Zie je opdrachtgevers en vacatures in Lumo
In de demo zetten we een paar van je opdrachtgevers, een vacature en een detachering in Lumo, en bespreken we hoe je ATS erbij komt.
- Home
- Voor wie
- Recruitment
Een CRM voor recruitment aan de klantkant
Je ATS houdt de kandidaten bij. Maar wie houdt de opdrachtgevers bij? Lumo zet de hiring managers, de voorwaarden, de vacatures, de plaatsingen en de verlengingen van detacheringen in één pipeline, zodat business development net zo strak loopt als de werving.
- Hiring managers bij meerdere organisaties
- Detachering als weekregel met termijnen
- Verlengingen zichtbaar voordat ze aflopen
Hoe een recruitment- of detacheringsbureau verkoopt
Een recruitmentbureau verkoopt aan twee kanten. Aan de ene kant zoek je kandidaten, en dat werk zit in je ATS. Aan de andere kant zoek en houd je opdrachtgevers: bedrijven die vacatures hebben, hiring managers die je bellen als ze iemand nodig hebben, en inkopers die bepalen of je op de leverancierslijst staat. Die kant is het verkoopwerk, en die kant zit bij veel bureaus nergens goed.
De cyclus aan de klantkant ziet er zo uit. Je benadert een bedrijf, krijgt een kennismaking met een HR-manager of een hiring manager, stuurt je voorwaarden met het fee-percentage of het uurtarief, en komt op de leverancierslijst. Daarna komen de vacatures. Elke vacature is een kleine deal: een intake, kandidaten voorstellen, gesprekken, een aanbod en een plaatsing. Bij werving en selectie is de omzet eenmalig, een fee bij plaatsing. Bij detachering is hij terugkerend: uren per week, zolang de opdracht loopt, met een verlenging die je op tijd moet regelen.
Herkenbaar is dit. Een consultant heeft een goede relatie met een hiring manager bij een grote klant. Die hiring manager stapt over naar een ander bedrijf. De consultant hoort het pas als hij belt over een nieuwe vacature. Bij het nieuwe bedrijf staat het bureau niet op de lijst, en een concurrent wel. Of een detachering loopt over vier weken af en niemand heeft met de klant over verlenging gesproken, omdat de einddatum alleen in een spreadsheet van de backoffice staat.
Het probleem is dat het ATS gebouwd is voor kandidaten. Bedrijven, contactpersonen en commerciële afspraken zitten er als bijzaak in, als ze er al in zitten.
Lumo is voor die klantkant. Een opdrachtgever is een organisatie, met alle hiring managers als personen. Een persoon kan bij meerdere organisaties horen, zodat je een hiring manager die overstapt meeneemt. Elke vacature is een deal in de pipeline. Een detachering is een deal met een weekregel en een aantal termijnen. En de belafspraken van je consultants zijn activiteiten in één agenda. De kandidaten blijven in je ATS.
Zo werkt het in Lumo
De namen van schermen en statussen zijn die uit de app.
Nieuwe opdrachtgever als lead
Een aanvraag via je site, een reactie op een campagne of een koude acquisitie leg je vast als lead met status Nieuw en een bron. Na het eerste gesprek wordt hij Gekwalificeerd of Opwarmen.
Voorwaarden naar de klant
Met Omzetten naar deal komt de opdrachtgever in de pipeline Accounts. Je stuurt je voorwaarden als offerte met een tekenlink, of als eigen document dat je als bestand op de deal legt.
Elke vacature een deal
Een nieuwe vacature maak je als deal in de pipeline Vacatures, gekoppeld aan de organisatie en de hiring manager. De Volgende stap op de dealkaart zegt wat er nu moet gebeuren.
Plaatsing en omzet
Bij een plaatsing zet je de deal op Gewonnen. Een fee zet je als eenmalige regel, een detachering als weekregel met het aantal weken als termijnen.
Verlenging op tijd
Een datumveld Einddatum detachering en een rapport tonen welke opdrachten de komende zes weken aflopen. Een automatisering maakt een taak voor de consultant.
