Richt je pipeline in Lumo in
In een demo zetten we jouw fases, velden en dealwaarde in Lumo, zodat je ziet hoe het werkt met je eigen deals. Of vraag een proefwerkruimte aan.
- Home
- Gidsen
- Pipeline inrichten
Een salespipeline inrichten, stap voor stap
Een pipeline is meer dan een rij kolommen. Het zijn afspraken over wat een deal is, wanneer hij doorschuift, welke velden kloppen en wanneer je ingrijpt. Deze gids loopt in negen stappen van een leeg CRM naar een pipeline waar je team elke week op stuurt.
Wat een goede salespipeline doet
Een salespipeline beantwoordt elke dag drie vragen. Wat moet ik vandaag doen? Waar blijven deals hangen? En hoeveel gaan we deze maand sluiten? Als je pipeline die drie vragen niet beantwoordt, is het een archief en geen stuurmiddel.
Een veelvoorkomende situatie. Een team begint in een nieuw CRM met de standaardpipeline die er al in stond. Fases zoals "Gekwalificeerd", "Contact gemaakt" en "Voorstel gedaan". Niemand weet precies wat het verschil is tussen de eerste twee. De dealwaarde is soms inclusief btw, soms exclusief, en bij abonnementen soms per maand en soms per jaar. Na drie maanden laat het dashboard een getal zien waar niemand op durft te sturen.
Een pipeline inrichten betekent dus vooral beslissen. Welke soorten deals heb je? Welke fases doorlopen ze? Welke informatie moet er op elke deal staan, en vanaf welk moment? Hoe reken je de dealwaarde uit? Wat gebeurt er als een deal stilstaat? En wanneer bespreek je dit met elkaar?
De stappen hieronder volgen die vragen. Ze werken in elk CRM. Voor de keuze van de fases zelf is er een aparte gids over pipelinefases in B2B, met exitcriteria en winkansen. Deze gids gaat over alles eromheen.
Reken voor het inrichten van één pipeline op een halve tot een hele dag, verspreid over een week. Het meeste werk zit niet in klikken maar in de afspraken. Plan daarom twee korte sessies met de verkopers en de salesmanager: één om het ontwerp te bespreken en één om het na een week te testen.
Een salespipeline inrichten in negen stappen
Bepaal welke pipelines je nodig hebt
Kijk welke soorten deals anders verlopen. Vaak zijn dat nieuwe klanten, uitbreiding bij bestaande klanten en verlengingen. Verloopt het proces anders of zijn de winkansen heel verschillend, dan krijgt het een eigen pipeline. Begin met één of twee. Meer kan later.
Kies de fases met exitcriteria
Vijf tot zeven open fases per pipeline, elk met een exitcriterium dat beschrijft wat de klant heeft gezegd of gedaan. Zet het criterium in de beschrijving van de fase, zodat het zichtbaar is voor iedereen die een deal verplaatst.
Stel winkans en stilstand per fase in
Geef elke fase een winkans, bijvoorbeeld 10, 25, 40, 60 en 80 procent. Stel per fase in na hoeveel dagen een deal als stilstaand geldt. Dat wordt later de basis voor je gewogen pipeline en voor de lijst met deals die aandacht nodig hebben.
Spreek af hoe je de dealwaarde berekent
Exclusief btw, in één valuta per deal, en een vaste regel voor terugkerende omzet. Bijvoorbeeld: een abonnement telt voor één jaar. Werk je met producten, laat de dealwaarde dan uit de productregels komen in plaats van uit een getal dat iemand intypt.
Kies de velden en maak er een paar verplicht
Bepaal welke velden een deal nodig heeft en vanaf welke fase. Maak alleen verplicht wat je in een rapport of een beslissing gebruikt. De standaard zijn waarde, verwachte sluitdatum, eigenaar, organisatie en contactpersoon. Daarna hooguit vijf eigen velden.
Stel verloren redenen op
Een korte lijst van zes tot acht redenen: prijs, timing, gekozen voor een concurrent, geen budget, geen reactie, niet de juiste klant, intern opgelost, anders. Een vrij tekstveld erbij voor toelichting. Zonder vaste redenen leer je niets van je verloren deals.
