Activiteiten en agenda die je dag voor je klaarzetten

Vraag een verkoper wat hij morgen moet doen, en het antwoord komt uit vier plekken. Een paar afspraken staan in zijn agenda. Een terugbelactie staat op een geeltje. Een offerte die hij nog moet nalopen, onthoudt hij. En in het CRM staan taken van drie weken geleden die hij nooit heeft afgevinkt, omdat ze toch al gedaan waren. Dus vertrouwt niemand de takenlijst, en kijkt iedereen in zijn agenda.

Dat werkt zolang de verkoper niet ziek is, niet op vakantie gaat en niet vertrekt. Daarna weet niemand welke klant op een belletje wacht. Een salesmanager die wil weten of er na elke demo een vervolgafspraak staat, moet het per deal opzoeken. En afspraken die in de agenda staan, komen nooit in het CRM, dus lijkt het alsof er met een klant al weken niets is gebeurd.

Het probleem is meestal niet discipline. Het is dat activiteiten in het CRM los staan van de agenda en los van de deal. Wie een afspraak in Google Agenda zet, moet hem daarna nog eens in het CRM tikken. Wie een taak in het CRM maakt, ziet hem niet terug op de plek waar hij zijn dag plant. Dubbel werk wordt overgeslagen, en dan klopt geen van beide.

In Lumo is een activiteit altijd gekoppeld aan een persoon, organisatie, deal of lead. Hij heeft een type, een eigenaar, een datum en een status. Het scherm Vandaag zet je taken, je leads die opvolging nodig hebben en je stilstaande deals bij elkaar. En Google Agenda synchroniseert in twee richtingen: een afspraak met een bekende klant in je agenda wordt een activiteit op de juiste deal, en een belafspraak die je in Lumo plant, komt in je agenda. Zo hoef je het maar één keer vast te leggen. Waarom snelle opvolging zoveel uitmaakt, lees je in de gids leads opvolgen.

Een voorbeeld, geen klantcase. Stel: een marketingbureau met vijf accountmanagers. Ze plannen klantafspraken in Google Agenda en werken in Lumo met de pijplijn Nieuwe opdrachten.

Maandag. Een klant plant zelf een afspraak via de uitnodiging van een accountmanager. Omdat de contactpersoon als persoon in Lumo staat, wordt de afspraak een activiteit van het type afspraak, gekoppeld aan de persoon, de organisatie en de open deal "Campagne voorjaar". De accountmanager hoeft niets over te tikken.

Dinsdag. Na de afspraak plant ze op de deal twee activiteiten: een taak "voorstel schrijven" met deadline vrijdag en een belafspraak "voorstel doorlopen" volgende week dinsdag om 10 uur. De belafspraak komt meteen in haar Google Agenda. De taak staat alleen in Lumo.

Woensdag. Een automatisering heeft een taak aangemaakt op een andere deal, die al veertien dagen in de fase Offerte staat. De taak staat op Vandaag, met de deal eronder als stilstaand. Ze belt, de klant vraagt om een week uitstel. Ze vinkt de taak af en schuift de volgende belafspraak in de kalender met Alt en pijl omlaag een week op.

Donderdag. Een collega is ziek. De teamleider filtert de lijst Activiteiten op die eigenaar, selecteert de zes belafspraken van vandaag en wijst ze in één keer aan zichzelf toe.

Vrijdag. De taak "voorstel schrijven" is af. Op de tijdlijn van de deal staan nu de afspraak van maandag, de afgevinkte taak en de geplande belafspraak, in volgorde. Wie de deal opent, weet precies waar het staat.

Activiteiten staan op de tijdlijn van relaties en deals, en de volgende stap op een dealkaart is de eerstvolgende activiteit. Leads die opvolging nodig hebben komen uit leadbeheer. Mail met dezelfde klant staat via Gmail op hetzelfde record. Met automatiseringen maak je activiteiten zonder dat iemand eraan hoeft te denken. En welke koppelingen Lumo verder heeft, staat op integraties.