Loop je beveiligingsvragen met ons door
Heb je een vragenlijst van je IT of van een klant? Neem hem mee naar de demo, dan lopen we hem samen door.
- Home
- Product
- Beveiliging en privacy
Beveiliging en AVG die je kunt nagaan
In een CRM staan je klanten, je deals en je mail. Op deze pagina staat precies hoe Lumo dat afschermt: wie wat mag, hoe je inlogt, hoe werkruimtes gescheiden zijn, wat er wordt gelogd en hoe je een AVG-verzoek afhandelt. En ook wat er nog niet is.
- Rollen: eigenaar, beheerder, lid, kijker
- Tweestapsverificatie, verplicht te maken voor beheerders
- Data in een datacenter in Londen
Waarom beveiliging in een CRM concreet moet zijn
Een inkoper of IT-verantwoordelijke stelt bij elk nieuw systeem dezelfde vragen. Waar staat de data? Wie kan erbij? Wat gebeurt er als een wachtwoord uitlekt? Kunnen we zien wie wat heeft veranderd? En als een klant vraagt om al zijn gegevens, of om gewist te worden, hoe doen we dat dan binnen een maand?
Op veel websites krijg je daar een rij logo's en de zin dat beveiliging "topprioriteit" is. Daar heb je niets aan als je een vragenlijst van een klant moet invullen. Je wilt weten welke rollen er zijn, of tweestapsverificatie verplicht kan, of het logboek te wijzigen is en wat er precies gebeurt bij een wisverzoek.
Daarom staat het hier concreet. Lumo heeft vier rollen. Inloggen gaat met e-mail en wachtwoord, en tweestapsverificatie met een authenticator-app kan per werkruimte verplicht worden voor beheerders. Elke werkruimte is in de database van alle andere gescheiden. Er is een logboek waar alleen regels bij komen. En onder Privacy en logboek handel je inzage- en wisverzoeken af, met een controle na afloop en een register dat niet te wijzigen is.
We noemen ook wat er niet is. Lumo heeft geen certificeringen en geen inloggen via SSO. Dat zeggen we liever hier dan in de vierde week van een selectietraject. Voor wie meer wil weten over mailings en toestemming binnen de AVG, is er onze gids over B2B-e-mailmarketing en de AVG.
Zo zet je een werkruimte veilig op
Deze stappen doe je als eigenaar of beheerder in de eerste week.
Team uitnodigen met de juiste rol
Nodig collega's uit als eigenaar, beheerder, lid of kijker. De uitnodiging werkt één keer en bevestigt meteen het e-mailadres.
Tweestapsverificatie aanzetten
Zet onder je account Tweestapsverificatie aan met een authenticator-app en bewaar de herstelcodes. Maak het daarna verplicht voor beheerders.
Bewaartermijnen instellen
Kies onder Privacy en logboek, tabblad Bewaartermijnen, hoe lang formulierantwoorden, afgesloten gesprekken, losse mail en bestanden en het logboek bewaard blijven.
Onderdelen en assistent bewust aanzetten
Zet alleen de onderdelen aan die je gebruikt. De AI-assistent staat standaard uit en zet je alleen aan als dat past bij je afspraken met klanten.
Logboek en sessies nalopen
Kijk in het Logboek wie wat deed en controleer bij Actieve sessies op welke apparaten je bent ingelogd.
Lumo kent vier rollen. Eigenaar en beheerder richten de werkruimte in: instellingen, het team en privacyverzoeken. Lid werkt in het CRM met deals, relaties, activiteiten en de rest. Kijker kan lezen maar niets veranderen. Onderdelen die alleen voor eigenaren en beheerders zijn, staan voor andere rollen niet in het menu.
Inloggen gaat met je e-mailadres en wachtwoord. Met tweestapsverificatie vraagt het inloggen daarnaast een zescijferige code uit een authenticator-app. Zo is een gestolen wachtwoord niet genoeg. Je krijgt herstelcodes die elk één keer werken, voor als je telefoon niet bij de hand is. Een werkruimte kan tweestapsverificatie verplicht maken voor beheerders, en die kunnen het dan niet zelf uitzetten.
Bij Actieve sessies zie je op welke apparaten je bent ingelogd, met wanneer ze laatst actief waren. Herken je er een niet, log hem dan op afstand uit en wijzig je wachtwoord. Na een wachtwoordherstel word je op alle apparaten uitgelogd.
- Rollen eigenaar, beheerder, lid en kijker
- Tweestapsverificatie met authenticator-app en herstelcodes
- Verplicht te maken voor beheerders
- Actieve sessies met uitloggen op afstand
Onder Privacy en logboek staan vijf tabbladen: Verzoeken, Register, Bewaartermijnen, Toestemmingen en Logboek. Vraagt iemand om inzage, dan zoek je de persoon en klik je op Pakket samenstellen. Je krijgt alles wat er over die persoon is: contactgegevens, deals, activiteiten, notities, tickets, berichten, e-mails en bestanden, als JSON en als CSV, met bestanden als bijlage tot een limiet.
