Bespreek je implementatie
Vertel ons hoe jullie nu werken en waar het wringt. Dan laten we zien hoe de fases er bij jou uitzien.
- Home
- Bedrijf
- Implementatie
Lumo ingericht door het team dat het bouwt
Een CRM werkt pas als het past bij hoe jullie verkopen en klanten helpen, en als het team het echt gebruikt. Sales Surge, de maker van Lumo, richt het voor je in, zet je data over en traint je team op je eigen data. In vaste fases, met een oplevering per fase.
- Meer dan 150 CRM-implementaties opgeleverd
- Een ontwerp dat je zelf kunt lezen
- Training op je eigen data
Waarom je een CRM implementatie uitbesteedt
De software is zelden het probleem. Een CRM-project gaat mis op drie andere plekken.
De eerste is het ontwerp. Een team zet in de eerste week twintig velden op de deal omdat iedereen iets wil weten. Na drie maanden vult niemand ze meer in. De fases op het dealbord beschrijven wat de verkoper doet in plaats van wat de klant heeft besloten, dus de forecast zegt niets. En support, marketing en sales hebben elk een eigen idee van wat een "klant" is.
De tweede is de data. Wat er uit het oude systeem komt, is zelden zo schoon als iedereen dacht. Dubbele organisaties, eigenaren die al lang weg zijn, contacten zonder herkomst.
De derde is adoptie. Het is leuk als je dadelijk een Ferrari van een systeem hebt, maar je hebt er niet zoveel aan als mensen het niet kunnen gebruiken. Een team dat in week twee terugvalt op een spreadsheet, komt daar zelden vanzelf weer uit.
Sales Surge leverde meer dan 150 CRM-implementaties op, in Pipedrive, HubSpot en Zoho. We zijn Pipedrive Platinum Partner en sinds juli 2026 top 8 Pipedrive-partner wereldwijd. Die ervaring zit in hoe we Lumo inrichten. En omdat we Lumo zelf bouwen, weten we ook precies wat het wel en niet kan, en zeggen we dat vooraf.
Een implementatie uitbesteden betekent niet dat je de regie uit handen geeft. Jullie beslissen over het proces, wij vertalen het naar het systeem en laten bij elke fase zien wat er staat. Wil je eerst zelf een plan maken, lees dan een CRM invoeren in fases.
Zo loopt een implementatie
Vijf vaste fases. Je krijgt een oplevering per fase, geen grote oplevering aan het eind.
Intake
Een gesprek over je huidige situatie, doelen, systemen en wie waar last van heeft. Geen vragenlijst van drie pagina's.
Blueprint
Het hele ontwerp in 25 vaste onderdelen: nulmeting, pijplijnen, systeemlandschap en datastromen, koppelingen, velden, automatisering, dashboards en KPI's, toegang, compliance, migratie, doelen en een implementatieplan. Op een board dat je zelf kunt lezen, met een eigen feedbackruimte per afdeling.
Bouw
Inrichting, koppelingen, migratie en test. Met tussentijdse opleveringen per fase, zodat je ziet wat er staat voordat het volgende deel begint.
Overdracht
Uitleg op je eigen data, niet op een demo-omgeving. Per rol, zodat een accountmanager iets anders leert dan een servicemedewerker.
Nazorg
Een periode van hypercare waarin we vragen oppakken en kleine aanpassingen doen. Daarna optioneel een retainer, met een vast aanspreekpunt.
We beginnen bij de pipeline, omdat daar het meeste mis gaat. Elke fase krijgt een exitcriterium: wat moet waar zijn voordat een deal naar de volgende fase gaat. Elke fase krijgt een winkans en een instelling voor na hoeveel dagen een deal als stilstaand geldt. Zo zie je op het dealbord per fase het aantal, de waarde en de gewogen waarde, en een waarschuwing bij deals die te lang blijven liggen.
Velden houden we klein. Elk veld krijgt het juiste type, zoals keuze, bedrag, datum of gebruiker, en alleen wat echt altijd gevuld moet zijn, wordt verplicht. Verliesredenen en de productcatalogus zetten we in de instellingen, met facturatiefrequenties voor terugkerende producten.
Daarna komen de regels. Onder Begeleiding en regels zetten we regels voor datakwaliteit met de zwaarte tip, waarschuwing of blokkeren. Er zijn 8 standaardregels voor deals die je kunt installeren. In automatiseringen bouwen we de stappen die nu met de hand gaan, zoals een taak voor de eigenaar als een deal stilvalt of een eigenaar toewijzen aan een nieuwe lead.
