Van Excel en losse lijsten naar één CRM

Een spreadsheet heeft één rij per regel. Een CRM heeft records die naar elkaar verwijzen. De belangrijkste stap is dus bepalen welke kolommen bij de organisatie horen, welke bij de persoon en welke bij de deal.

Bedrijfsnaam, website, adres en branche horen bij de organisatie. Een organisatie kan een moederorganisatie hebben, zodat een concern met vestigingen klopt. Naam, functie, e-mail en telefoon horen bij de persoon. Een persoon kan meerdere e-mailadressen en telefoonnummers hebben en bij meerdere organisaties horen, met één als primaire. Waarde, fase, verwachte sluitdatum en eigenaar horen bij de deal.

Elke overige kolom wordt een eigen veld. Lumo kent tekst, lange tekst, getal, bedrag, datum, ja/nee, keuze, meerkeuze, url, e-mail, telefoon en gebruiker. Een kolom met vaste waarden als "A-klant, B-klant, C-klant" wordt een keuzeveld, geen tekstveld. Een kolom die altijd gevuld moet zijn, maak je verplicht.

Kolommen als "opmerkingen" of "laatste contact" worden geen veld. Die horen op de tijdlijn als notitie of activiteit, met een datum.

• Organisatievelden apart van persoonsvelden
• Keuzevelden in plaats van vrije tekst
• Verplichte velden voor wat altijd gevuld moet zijn
• Opmerkingen naar notities op de tijdlijn

In bijna elke pipelinesheet staat een kolom "status" met waarden als "offerte gestuurd", "wacht op klant", "bijna rond" en "dood". Die waarden worden fases op het dealbord. Daarbij gaan twee dingen anders dan in Excel.

Ten eerste heeft elke fase een winkans. Zo zie je per fase het aantal deals, de waarde en de gewogen waarde, en een tabel met totalen per fase. Ten tweede stel je per fase in na hoeveel dagen een deal als stilstaand geldt. Een deal die te lang in een fase staat, krijgt een waarschuwing. Dat is precies wat in Excel ontbreekt: een lijst weet niet hoe lang iets al stilstaat.

"Dood" wordt geen fase. Een deal is gewonnen of verloren, en bij verloren kies je een reden uit een vaste lijst. Zo zie je later waarom deals verloren gaan, in plaats van een rij die grijs is gemaakt.

Verschuif een deal door hem te slepen of met Verplaatsen naar. Elke faseovergang wordt bewaard met de duur, dus later weet je hoe lang deals gemiddeld in een fase staan. Meer hierover bij pipelinebeheer.

• Statuswaarden worden fases met een winkans
• Waarschuwing als een deal te lang stilstaat
• Gewonnen en verloren met een vaste reden
• Elke faseovergang bewaard met de duur

In Excel weet je wat je vandaag moet doen door de lijst te sorteren op een datumkolom en te hopen dat iedereen die bijhoudt. In Lumo is dat een scherm.

Het Vandaag-scherm laat je taken van vandaag zien, leads om op te volgen, deals die stilstaan, tickets die bijna over hun termijn gaan en de campagnes van vandaag. Een activiteit is een gesprek, afspraak, taak, e-mail, deadline of iets anders, en hangt aan een persoon, organisatie, deal of lead.

Koppel je Google Agenda, dan worden afspraken met bekende contacten vanzelf een activiteit in Lumo, gekoppeld aan de persoon, de organisatie en de meest recente deal. Je eigen afspraken en gesprekken uit Lumo gaan naar een agenda in Google die je kiest. Gebruik je Outlook, dan plan je activiteiten in Lumo zelf. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning.

De laatste kolom van de belijst, "volgende actie", wordt zo vanzelf een activiteit met een datum. Wie er niet aan werkt, valt op. Lees meer bij activiteiten en agenda.

• Taken, leads, stilstaande deals en tickets op één scherm
• Zes soorten activiteiten op elk record
• Afspraken uit Google Agenda vanzelf gekoppeld
• Volgende actie als activiteit met datum