturen geen mail. In plaats daarvan krijgt het nieuwsbriefformulier double opt-in, en de welkomsttekst komt in de bevestigingsmail.
Bij de proefmigratie telt het bureau de aantallen na en kijkt het naar twintig records. Twee contacten blijken bij het verkeerde bedrijf te hangen, omdat in HubSpot het primaire bedrijf leeg was. De mapping wordt aangepast en de tweede proefmigratie klopt.
Toestemming krijgt extra aandacht. 3.400 contacten hebben een vastgelegde aanmelding. Die krijgen de vlag voor marketingtoestemming. De rest komt zonder toestemming binnen en krijgt geen nieuwsbrief tot ze zich opnieuw aanmelden.
Het overstapweekend valt in een rustige week. Op maandag werkt iedereen in Lumo en staan de nieuwe formulieren op de site. Dit is een voorbeeld, geen klantcase. Bij jou zijn de aantallen en keuzes anders.
Zo bereid je een overstap van HubSpot voor
- Maak een lijst van eigenschappen die echt gevuld worden, de rest gaat niet mee
- Schrijf per workflow op wat hij doet en of dat nog nodig is
- Zoek uit waar je website, chat en andere tools nog naar HubSpot schrijven
- Bepaal wie toestemming heeft voor marketingmail, en hoe je dat kunt aantonen
- Zet alle collega's in de Lumo-werkruimte met hun eigen e-mailadres
- Bewaar exports van campagnestatistieken en afgesloten tickets die je wilt houden
- Plan het overstapweekend buiten een drukke periode
- Plan na het laden een ronde in de duplicatencontrole
- Laat iedereen na de overstap Gmail en Google Agenda koppelen, of het BCC-adres in Outlook instellen
Hoe het samenhangt met de rest van Lumo
Na de overstap draait de nieuwsbrief in e-mailcampagnes, de oude workflows in automatiseringen en de formulieren in webformulieren. Wil je de migratie helemaal laten doen, inclusief inrichting en training, kijk dan bij CRM-migratie laten doen en implementatie en onboarding. Over de keuze zelf gaat een CRM kiezen.
Wat je moet weten voordat je overstapt
Er is geen wizard en geen CSV-import, dus de migratie uit HubSpot doet Sales Surge met de hand. Er is geen deltasync zoals bij Pipedrive, dus je werkt met een vast overstapmoment waarop het team in HubSpot stopt met wijzigen. Lumo heeft geen meerstaps sequences, geen sms en geen sleep-en-zet-editor. Voor sequences gebruik je vervolgmails en taken via automatiseringen. Werkt je team met Outlook, dan is dat geen bezwaar: de koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning, en tot die tijd leg je mail vast met het persoonlijke BCC-adres. De data staat in Londen, in het Verenigd Koninkrijk.
Vragen over overstappen van HubSpot
Is Lumo een goed HubSpot alternatief?
Voor B2B-teams die sales, campagnes, helpdesk en offertes in één werkruimte willen zonder een groot platform, kan het dat zijn. Gebruik je de zwaardere marketingonderdelen van HubSpot, zoals meerstaps sequences, dan mis je die. Zie Lumo vs HubSpot.
Is er een importwizard voor HubSpot?
Nee. Alleen voor Pipedrive is er een wizard. Een migratie uit HubSpot doet Sales Surge met de hand, met een mapping per object en een proefmigratie.
Gaan mijn workflows mee?
Niet als workflow. We schrijven op wat elke workflow doet en bouwen de nodige opnieuw als automatisering. Automatiseringen die mail sturen bestaan bewust niet.
Wat gebeurt er met afmeldingen en toestemming?
Wie in HubSpot geen toestemming heeft of zich afmeldde, komt zonder toestemming binnen. Expliciete toestemming vereisen staat standaard aan en wordt bij elke verzending opnieuw gecontroleerd.
Komt mijn mailhistorie mee?
Mail komt het beste uit je eigen mailbox. Met Gmail kijkt Lumo standaard 90 dagen terug, in te stellen tot 3650 dagen. Met Outlook leg je nieuwe mail vast via het BCC-adres.
Kunnen we een tijd naast elkaar werken?
Dat raden we bij HubSpot niet aan, omdat er geen synchronisatie is. Je werkt met een vast overstapmoment. Een proefmigratie in een aparte werkruimte geeft je vooraf zekerheid.
Gaan bestanden en bijlagen mee?
Niet vanzelf. Bestanden die je echt nodig hebt, bespreken we in de inventaris. In Lumo kun je bestanden op records zetten en aan meerdere records koppelen.
Wat kost een migratie uit HubSpot?
Dat hangt af van de hoeveelheid data, het aantal objecten en wat er opnieuw gebouwd moet worden. Je krijgt een voorstel na de inventaris.
Verder lezen
