Zie hoe regels en begeleiding werken
In de demo zetten we de standaardregels aan op voorbeelddata en laten we zien wat een verkoper ziet bij een overtreding.
- Home
- Product
- CRM-adoptie
CRM-adoptie die je in het product regelt
Een CRM werkt pas als het team het elke dag gebruikt en de data klopt. In Lumo zitten rondleidingen, checklists en kennisartikelen in het product zelf. Regels voor datakwaliteit geven een tip, een waarschuwing of weigeren het opslaan. En je ziet per persoon hoe ver iemand is.
- Regels met ernst Tip, Waarschuwing of Blokkeert opslaan
- Rondleidingen, checklists en kennisartikelen
- Voortgang en adoptiescore per persoon
Waarom een CRM na drie maanden leeg loopt
Het patroon is bijna altijd hetzelfde. Er komt een nieuw CRM. Er is een training van een middag, iedereen krijgt een inlog en de eerste weken gaat het goed. Dan wordt het druk. Een verkoper zet een deal aan zonder contactpersoon, omdat hij die later nog wel invult. Een ander houdt zijn eigen lijst bij in een spreadsheet, omdat dat sneller voelt. Na drie maanden staat de helft van de deals zonder verwachte sluitdatum, en de salesmanager vertrouwt de pipeline niet meer.
Het probleem is zelden het systeem zelf. Het probleem is dat de afspraken over hoe je het gebruikt in een document staan dat niemand opent, of in het hoofd van degene die de training gaf. Een nieuwe collega die in maand vier begint, krijgt die training al niet meer. En niemand ziet wie er afhaakt, tot het te laat is.
We hebben bij Sales Surge meer dan 150 CRM-implementaties gedaan. Wat we steeds zien: adoptie gaat niet over één goede training, maar over hulp op het moment dat iemand iets doet. Een verkoper die een deal opslaat zonder contactpersoon, moet op dat moment horen waarom dat ertoe doet en wat hij moet invullen. Niet een maand later in een rapport.
Daarom zit begeleiding in Lumo in het product zelf. Regels voor datakwaliteit grijpen in bij het opslaan, met een uitleg in de taal van je team. Rondleidingen en checklists helpen een nieuwe collega op weg. En de voortgang laat zien wie er goed mee werkt en wie hulp nodig heeft. Meer over de aanpak, los van welk systeem je gebruikt, lees je in onze gids over CRM-adoptie verhogen.
Zo richt je begeleiding en regels in
Je opent Begeleiding en regels. Links staan de onderdelen: Overzicht, Regels, Overtredingen, Rondleidingen en checklists, Kennisartikelen en Voortgang.
Standaardregels installeren
Met Standaardregels installeren krijg je acht regels voor deals, in de taal van je interface. Een regel die al bestaat blijft ongemoeid.
Eigen regels maken
Bij Nieuwe regel vul je Wanneer en Dan moet gelden in, kies je de ernst en schrijf je een uitleg voor de gebruiker. Met Test deze regel probeer je hem op een bestaand record.
Rondleidingen en checklists bouwen
Maak een rondleiding door een scherm of een checklist voor de eerste week. Publiceer een versie als hij klaar is.
Toewijzen
Wijs een rondleiding, checklist of kennisartikel toe aan de mensen die hem nodig hebben. Zij zien het onder Aan jou toegewezen.
Voortgang volgen
Bij Voortgang zie je per persoon wat af is en een score. Bij Overtredingen zie je welke records een regel niet halen.
Een regel bestaat uit twee delen. Wanneer: wanneer geldt de regel, bijvoorbeeld als de deal openstaat. Dan moet gelden: wat moet er dan kloppen, bijvoorbeeld dat er een contactpersoon is. Daarbij kies je de ernst.
Met ernst Tip krijgt de gebruiker alleen een hint en wordt het record gewoon opgeslagen. Met Waarschuwing wordt het record opgeslagen, krijgt de gebruiker een waarschuwing en komt er een overtreding in de lijst. Met Blokkeert opslaan wordt het opslaan geweigerd tot de regel klopt. Dat geldt voor wijzigingen in het scherm en via de API.
Bij elke regel schrijf je een uitleg in Markdown: waarom de regel er is en wat de gebruiker moet doen. Je kunt een kennisartikel koppelen dat bij de uitleg wordt aangeboden, en velden kiezen die bij een overtreding worden genoemd. Zo weet de verkoper meteen wat hij moet invullen.