Voorbeeldpipeline voor vacatures met exitcriteria
Dit is de pipeline per vacature. Daarnaast heb je meestal een pipeline voor nieuwe accounts. Per fase stel je een kans op winst en een termijn voor stilstand in.
Intake (20 procent)
Exitcriterium: de intake met de hiring manager is gedaan, het profiel, het salaris of tarief en de startdatum staan in de velden. Verouderd na 3 dagen.
Kandidaten voorgesteld (40 procent)
Exitcriterium: minstens twee kandidaten zijn voorgesteld vanuit het ATS. Verouderd na 7 dagen zonder reactie van de klant.
Gesprekken (60 procent)
Exitcriterium: de klant heeft gesprekken gepland. De afspraken staan als meeting op de hiring manager.
Aanbod (80 procent)
Exitcriterium: de klant heeft een aanbod gedaan aan een kandidaat, met salaris of tarief en startdatum.
Geplaatst
De kandidaat heeft getekend. De deal gaat op Gewonnen met de fee of de weekregel voor de detachering.
Verloren
Met een reden: Intern ingevuld, Ander bureau, Vacature ingetrokken, Geen passende kandidaat. Na een kwartaal zie je waar je vacatures verliest.
In recruitment zijn relaties met personen meer waard dan relaties met bedrijven. Een goede hiring manager neemt je mee naar zijn volgende werkgever, als je weet dat hij is overgestapt.
In Lumo kan een persoon bij meerdere organisaties horen, met één als hoofdorganisatie. Stapt een hiring manager over, dan koppel je hem aan zijn nieuwe werkgever en blijft de geschiedenis bij de oude zichtbaar. Per persoon leg je meerdere e-mailadressen en telefoonnummers vast, zakelijk en privé.
Een opdrachtgever met meerdere vestigingen of werkmaatschappijen leg je vast met een moederorganisatie. Zo zie je per werkmaatschappij welke vacatures openstaan, en voor de hele groep hoeveel je plaatst. Labels zoals Leverancierslijst of Raamcontract, en opgeslagen filters zoals Hiring managers in IT zonder contact in 60 dagen, maken een acquisitielijst in een paar klikken.
- Personen bij meerdere organisaties
- Moederorganisaties voor groepen en werkmaatschappijen
- Labels, opgeslagen filters en weergaven
- Tijdlijn met mail, gesprekken en notities per persoon
Een bureau dat werft en detacheert, heeft twee soorten omzet. Een fee bij plaatsing is eenmalig. Een detachering levert elke week omzet op, zolang de opdracht loopt.
Op een deal in Lumo zet je producten met aantal, prijs, korting en een facturatiefrequentie: eenmalig, per week, per maand, per kwartaal, per halfjaar of per jaar. Een detachering van 36 uur per week tegen een uurtarief zet je als weekregel, met het aantal weken van de opdracht als termijnen. Lumo rekent de waarde over de hele looptijd uit. Een terugkerende regel zonder termijnen telt als een jaar.
Op de deal staan ook de verwachte startdatum, de deelnemers aan klantzijde en de valuta. Plaats je ook in het buitenland, dan rekenen rapporten met wisselkoersen om naar euro.
- Facturatiefrequentie per regel, ook per week
- Aantal termijnen voor de looptijd van een detachering
- Fee als eenmalige regel bij plaatsing
- Productcatalogus met je standaardtarieven
Veel bureaus sturen hiring managers af en toe een update: een marktrapport, een salarisoverzicht, een selectie van beschikbare professionals. In Lumo doe je dat met e-mailcampagnes.
Je kiest een segment uit je relaties, bijvoorbeeld alle hiring managers in finance in Noord-Holland. Het voorbeeld laat live zien wie er buiten valt en waarom. Je kiest een HTML-sjabloon met variabelen zoals voornaam en organisatie, en een preheader. Een testmail gaat alleen naar collega's in de werkruimte.