- Fases met exitcriteria, winkans en stilstand
- Velden van het juiste type, alleen verplicht waar nodig
- Regels voor datakwaliteit, ook blokkerend
- Automatiseringen voor handwerk dat nu blijft liggen
Elke gebruiker koppelt zijn eigen Gmail. Alleen mail met bekende contacten wordt opgeslagen, standaard 90 dagen terug, en per verbinding kies je of hij privé is of voor het team zichtbaar. Wie vanuit Lumo wil versturen, geeft Google één keer extra toestemming met Rechten uitbreiden. Google Agenda synchroniseert twee kanten op.
Werkt je team met Outlook, dan richten we het persoonlijke BCC-adres in. Dat werkt met elk mailprogramma: zet het in Bcc of stuur een mail door, en hij komt op de juiste persoon, organisatie en deal. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning.
Voor campagnes bevestigen we je afzenderdomein met een DNS-record en zetten we afzenders met een antwoordadres klaar. Expliciete toestemming vereisen staat standaard aan. We zetten je bestaande mailings om naar HTML-sjablonen met de verplichte afmeldlink.
Formulieren bouwen we in webformulieren, met de koppeling naar CRM-velden, verborgen velden voor je campagnebronnen en double opt-in voor aanmeldingen.
- Gmail en Google Agenda per gebruiker
- Het BCC-adres voor wie Outlook gebruikt
- Afzenderdomein en sjablonen voor campagnes
- Formulieren met bron en toestemming
Gebruik je de helpdesk, dan richten we ticketstatussen, toewijzing, macro's en SLA-doelen in. Per prioriteit een doel voor de eerste reactie en voor het oplossen, met kantooruren en feestdagen, en een waarschuwing bij 75 procent. Na het oplossen gaat er een tevredenheidsvraag uit. Het klantportaal en de kennisbank zetten we klaar als je die wilt gebruiken.
Daarnaast regelen we het beheer. Iedereen krijgt een rol: eigenaar, beheerder, lid of lezer. Tweestapsverificatie kan verplicht worden voor beheerders. Per werkruimte zetten we de onderdelen aan die je gebruikt, uit 14 modules, zodat het menu niet voller is dan nodig. De AI-assistent staat standaard uit en gaat alleen aan als een beheerder dat kiest.
We lopen ook de privacyinstellingen met je door: bewaartermijnen, het register van verzoeken en het auditlog onder Privacy en logboek. De data staat in Londen, in het Verenigd Koninkrijk. Meer bij beveiliging en privacy.
- Ticketstatussen, macro's en SLA per prioriteit
- Rollen en verplichte tweestapsverificatie voor beheerders
- Alleen de modules die je gebruikt
- AI-assistent pas aan na een besluit van een beheerder
Wat er in een implementatie zit
Blueprint in 25 onderdelen
Van nulmeting tot implementatieplan, op een board dat je zelf leest, met feedback per afdeling.
Migratie
Uit Pipedrive met de importwizard en een proefrun, uit andere systemen met de hand. Zie CRM-migratie laten doen.
Opschonen
Dubbele personen en organisaties samenvoegen in de duplicatencontrole, met een logboek en ongedaan maken.
Dashboards
Rapporten met KPI, trechter, staafjes of tabel, met doellijnen, gedeeld met het team of privé.
Rondleidingen en kennisgidsen
Rondleidingen en checklists in het product, en gidsen in Markdown over hoe jullie het doen, toegewezen per persoon.
Training per rol
Sales, service, marketing en beheer elk apart, op je eigen data.
Hypercare
Een periode na de oplevering waarin we vragen oppakken en kleine aanpassingen doen.
Adoptie meten
Voortgang op rondleidingen en checklists en een adoptiescore, zodat je ziet wie het systeem nog niet gebruikt.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel, als voorbeeld: een groothandel in verpakkingsmateriaal met 12 accountmanagers, een binnendienst van 5 mensen en een klantenservice van 3. Ze werken nu met een verouderd CRM, Excel-lijsten en een gedeelde mailbox voor serviceaanvragen.
In de intake blijkt dat de directie vooral één ding wil: weten wat er de komende drie maanden binnenkomt. De accountmanagers willen minder invullen. De klantenservice wil dat vragen niet meer in een gedeelde mailbox verdwijnen.