- Wanneer en Dan moet gelden, op velden van het record
- Ernst: Tip, Waarschuwing of Blokkeert opslaan
- Uitleg in Markdown met een gekoppeld kennisartikel
- Test deze regel op een bestaand record zonder iets op te slaan
Een nieuwe accountmanager hoeft niet eerst een handleiding van dertig pagina's te lezen. Hij krijgt een rondleiding door het dealbord die laat zien waar de fases staan en hoe je een deal verplaatst. En een checklist voor zijn eerste week: Gmail koppelen, een eerste deal aanmaken, een activiteit plannen, een offerte maken.
Kennisartikelen schrijf je in Markdown. Daarin leg je de afspraken van jullie team vast: wat de fases betekenen, wanneer een lead gekwalificeerd is, welke velden verplicht zijn en waarom. Een artikel kan aan een regel hangen, zodat de uitleg precies opduikt op het moment dat iemand een regel overtreedt.
Rondleidingen, checklists en artikelen hebben versies. Je werkt aan een nieuwe versie terwijl de oude live blijft, en publiceert hem als hij klaar is. Daarna wijs je hem toe aan de mensen die hem nodig hebben.
- Rondleidingen door schermen in het product
- Checklists voor de eerste week of een nieuw proces
- Kennisartikelen in Markdown, te koppelen aan regels
- Versies en publiceren, daarna toewijzen
De lijst Overtredingen toont alle records die een regel niet halen, met filters op regel, ernst, soort record en status. Een overtreding sluit pas als de regel niet meer afgaat op het record zoals het nu is. Je kunt een overtreding dus niet wegklikken, je lost hem op door het record te verbeteren.
Bij Voortgang zie je per persoon welke toegewezen rondleidingen en checklists af zijn, met een adoptiescore. In het weekoverleg zie je zo wie er goed mee werkt en wie wat hulp kan gebruiken. Dat is een ander gesprek dan "waarom staat jouw pipeline niet bij": je ziet concreet welke stappen nog open staan.
Voor de dagelijkse blik heeft elke gebruiker het scherm Vandaag, met de taken van die dag, de leads om op te volgen en de deals die stilliggen. Een team dat daar elke ochtend begint, houdt het CRM vanzelf bij.
- Overtredingen per regel, ernst, soort record en status
- Een overtreding sluit pas als het record klopt
- Adoptiescore en voortgang per persoon
- Openstaande overtredingen per ernst in één overzicht
Wat er in begeleiding en regels zit
Drie niveaus van ernst
Tip, Waarschuwing of Blokkeert opslaan. Blokkeren weigert echt, in het scherm en via de API.
Acht standaardregels
Acht regels voor deals om mee te beginnen, in de taal van je interface. Installeren laat bestaande regels ongemoeid.
Uitleg bij elke regel
Een uitleg in Markdown tot 8000 tekens, met gemarkeerde velden en een gekoppeld kennisartikel.
Test deze regel
Kijk wat een regel doet met een bestaand record. Er wordt niets opgeslagen en je ziet geen veldwaarden.
Rondleidingen
Een rondleiding door een scherm, voor nieuwe collega's of een nieuw proces.
Kennisartikelen
De afspraken van je team in Markdown, met versies en publiceren.
Toewijzen
Wijs rondleidingen, checklists en artikelen toe aan de mensen die ze nodig hebben.
Voortgang en score
Per persoon wat af is en een adoptiescore, plus openstaande overtredingen per ernst.
Voorbeeld: een salesteam dat de pipeline weer vertrouwt
Stel: een softwarebedrijf met 9 accountmanagers merkt dat de pipeline niet klopt. Deals in de fase Offerte hebben geen bedrag, de verwachte sluitdatum ligt soms een jaar in het verleden en bij een op de drie deals ontbreekt een contactpersoon. Dit is een voorbeeld van hoe zo'n team het met begeleiding en regels kan aanpakken.
De salesmanager installeert eerst de acht standaardregels voor deals en kijkt welke daarvan bij het team passen. Hij zet ze eerst allemaal op Waarschuwing. Zo wordt er niets geweigerd, maar ziet hij in een week in de lijst Overtredingen hoe groot het probleem is.
Daarna schrijft hij bij elke regel een uitleg. Bij de regel over de contactpersoon staat: "Zonder contactpersoon komt er geen mail op deze deal terecht en weet je collega niet wie hij moet bellen. Kies de persoon met wie je praat." Hij koppelt een kort kennisartikel over wat elke fase betekent.