Bouw twee of drie automatiseringen
Begin met de regels die het meeste handwerk of de meeste vergeten opvolging schelen. Bijvoorbeeld: een taak om te bellen drie werkdagen na Offerte verstuurd. Of een taak voor de eigenaar als een deal stilstaat. Meer automatiseringen voeg je toe als deze werken.
Maak de weergaven en het dashboard
Een bord per pipeline, een lijst met "mijn open deals zonder volgende stap" en een dashboard met de gewogen pipeline per maand, deals per fase en de verloren redenen. Dat dashboard gebruik je in de wekelijkse review.
Spreek de wekelijkse pipelinereview af
Een vast halfuur per week waarin je het bord samen doorloopt. Geen statusrondje, maar drie vragen: welke deals schuiven deze week, welke staan stil en wat is er nodig. Het sjabloon voor de agenda staat verderop in deze gids.
Sjabloon: velden op een deal en wanneer ze verplicht zijn
Een voorbeeld voor een B2B-dienstverlener. Pas de velden aan op je eigen proces, maar houd de lijst kort.
| Onderwerp | Waarom je het veld nodig hebt | Verplicht vanaf |
|---|---|---|
| Organisatie en contactpersoon | Elke deal hoort bij een klant en een persoon, anders komt mail niet op de goede plek. | Bij aanmaken |
| Eigenaar | Iemand is verantwoordelijk voor de volgende stap. | Bij aanmaken |
| Waarde | Nodig voor de gewogen pipeline. Mag in het begin een schatting zijn. | Behoefte helder |
| Verwachte sluitdatum | Nodig voor de forecast per maand. Bevestig hem bij elke fasewissel. | Behoefte helder |
| Bron | Waar kwam de deal vandaan? Nodig om te zien welk kanaal omzet oplevert. | Bij aanmaken |
| Beslissers | Wie beslist mee? Als deelnemer of contactpersoon op de deal. | Demo of voorstel besproken |
| Producten | Bepalen de dealwaarde en zijn de basis voor de offerte. | Offerte verstuurd |
| Concurrent | Tegen wie neem je het op? Nuttig voor je verloren redenen. | Niet verplicht |
| Verloren reden | Waarom ging het niet door? Een vaste lijst plus toelichting. | Bij verloren |
Een voorbeeld. Elk verplicht veld is een drempel om een deal bij te werken, dus maak alleen verplicht wat je echt gebruikt.
Dealwaarde: één regel voor iedereen
Niets maakt een pipeline zo snel onbetrouwbaar als dealwaardes die op verschillende manieren zijn ingevuld. Spreek daarom één regel af en schrijf hem op.
De drie keuzes
Exclusief of inclusief btw. Bijna altijd exclusief. Dan vergelijk je met je omzetcijfers.
Eenmalig en terugkerend. Verkoop je abonnementen of contracten, spreek dan af hoe die meetellen. Een veelgebruikte regel: een terugkerende regel zonder vaste looptijd telt voor één jaar. Een contract van drie jaar telt voor drie jaar, of je telt alleen het eerste jaar en houdt de rest apart. Kies één regel.
Getypt of uit producten. Als je met producten op de deal werkt, rekent het CRM de waarde uit: aantal maal prijs, min korting, maal de looptijd. Dat voorkomt rekenfouten en zorgt dat de offerte en de pipeline hetzelfde bedrag laten zien.
Een rekenvoorbeeld
Een verzonnen deal met drie regels:
- Implementatie, eenmalig: 1 maal € 4.500 is € 4.500.
- Licentie, maandelijks, zonder einddatum: 10 gebruikers maal € 35 is € 350 per maand. Met de regel "terugkerend telt één jaar" wordt dat € 4.200.
- Training, eenmalig: 2 dagen maal € 900, met 10% korting, is € 1.620.
Dealwaarde: € 10.320. Zonder afspraak had de ene verkoper € 6.470 ingevuld (alleen de eerste maand licentie) en de ander € 18.720 (drie jaar licentie). Dat verschil zie je later terug als een forecast die niet klopt.
Uitgewerkt voorbeeld: een bureau met zes accountmanagers
Een verzonnen voorbeeld van hoe de negen stappen er bij één bedrijf uitzien. Een marketingbureau met zes accountmanagers verkoopt projecten en doorlopende retainers aan B2B-klanten.