Vraagt iemand om gewist te worden, dan kies je Anonimiseren of Volledig verwijderen. Anonimiseren vervangt naam, e-mailadressen, telefoonnummers en toestemming door neutrale plaatshouders, ook waar de naam letterlijk in een notitie staat. Verwijderen gaat verder en haalt ook notities, activiteiten, gesprekken en e-mails weg die alleen over die persoon gaan. Je bevestigt twee keer, door een vinkje te zetten en de naam te typen.
Na afloop controleert Lumo alle tabellen op resterende treffers en meldt het aantal. Het verzoek komt in het Register, zonder de gewiste gegevens zelf, en dat register kan niet worden aangepast. Van een gewist e-mailadres bewaart Lumo alleen een afgeleide code, zodat het adres niet via een formulier, import of gesprek terugkomt.
- Export van alles over een persoon als JSON en CSV
- Anonimiseren of volledig verwijderen, met dubbele bevestiging
- Controle na afloop op resterende treffers
- Register dat niet te wijzigen is en geblokkeerde adressen
Koppel je Gmail, dan bewaart Lumo alleen mail waarbij minstens één bekende relatie betrokken is. Van andere mail wordt de inhoud nooit opgehaald. Gekoppelde mail is standaard privé: alleen jij ziet hem, en dat wordt in de database afgedwongen. Je kunt een koppeling op team zetten, een gesprek uitsluiten en de koppeling verbreken met of zonder het wissen van de opgeslagen mail. Externe afbeeldingen in mail worden standaard geblokkeerd.
De AI-assistent staat per werkruimte uit tot een eigenaar of beheerder hem aanzet. Hij werkt met de rechten van de gebruiker, vraagt akkoord voor acties naar buiten en elke aanroep wordt gelogd. Standaard draait hij op Google Gemini, en je vraag en de gegevens die hij opvraagt gaan naar die aanbieder. Meer daarover staat bij de AI-assistent.
API-sleutels krijgen alleen de rechten die nodig zijn en kunnen verlopen. Webhooks gaan alleen naar publieke https-adressen en zijn ondertekend. Meer bij API en integraties.
- Gmail: alleen mail met bekende relaties, standaard privé
- Externe afbeeldingen standaard geblokkeerd
- AI-assistent standaard uit, akkoord per actie
- API-sleutels met rechten en einddatum
Wat er in beveiliging en privacy zit
Vier rollen
Eigenaar, beheerder, lid en kijker. Een kijker kan lezen maar niets veranderen.
Tweestapsverificatie
Code uit een authenticator-app, herstelcodes die elk één keer werken, verplicht te maken voor beheerders.
Scheiding per werkruimte
Elke tabel met klantdata draagt een werkruimte en wordt per rij afgeschermd. De app gebruikt databaserollen zonder speciale rechten.
Logboek
Wijzigingen en gebeurtenissen, alleen aan te vullen en niet te wijzigen. Filter op record, gebruiker en periode en exporteer als CSV.
Export per persoon
Alles over een persoon in één pakket, als JSON en CSV, met bestanden tot een limiet.
Wissen met controle
Anonimiseren of verwijderen met dubbele bevestiging, daarna een controle op resterende treffers.
Bewaartermijnen
Per soort gegevens, met dagelijkse opschoning. Het logboek minimaal 90 dagen.
Toestemmingen
Overzicht in aantallen: met en zonder toestemming, zonder datum, bevestiging gevraagd en geblokkeerd.
Voorbeeld: een wisverzoek binnen een kwartier afgehandeld
Stel: een adviesbureau met 20 medewerkers krijgt een mail van een oud-contactpersoon van een klant. Hij werkt er niet meer en wil dat al zijn gegevens worden verwijderd. Dit is een voorbeeld van hoe de beheerder dat in Lumo afhandelt.
Ze opent Privacy en logboek en zoekt op zijn e-mailadres. Eerst maakt ze met Pakket samenstellen een export, voor het geval hij ook om inzage vraagt. Het pakket noemt hoeveel e-mails en bestanden erin zitten.
Dan kiest ze Volledig verwijderen. Lumo meldt dat de persoon op een gewonnen deal staat die het bureau moet bewaren. Verwijderen kan dan niet, maar anonimiseren wel. Ze kiest Anonimiseren, zet het vinkje dat ze begrijpt dat het niet terug kan en typt zijn naam. Naam, e-mailadressen, telefoonnummers en toestemming worden vervangen, ook in notities waar zijn naam letterlijk stond. De deal blijft bestaan, zonder dat te herleiden is om wie het ging.