De blueprint legt twee pijplijnen vast, Nieuwe klanten en Bestaande klanten, met vijf fases elk en een exitcriterium per fase. Op de deal komen zes velden, waarvan twee verplicht. De binnendienst krijgt een automatisering die een taak maakt als een deal tien dagen stilstaat. De klantenservice gaat naar de helpdesk, met een SLA-doel van vier kantooruren voor de eerste reactie op hoge prioriteit.
Bij de bouw komt eerst de pipeline, dan de migratie, dan de helpdesk. Na elke fase kijkt de salesmanager mee. Bij de overdracht krijgen accountmanagers, binnendienst en klantenservice elk een eigen training van een dagdeel, op hun eigen klanten. In de weken daarna laat de adoptiescore zien dat twee accountmanagers de rondleiding nog niet hebben afgerond. Die krijgen een kort gesprek, geen mail.
Een dashboard met de gewogen waarde per fase en de deals die stilstaan, geeft de directie het overzicht waar het om begon. Dit is een voorbeeld, geen klantcase. Bij jou zien de keuzes er anders uit.
Zo bereid je een implementatie voor
- Bepaal wie bij jullie beslist over het proces, één persoon is genoeg
- Schrijf op welke vragen het CRM over drie maanden moet kunnen beantwoorden
- Maak een lijst van de systemen die er nu zijn en wat ermee moet
- Verzamel de lijsten en exports die mee moeten
- Bepaal per team wie er met Lumo gaat werken en in welke rol
- Ga na wie Gmail gebruikt en wie Outlook, zodat we mail goed inrichten
- Plan tijd voor feedback op de blueprint
- Plan de trainingen in de week van de oplevering
- Spreek af hoe je adoptie meet, en wie het opvolgt
Hoe het samenhangt
De migratie zelf staat uitgewerkt bij CRM-migratie laten doen, en het draaiboek voor een overstap uit Pipedrive bij overstappen van Pipedrive. Hoe je zorgt dat het team het systeem blijft gebruiken, lees je in CRM-adoptie verhogen en bij CRM-adoptie en begeleiding. Wie Sales Surge is, staat bij over ons. Welke koppelingen er zijn, staat bij integraties.
Wat je moet weten
Een implementatie richt Lumo in zoals het vandaag is. Er is geen mobiele app, geen SSO en geen koppeling met een telefooncentrale. Gmail en Google Agenda synchroniseren, de koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning, en tot die tijd richten we het BCC-adres in. Offertes en de tekenpagina zijn in het Nederlands. Wat er niet in zit, zeggen we in de intake, niet na de oplevering. Over prijs: die hangt af van het aantal gebruikers, de onderdelen die je gebruikt en de migratie. Je krijgt een voorstel na de intake, en we factureren per fase voor de start van die fase.
Vragen over CRM implementatie en onboarding
Waarom een CRM implementatie uitbesteden?
Omdat een implementatie misgaat op ontwerp, data en adoptie, niet op de software. Een partner die dit vaker doet, kent de plekken waar het misgaat. Jullie houden de regie over het proces.
Hoe lang duurt een implementatie van Lumo?
Dat hangt af van het aantal teams, de onderdelen en de migratie. Na de intake krijg je een planning per fase.
Wat kost een implementatie?
Dat hangt af van het aantal gebruikers, de onderdelen en de migratie. Je krijgt een voorstel na de intake. We factureren per fase, voor de start van die fase.
Kunnen we Lumo ook zelf inrichten?
Ja. Alles wat we inrichten, zit in de instellingen van Lumo. Veel teams laten de blueprint en de migratie doen en richten de rest zelf in.
Trainen jullie op een demo-omgeving?
Nee, op je eigen data. Een accountmanager leert het beste met zijn eigen klanten.
Wat gebeurt er na de oplevering?
Een periode van hypercare waarin we vragen oppakken en kleine aanpassingen doen. Daarna kan het optioneel verder met een retainer en een vast aanspreekpunt.
Ons team gebruikt Outlook. Kunnen jullie dan implementeren?
Ja. Alles behalve de mail- en agendasynchronisatie staat los van je mailprogramma. We richten het BCC-adres in, en de koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning.
Is Sales Surge een CRM implementatie partner in Nederland?
Ja. Sales Surge is een Nederlands bedrijf, Pipedrive Platinum Partner en maker van Lumo. We werken in het Nederlands en het Engels.
Verder lezen