Pipelines. Het bureau kiest er twee. "Nieuwe klanten" voor bedrijven die nog geen klant zijn. "Uitbreiding" voor extra projecten bij bestaande klanten. Verlengingen van retainers gaan voorlopig mee in Uitbreiding, omdat het er per jaar maar een handvol zijn.
Fases. Nieuwe klanten krijgt zes fases: Kennismaking gepland, Briefing ontvangen, Pitch gedaan, Voorstel verstuurd, Onderhandeling en dan gewonnen of verloren. Uitbreiding krijgt er vier: Kans gezien, Voorstel verstuurd, Akkoord op hoofdlijnen, gewonnen of verloren.
Winkans en stilstand. In het begin de voorbeeldwaarden. Voorstel verstuurd staat op 50% en geldt na tien werkdagen als stilstaand.
Dealwaarde. Projecten zijn eenmalig. Een retainer telt voor twaalf maanden. Alle waardes exclusief btw.
Velden. Naast de standaardvelden drie eigen velden: soort dienst (keuzelijst), concurrent (tekst) en briefing ontvangen op (datum).
Automatiseringen. Twee regels. Een taak "nabellen voorstel" drie werkdagen na Voorstel verstuurd. En een taak voor de eigenaar zodra een deal stilstaat.
Review. Elke maandag om negen uur een halfuur, met het bord op het scherm.
Na een maand blijkt dat de fase Pitch gedaan bijna altijd binnen een dag wordt overgeslagen, omdat er zelden echt gepitcht wordt. Het bureau haalt de fase weg. Precies zo hoort een pipeline te groeien: klein beginnen en bijstellen op wat je ziet.
Sjabloon: agenda voor de wekelijkse pipelinereview
Dertig minuten, elke week op dezelfde dag, met het bord op het scherm. Begin bij de deals die het dichtst bij sluiten zitten.
- Vijf minuten: wat is er sinds vorige week gewonnen en verloren, en met welke reden?
- Tien minuten: de deals in de laatste twee fases. Klopt de sluitdatum, wat is de volgende stap en wie zet hem?
- Vijf minuten: stilstaande deals. Per deal een besluit: actie, nieuwe datum of verloren.
- Vijf minuten: deals zonder volgende stap. Elke eigenaar plant er tijdens de meeting een.
- Drie minuten: de gewogen pipeline voor deze maand en volgende maand naast het doel.
- Twee minuten: één ding dat de pipeline zelf beter maakt, bijvoorbeeld een fase of veld dat niet werkt.
Valkuilen bij het inrichten van een pipeline
De standaardpipeline houden
Elk CRM komt met voorbeeldfases. Die zijn bedoeld om te laten zien hoe het werkt, niet om mee te werken. Vervang ze door je eigen fases met exitcriteria voordat je de eerste echte deal aanmaakt.
Elke afdeling eigen velden
Als marketing, finance en management elk hun velden toevoegen, heeft een deal na een jaar dertig velden waarvan er vijf gevuld zijn. Laat één persoon over de velden beslissen en vraag bij elk nieuw veld: in welk rapport gebruiken we dit?
Geen volgende stap
Een open deal zonder geplande activiteit is een deal die vergeten wordt. Spreek af dat elke open deal altijd een volgende stap heeft, en maak er een lijst van die je in de review bespreekt. De gids over leads opvolgen gaat hier dieper op in.
Automatiseren voordat het proces staat
Automatiseringen op fases die nog veranderen, gaan stuk zodra je een fase hernoemt of weghaalt. Laat de pipeline een maand draaien en automatiseer dan.
De review overslaan
Een pipeline die niemand samen bekijkt, raakt binnen een maand vervuild. De review is geen controle op de verkopers, maar onderhoud van het systeem. Houd hem kort en houd hem vol.
Checklist: klaar om live te gaan
- Er zijn één tot drie pipelines, elk met een duidelijke soort deal.
- Elke fase heeft een exitcriterium in de beschrijving.
- Elke fase heeft een winkans en een stilstandtermijn.
- De regel voor dealwaarde is opgeschreven en gedeeld.
- Hooguit vijf eigen velden, en alleen verplicht wat je gebruikt.