Expliciete toestemming staat standaard aan en wordt op het moment van verzenden opnieuw gecontroleerd. De afmeldlink is verplicht en een afmelding geldt voor de hele werkruimte. Bounces en klachten worden blijvend uitgesloten. Na verzending zie je unieke opens en kliks per campagne, en een vervolgcampagne gaat na een aantal dagen naar wie niet opende.
- Segmenten met live voorbeeld van wie erbuiten valt
- Toestemming gecontroleerd bij verzending
- Afmelden met één klik voor de hele werkruimte
- Vervolgmail naar wie niet opende of klikte
Voorbeeldvelden voor een recruitmentbureau
Eigen velden maak je op deals, organisaties, personen, leads, tickets en activiteiten, met typen zoals keuze, getal, bedrag, datum en gebruiker.
Type opdracht
Keuzeveld op de deal: Werving en selectie, Detachering, Interim of RPO.
Functiegebied
Keuzeveld zoals IT, finance, techniek, sales of zorg.
Fee-percentage
Getalveld op de organisatie, uit de getekende voorwaarden.
Aantal posities
Getalveld op de deal voor vacatures met meerdere plekken.
Einddatum detachering
Datumveld op de deal. De basis voor je verlengrapport.
Leverancierslijst tot
Datumveld op de organisatie, voor de volgende aanbesteding.
Vacature-ID in ATS
Tekstveld op de deal, zodat een koppeling via de API de juiste vacature vindt.
Consultant
Gebruikersveld op de deal, naast de accountmanager als eigenaar.
Automatiseringen en rapporten voor recruitment
Automatiseringen reageren op een nieuwe deal, een fasewissel, een gewonnen of verloren deal, een nieuwe lead, persoon of organisatie, een afgeronde activiteit, of een deal of lead die een aantal dagen stilstaat. Ze maken een activiteit of notitie, werken een veld bij, wijzen een eigenaar toe of zetten een label. Mail sturen ze niet. Met een proefrun zie je eerst wat er zou gebeuren.
Regels die bureaus vaak aanzetten:
- Deal aangemaakt in Vacatures: maak een taak Intake plannen voor de consultant, voor vandaag.
- Deal staat zeven dagen stil in Kandidaten voorgesteld: maak een belafspraak met de hiring manager.
- Deal gewonnen: maak een taak Check-in na 30 dagen bij de opdrachtgever.
- Deal verloren met reden Ander bureau: zet het label Concurrent actief op de deal.
In rapportages bouw je de cijfers waar een bureau op stuurt. Vacatures per opdrachtgever en per functiegebied. Het aandeel vacatures dat een plaatsing wordt, per consultant. De gemiddelde tijd van intake tot plaatsing, uit het faseverloop. Verloren redenen per kwartaal. En een lijst van detacheringen met een einddatum in de komende zes weken. Elke grafiek klik je door naar de deals erachter. Belafspraken en gesprekken per consultant zie je uit de activiteiten.
Een voorbeeld: een bureau met acht consultants
Stel: een recruitment- en detacheringsbureau in finance en IT met acht consultants, twee accountmanagers en een backoffice. Noem het voor dit voorbeeld Talentlijn. Ongeveer de helft van de omzet komt uit werving en selectie, de andere helft uit detacheringen. De kandidaten staan in het ATS.
Talentlijn maakt twee pipelines. Accounts met de fases Kennismaking, Voorwaarden verstuurd en Op leverancierslijst. En Vacatures met de fases uit het voorbeeld hierboven. Elke opdrachtgever is een organisatie, met alle hiring managers en HR-contacten als personen.
Een nieuwe vacature komt meestal binnen per mail of telefoon. De consultant maakt een deal in Vacatures, en een regel maakt meteen een taak Intake plannen. Het vacature-ID uit het ATS staat in een eigen veld. Een klein script van de eigen IT zet via de API de fase in Lumo op Kandidaten voorgesteld zodra er in het ATS een kandidaat is voorgesteld.