Na twee weken zet hij twee regels op Blokkeert opslaan: een deal in de fase Offerte moet een bedrag hebben, en een open deal moet een contactpersoon hebben. De rest blijft Waarschuwing. Nieuwe collega's krijgen een checklist voor de eerste week en een rondleiding door het dealbord toegewezen.
In het weekoverleg kijkt hij naar de openstaande overtredingen per ernst en naar de voortgang. Valt iemand op, dan gaat het gesprek over twee concrete deals, niet over "het CRM bijhouden".
Zo zet je CRM-adoptie op
Een paar regels die echt ertoe doen, werken beter dan twintig regels die iedereen irriteren.
- Schrijf de drie tot vijf afspraken op waar je pipeline echt van afhangt.
- Installeer de standaardregels voor deals en zet uit wat niet bij jullie past.
- Begin met Waarschuwing en kijk een week in de lijst Overtredingen.
- Schrijf bij elke regel waarom hij er is en wat de gebruiker moet doen.
- Zet pas op Blokkeert opslaan wat het team begrijpt en wat echt niet mag ontbreken.
- Maak een checklist voor de eerste week en wijs die toe aan elke nieuwe collega.
- Leg de betekenis van elke fase vast in een kennisartikel en koppel het aan de regels.
- Bespreek de voortgang en openstaande overtredingen in het weekoverleg.
Hoe adoptie samenhangt met de rest van Lumo
Regels voor datakwaliteit controleren of een record klopt. Wil je dat er iets gebeurt als een record verandert, zoals een taak na een fasewissel, dan gebruik je automatiseringen. Dubbele relaties ruim je op bij dubbele relaties, want ook dat ondermijnt het vertrouwen in de data.
Wil je de invoering niet alleen doen, dan begeleidt Sales Surge de implementatie en onboarding. Daar richten we fases, velden en regels samen in en trainen we het team. Voor RevOps en directie, die vooral willen weten of de cijfers kloppen, is er de pagina voor RevOps en directie.
Wat je moet weten over regels en begeleiding
Blokkeert opslaan weigert echt voor wijzigingen in het scherm en via de API. Gegevens die binnenkomen via een import, een formulier, de chat of mail worden niet geweigerd, maar wel gemarkeerd als overtreding. Zo raak je geen aanvraag kwijt omdat er een veld ontbreekt, en zie je in de lijst wat je nog moet aanvullen. Begeleiding werkt in Lumo zelf. Een losse Chrome-extensie die begeleiding in een ander CRM toont, is er niet.
Veelgestelde vragen over CRM-adoptie
Hoe verhoog ik de adoptie van ons CRM?
Met hulp op het moment dat iemand iets doet: regels met uitleg bij het opslaan, rondleidingen en checklists voor nieuwe collega's, en voortgang die je in het overleg bespreekt. Onze gids over CRM-adoptie verhogen gaat er dieper op in.
Kan ik verplichte velden afdwingen?
Ja. Velden kunnen verplicht zijn, en met een regel met ernst Blokkeert opslaan dwing je voorwaarden af, zoals een bedrag op elke deal in de fase Offerte.
Wat is het verschil tussen Waarschuwing en Blokkeert opslaan?
Bij Waarschuwing wordt het record opgeslagen en komt er een overtreding in de lijst. Bij Blokkeert opslaan wordt het opslaan geweigerd tot de regel klopt.
Blokkeert een regel ook formulieren en imports?
Nee. Imports, formulieren, chat en mail worden gemarkeerd als overtreding maar niet geweigerd, zodat je geen gegevens kwijtraakt.
Welke standaardregels zijn er?
Acht regels voor deals, in de taal van je interface. Je installeert ze in één keer en past ze daarna aan of zet ze uit.
Kan ik zien wie het CRM goed gebruikt?
Ja. Bij Voortgang zie je per persoon welke toegewezen rondleidingen en checklists af zijn, met een adoptiescore.
Kan ik een regel testen voordat hij live gaat?
Ja, met Test deze regel. Je kiest een bestaand record en ziet of de regel van toepassing is en of het record voldoet. Er wordt niets opgeslagen.
Helpt Sales Surge bij de invoering?
Ja. Sales Surge heeft meer dan 150 CRM-implementaties gedaan en is Pipedrive Platinum Partner. Meer over implementatie en onboarding
Verder lezen