- Een lijst met zes tot acht verloren redenen.
- Twee of drie automatiseringen die opvolging afdwingen.
- Een bord per pipeline, een lijst met deals zonder volgende stap en een dashboard.
- De wekelijkse review staat in ieders agenda.
Een pipeline inrichten in Lumo
In Lumo beheer je pipelines onder Instellingen. Je maakt per pipeline je eigen fases, met per fase een Kans op winst en een instelling "Verouderd na (dagen)". Het bord laat per fase het aantal deals, de waarde en de gewogen waarde zien, en een tabel met totalen per fase.
Producten op een deal hebben een aantal, prijs, korting en facturatiefrequentie, van eenmalig tot jaarlijks, met een optioneel aantal termijnen. De dealwaarde is de som van de regels, en een terugkerende regel zonder aantal termijnen telt als één jaar. Verloren redenen en de productcatalogus staan ook in de instellingen. Met automatiseringen maak je regels zoals een taak na een fasewissel of bij een stilstaande deal. Meer over het bord lees je bij pipelinebeheer.
- Meerdere pipelines met eigen fases, winkans en stilstand
- Dealwaarde uit productregels met facturatiefrequentie
- Verloren redenen en eigen velden op deals
- Automatisering op fasewissel en op stilstaande deals
Wat je moet weten
Een eigen veld verplicht maken kan in Lumo per veld, niet per fase. Wil je dat een veld pas vanaf een bepaalde fase gevuld moet zijn, gebruik dan een datakwaliteitsregel die waarschuwt of de opslag blokkeert. Automatiseringen in Lumo versturen bewust geen mail. Ze maken taken, notities en veldwijzigingen, zodat de verkoper zelf het bericht stuurt.
Veelgestelde vragen over een salespipeline inrichten
Hoe richt je een salespipeline in?
Bepaal welke pipelines je nodig hebt, kies fases met exitcriteria, stel winkans en stilstand per fase in, spreek een regel voor dealwaarde af, kies een paar velden, stel verloren redenen op, bouw twee of drie automatiseringen, maak een dashboard en plan een wekelijkse review.
Hoeveel pipelines heb je nodig?
Eén per soort deal die anders verloopt. Vaak zijn dat nieuwe klanten, uitbreiding en verlengingen. Begin met één of twee en voeg er een toe als je merkt dat deals in dezelfde pipeline niet bij elkaar passen.
Welke velden moet een deal hebben?
In elk geval organisatie, contactpersoon, eigenaar, waarde, verwachte sluitdatum en bron. Daarna hooguit vijf eigen velden die je echt in een rapport of besluit gebruikt.
Hoe bereken je de dealwaarde bij abonnementen?
Spreek één regel af en houd je eraan. Veel teams tellen een abonnement zonder einddatum voor één jaar. Werk je met producten op de deal, laat het CRM de waarde dan uit de regels berekenen.
Wat is een pipelinereview?
Een vast halfuur per week waarin het team het dealbord doorloopt. Je bespreekt wat gewonnen en verloren is, de deals die bijna sluiten, stilstaande deals en deals zonder volgende stap.
Welke automatiseringen zijn het nuttigst in een pipeline?
Begin met een taak om op te volgen na een offerte en een taak voor de eigenaar bij een stilstaande deal. Die twee voorkomen de meeste vergeten opvolging. Voeg er meer toe als ze werken.
Wanneer moet je een pipeline aanpassen?
Als een fase steeds wordt overgeslagen, als deals in één fase blijven hangen zonder dat iemand weet waarom, of als je verloren redenen een patroon laten zien. Bespreek dat in de review en pas het één keer per kwartaal aan.
Mag een verkoper een fase overslaan?
Ja, als de exitcriteria van de overgeslagen fase ook gehaald zijn. Spreek af dat je dat bij overslaan even controleert. Wordt een fase door bijna iedereen overgeslagen, dan is het tijd om hem weg te halen of samen te voegen met een andere fase.
Hoe lang duurt het om een pipeline in te richten?
Het klikken zelf kost een paar uur. Reken met de afspraken erbij op een halve tot een hele dag, verspreid over een week, met een sessie om te ontwerpen en een sessie om na een week te testen.
Verder lezen