De controle na afloop meldt nul resterende treffers. In het Register staat het verzoek met datum, uitkomst en wie het afhandelde, zonder de gewiste gegevens. Zijn e-mailadres staat bij de geblokkeerde adressen. Vult hij over een jaar per ongeluk een formulier in, dan komt hij niet als nieuwe persoon terug zonder nieuwe, uitdrukkelijke toestemming.
De beheerder antwoordt hem dat het is afgehandeld. In het Logboek is terug te zien wie wat deed en wanneer.
Zo richt je beveiliging en privacy in
Loop deze punten langs voordat het hele team in Lumo werkt.
- Geef elke collega de laagste rol waarmee hij zijn werk kan doen.
- Zet tweestapsverificatie aan voor je eigen account en maak het verplicht voor beheerders.
- Laat iedereen zijn herstelcodes op een veilige plek bewaren.
- Stel bewaartermijnen in voor formulierantwoorden, afgesloten gesprekken, losse mail en bestanden en het logboek.
- Spreek af wie AVG-verzoeken afhandelt en binnen welke termijn.
- Bekijk het tabblad Toestemmingen en vraag opnieuw toestemming waar de datum ontbreekt.
- Zet de AI-assistent alleen aan na een bewuste keuze over het model en de voorwaarden.
- Maak per koppeling een eigen API-sleutel met alleen de rechten die nodig zijn.
- Loop elk kwartaal het Logboek en de lijst met teamleden en rollen na.
Hoe beveiliging samenhangt met de rest van Lumo
Beveiliging zit in elk onderdeel. Bij e-mail en Gmail bepaal je per koppeling of mail privé of voor het team is. Bij e-mailcampagnes wordt toestemming gecontroleerd op het moment van verzenden en geldt een afmelding voor de hele werkruimte. Bij dubbele relaties kies je bij het samenvoegen de strengste waarde voor toestemming, zodat een afmelding niet verdwijnt.
De AI-assistent en de API werken met dezelfde rollen en rechten. Staan er nog vragen open, kijk dan bij de veelgestelde vragen of plan een demo.
Wat je moet weten over beveiliging
Lumo heeft geen certificeringen en geen inloggen via SSO, Google of passkeys. Gebruik daarom tweestapsverificatie en maak die verplicht voor beheerders. De data staat in een datacenter in Londen, in het Verenigd Koninkrijk. Er is elke dag een back-up. Rollen gelden voor de hele werkruimte: iedereen met toegang ziet alle records daarin, ook de deals van een collega.Bij een wisverzoek valt privémail van een collega die niet voor het team is gedeeld buiten de wisactie. Vraag ons in de demo gerust door op elk van deze punten.
Veelgestelde vragen over beveiliging en privacy
Waar staat mijn data?
In een datacenter in Londen, in het Verenigd Koninkrijk. Niet in Nederland of op het Europese vasteland. Er is elke dag een back-up.
Ondersteunt Lumo tweestapsverificatie?
Ja, met een code uit een authenticator-app en herstelcodes. Een werkruimte kan het verplicht maken voor beheerders.
Kan ik inloggen met SSO of Google?
Nee, nog niet. Inloggen gaat met e-mail en wachtwoord, met tweestapsverificatie erbij.
Welke rollen zijn er?
Eigenaar, beheerder, lid en kijker. Een kijker kan lezen maar niets veranderen. Rechten per record, zoals deals die alleen de eigenaar ziet, zijn er nog niet.
Kan ik zien wie wat heeft veranderd?
Ja, in het Logboek onder Privacy en logboek. Je filtert op soort, type record, record, gebruiker en periode en exporteert als CSV. Regels in het logboek kunnen niet worden aangepast.
Hoe handel ik een AVG-verzoek om inzage af?
Zoek de persoon onder Privacy en logboek en klik op Pakket samenstellen. Je krijgt alle gegevens als JSON en CSV, met bestanden tot een limiet.
Hoe wis ik iemand volgens de AVG?
Kies Anonimiseren of Volledig verwijderen en bevestig twee keer. Lumo controleert daarna op resterende gegevens en zet het verzoek in het register. Staat iemand op een gewonnen deal die je moet bewaren, dan kan anonimiseren wel en verwijderen niet.
Heeft Lumo een ISO- of SOC-certificering?
Nee. We claimen geen certificeringen. Deze pagina beschrijft wat er wel is, zodat je dat zelf kunt beoordelen.
Gaat mijn data naar een AI-aanbieder?
Alleen als een beheerder de AI-assistent aanzet. Dan gaan je vraag en de opgevraagde gegevens naar de aanbieder van het model, standaard Google Gemini.
Verder lezen