De consultants koppelen hun Gmail, zodat mail met hiring managers op de juiste deal komt. De twee accountmanagers werken in Outlook en zetten het BCC-adres in hun mails. Belafspraken leggen ze vast als activiteit, zodat de teamleider ziet wie welke klant spreekt.
Bij een detachering zet de consultant een weekregel van 36 uur tegen het uurtarief op de deal, met 26 termijnen voor een opdracht van een halfjaar. De backoffice vult de einddatum. Elke maandag kijkt de directeur naar een dashboard met plaatsingen per consultant, open vacatures per opdrachtgever en detacheringen die binnen zes weken aflopen. Een verlenging wordt zo een gesprek dat de consultant op tijd voert.
Zo richt je Lumo in voor recruitment
Dit is de volgorde die we bij een implementatie aanhouden.
- Maak twee pipelines: accounts en vacatures.
- Zet per fase een kans op winst en een korte termijn voor stilstand.
- Leg opdrachtgevers vast als organisatie, met alle hiring managers als personen.
- Maak de velden Type opdracht, Functiegebied, Einddatum detachering en Vacature-ID in ATS.
- Vul de productcatalogus met fees en uurtarieven, met de juiste facturatiefrequentie.
- Laat iedereen Gmail en Google Agenda koppelen, of het BCC-adres gebruiken in Outlook.
- Zet de regels voor intake, opvolging en check-in aan, na een proefrun.
- Koppel je ATS via de API of webhooks als je fases automatisch wilt bijwerken.
- Bouw een dashboard met plaatsingen, open vacatures en aflopende detacheringen.
Hoe het samenhangt
Wat je moet weten als recruitmentbureau
Lumo is geen ATS. Kandidaten, cv's, matching en sollicitatieprocessen blijven in je eigen systeem. Een kant-en-klare koppeling met een ATS is er niet. Met de API en webhooks laat je je ATS fases of velden in Lumo bijwerken, of reageer je in je ATS op een gewonnen deal. Urenregistratie en facturatie van detacheringen zitten er ook niet in, die blijven in je backoffice. Bellen gaat via gewone telefoonlinks. Gesprekken worden niet vanzelf vastgelegd, dus een consultant legt een belafspraak zelf vast als activiteit. Een koppeling met LinkedIn is er niet. Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning, en tot die tijd werkt het BCC-adres met elk mailprogramma.
Vragen over een CRM voor recruitment
Kan ik kandidaten in Lumo bijhouden?
Lumo is gebouwd voor de klantkant: opdrachtgevers, hiring managers, vacatures en plaatsingen. Kandidaten en cv's horen in je ATS.
Koppelt Lumo met ons ATS?
Niet kant-en-klaar. Met de REST API lees en schrijf je personen, organisaties, deals, leads en activiteiten, en met webhooks reageert je ATS op wat er in Lumo gebeurt.
Hoe houd ik detacheringen en verlengingen bij?
Een detachering zet je als weekregel met het aantal weken als termijnen. Een datumveld Einddatum en een rapport tonen welke opdrachten binnenkort aflopen.
Wat gebeurt er als een hiring manager overstapt?
Een persoon kan bij meerdere organisaties horen. Je koppelt hem aan zijn nieuwe werkgever en maakt die organisatie zijn hoofdorganisatie. De geschiedenis blijft zichtbaar.
Werkt Lumo met Outlook?
Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning. Tot die tijd zet je het persoonlijke BCC-adres in Bcc of stuur je een mail door, en komt hij op de juiste persoon, organisatie en deal.
Kan ik belgesprekken van consultants zien?
Gesprekken leg je vast als activiteit van het type gesprek. Een koppeling met telefonie die gesprekken vanzelf logt, is er niet.
Kan ik mailings naar hiring managers sturen?
Ja, met e-mailcampagnes naar een segment, met toestemmingscheck, afmeldlink en een vervolgmail naar wie niet opende.
Wat kost Lumo voor een recruitmentbureau?
De prijs hangt af van het aantal gebruikers en de onderdelen die je aanzet. Prijzen
Verder lezen
