Lumo of monday CRM: borden of een vaste structuur

monday is begonnen als platform voor werkbeheer. Alles is een bord met kolommen, en je bepaalt zelf wat een rij en een kolom betekenen. monday CRM gebruikt diezelfde basis voor sales: een bord voor leads, een voor deals, een voor contacten, met automatiseringen die je in gewone zinnen opbouwt. Dat is visueel, snel op te zetten, en teams die al monday gebruiken voor projecten voelen zich er meteen thuis.

Die vrijheid heeft een keerzijde die we in de praktijk vaak zien. Na een jaar heeft elk team zijn eigen versie van een bord. De ene accountmanager vult de kolom met het bedrag, de andere niet. Een bedrijf staat op twee borden met een iets andere naam. Er is geen vaste plek waar een persoon bij meerdere organisaties hoort, of waar je ziet dat iemand zich voor alle mail heeft afgemeld. Dat is geen fout van monday. Het is wat er gebeurt als het systeem alles toestaat.

Lumo kiest het andere uiterste. De structuur ligt vast: een persoon, een organisatie, een lead, een deal, een activiteit, een ticket. Een persoon hoort bij een of meer organisaties, met één als hoofdorganisatie. Daarbinnen richt je veel in: eigen velden in twaalf veldtypen, labels, pipelines en rollen. En met regels voor datakwaliteit kun je een opslag echt blokkeren als een verplicht veld leeg is. Dubbele relaties vind en voeg je samen, met een undo.

Sales Surge heeft meer dan 150 CRM-implementaties gedaan. Wat we daar leerden: een CRM dat iedereen anders gebruikt, levert rapporten op die niemand gelooft. Een vaste structuur voelt eerst strakker, maar maakt de cijfers betrouwbaar. Hieronder lopen we de thema's langs.

Pipeline en leads

In monday CRM is een dealbord een bord zoals elk ander, met kolommen die je zelf kiest. In Lumo heeft het bord een vaste logica. Elke fase heeft een winkans en een grens in dagen waarna een deal als stilstaand wordt gemarkeerd. Je ziet per fase het aantal, de waarde en de gewogen waarde, en er is een tabel met totalen per fase. Elke fasewissel wordt met de duur opgeslagen. Gewonnen en verloren zijn vaste uitkomsten, met een verliesreden uit een lijst. Leads hebben zes statussen, van Nieuw tot Omgezet naar deal, en worden precies één keer een deal. Daardoor tellen rapporten hetzelfde, wie de deal ook invoerde.

Mail en agenda

Lumo synchroniseert vandaag met Gmail en Google Agenda. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning. Alleen mail met een bekend contact wordt opgeslagen, en die komt automatisch op de persoon, de organisatie en de deal. Je verstuurt vanuit je eigen Gmail, maximaal 30 per uur en 200 per dag per gebruiker. Werk je in Outlook, dan gebruik je het persoonlijke BCC-adres. De agenda werkt in twee richtingen en verstuurt nooit uitnodigingen namens jou.

Offertes en tekenen

In monday regel je offertes met functies of koppelingen. In Lumo maak je de offerte op de deal, uit de dealproducten met aantal, prijs, korting en factureerfrequentie. De klant tekent met een getypte naam en een code van zes cijfers per mail. De getekende pdf krijgt een bewijspagina met tijd, IP-adres, apparaat en SHA-256-hash. Lees meer over offertes en digitaal tekenen. Wat je moet weten: offertes zijn in het Nederlands.

Service

Voor support gebruik je bij monday een ander monday-product of een koppeling. In Lumo zit de helpdesk in hetzelfde product. Tickets hebben de statussen Nieuw, Open, In afwachting, In de wacht, Opgelost en Gesloten, met SLA-doelen per prioriteit en een waarschuwing bij 75 procent. Klanten hebben een portaal met een inloglink zonder wachtwoord. Live chat op je site komt in dezelfde inbox, en een bezoeker die zijn mail achterlaat wordt een persoon, een lead en een activiteit.

Marketing

In Lumo stuur je e-mailcampagnes naar segmenten uit je filters, met een live voorbeeld van wie er buiten valt en waarom. Toestemming staat standaard op verplicht en wordt bij het versturen opnieuw gecontroleerd. Een afmelding geldt voor de hele werkruimte, en bounces en klachten worden voorgoed onderdrukt. Webformulieren maken een persoon en een lead, met double opt-in. Wat je moet weten: sjablonen zijn HTML, er is geen editor met slepen en neerzetten.

Rapportage

monday heeft dashboards met widgets over je borden. Lumo heeft een rapportbouwer: bron, maat en uitsplitsing, negen grafiektypen, periodes inclusief boekjaar, doellijnen en doorklikken naar de records. Omdat de structuur vastligt, betekent een deal in elk rapport hetzelfde. Rapporten over tickets en campagnes samen met deals staan nog op de backlog.

AI

monday bouwt eigen AI-functies in het platform. De AI-assistent van Lumo zoekt, maakt en wijzigt records, bouwt segmenten, campagnes, automatiseringen en rapporten. Hij heeft 52 tools, en alles wat naar buiten gaat of onomkeerbaar is, wacht op jouw akkoord. Hij werkt met jouw rol, staat per werkruimte uit tot een beheerder hem aanzet, en draait standaard op Google Gemini.

Data en beveiliging

Lumo heeft een eigen login met tweestapsverificatie, vier rollen van eigenaar tot kijker, scheiding per werkruimte en een auditlog dat alleen kan worden aangevuld. Voor de AVG exporteer of wis je alles over een persoon, en een gewiste persoon komt niet terug via een formulier of import. De data staat in Londen. Er is geen SSO.

Implementatie en overstap

Er is geen automatische import uit monday. Sales Surge zet je borden met de hand om naar personen, organisaties, leads en deals. Dat is meer dan kopiëren: we beslissen samen welke kolom welk veld wordt, en voegen dubbele bedrijven daarna samen. Lees hoe we implementatie en onboarding aanpakken.

monday is op een paar punten echt goed.

• Flexibiliteit. Je bouwt elk bord dat je wilt. Voor een team met een ongewoon proces is dat waardevol.
• Visueel en snel. Teams zijn er snel mee aan de slag, ook mensen die nooit een CRM gebruikten.
• Projectwerk. Sales en projecten op hetzelfde platform. Lumo heeft klantprojecten, maar geen algemene projectplanning.
• Automatiseringen in gewone zinnen. Eenvoudig op te bouwen voor iedereen in het team.
• Koppelingen en mobiele apps. Veel kant-en-klare koppelingen, en apps voor onderweg. Lumo is een webapp.

Werkt je hele organisatie al in monday en is het CRM vooral een lijst die met projecten meeloopt, dan is monday daar sterk in.