Zie je eigen accounts en offertes in Lumo
In de demo zetten we een paar van je ketens, je bezoekplanning en een projectofferte in Lumo, en bespreken we hoe je ERP erbij komt.
- Home
- Voor wie
- Groothandel
Een CRM voor groothandel die accounts beheert, niet alleen deals
In een groothandel komt de meeste omzet van klanten die je al hebt. Lumo zet die accounts centraal: met hun vestigingen en contactpersonen, de bezoeken van de buitendienst, de offertes van de binnendienst en de vragen die daarna komen. Je ERP blijft de plek voor orders en voorraad.
- Moederorganisaties voor ketens en vestigingen
- Offertes uit je productcatalogus
- Bezoeken en belafspraken in één agenda
Hoe een groothandel verkoopt
Een groothandel of distributeur verkoopt op twee manieren tegelijk. Er is de dagelijkse stroom: vaste klanten die bestellen via een webshop, EDI, de telefoon of de binnendienst. Die stroom zit in het ERP en daar hoort hij ook. En er is het commerciële werk eromheen: nieuwe accounts openen, een assortiment uitbreiden bij een bestaande klant, een projectofferte voor een grote levering, prijsafspraken voor volgend jaar en klanten terughalen die stilletjes minder zijn gaan bestellen.
Dat tweede deel zit vaak nergens. De buitendienst heeft het in een notitieboek of in zijn hoofd. De binnendienst maakt offertes in Excel of in het ERP en weet niet wat de vertegenwoordiger vorige week bij dezelfde klant heeft beloofd. En de salesmanager ziet pas aan het eind van het kwartaal, in de omzetcijfers, dat een grote klant de helft minder heeft afgenomen.
Herkenbaar is deze situatie. Een vertegenwoordiger bezoekt een installateur met drie vestigingen. Hij hoort dat de klant een tweede leverancier heeft gevraagd voor een productgroep. Hij noteert het, maar de notitie komt nooit bij de binnendienst. Twee weken later belt diezelfde klant de binnendienst voor een offerte, krijgt de standaardprijs, en bestelt bij de concurrent.
Het gaat zelden mis op productkennis. Het gaat mis op de overdracht tussen buitendienst, binnendienst en management.
Lumo is gebouwd voor dat commerciële deel. Een klant is een organisatie met vestigingen eronder, contactpersonen en een tijdlijn. Bezoeken en belafspraken zijn activiteiten in één agenda. Een projectofferte maak je als offerte uit de productregels op een deal. En een rapport laat zien welke accounts aandacht nodig hebben. Orders, prijzen en voorraad blijven in het ERP.
Zo werkt het in Lumo
De namen van schermen en statussen zijn die uit de app.
De dag begint op Vandaag
Het scherm Vandaag toont de bezoeken en belafspraken van de dag, leads om op te volgen en deals die stilstaan. Zo weet een accountmanager waar hij moet beginnen.
Bezoek vastleggen op de klant
Na een bezoek rond je de activiteit af en schrijf je een notitie op de organisatie. Een belangrijke afspraak zet je vast bovenaan de tijdlijn, zodat de binnendienst hem ziet.
Een kans wordt een deal
Een uitbreiding van het assortiment of een projectlevering wordt een deal in de pipeline, met een Volgende stap en een verwachte sluitdatum.
Offerte uit de productregels
De binnendienst zet producten met aantal, prijs en korting op de deal. De offerte neemt die regels over, krijgt een nummer zoals OFF-2026-0001 en gaat met een tekenlink via Gmail naar de klant.
Gewonnen en terug naar het ERP
Je zet de deal op Gewonnen. Een webhook kan je ERP laten weten dat er een getekende offerte is, zodat de order daar verder gaat.
Voorbeeldpipeline voor projectoffertes met exitcriteria
Veel groothandels gebruiken twee pipelines: een voor nieuwe accounts en een voor grotere offertes bij bestaande klanten. Dit is de tweede.
Aanvraag (10 procent)
Exitcriterium: je weet om welke producten, welke hoeveelheden en welke leverdatum het gaat. Verouderd na 3 dagen, want een offerteaanvraag wacht niet.
Offerte uitgebracht (30 procent)
Exitcriterium: de offerte is verstuurd met alle regels, de geldigheidsdatum en de leveringsvoorwaarden.
Opvolging (50 procent)
Exitcriterium: de klant heeft gereageerd op prijs en levertijd. Verouderd na 7 dagen, zodat een vergeten offerte opvalt.
Onderhandeling (75 procent)
Exitcriterium: aantallen en prijs liggen vast. Wijzigt er iets, dan maak je de oude offerte ongeldig en stuur je een nieuwe versie.
Gewonnen
De klant heeft getekend of schriftelijk akkoord gegeven. De order gaat verder in het ERP.
Verloren
Met een reden: Prijs, Levertijd, Niet op voorraad, Andere leverancier. Na een kwartaal zie je of je op prijs of op levertijd verliest.
Een groothandel levert vaak aan ketens. Het hoofdkantoor maakt de prijsafspraak, de vestigingen bestellen zelf, en elke vestiging heeft eigen contactpersonen. Als je die als losse klanten bijhoudt, zie je nooit wat een keten in totaal betekent.
In Lumo kan een organisatie een moederorganisatie hebben. Het hoofdkantoor staat bovenaan, de vestigingen eronder. Een inkoper die voor meerdere vestigingen werkt, koppel je aan elk van die organisaties, met één als hoofdorganisatie. Per persoon leg je meerdere e-mailadressen en telefoonnummers vast.
Op elke organisatie staat een tijdlijn met bezoeken, mail, notities en bestanden. Labels met kleuren, zoals A-klant of Keten, maken een lijst in één oogopslag leesbaar. Met opgeslagen filters bewaar je een weergave zoals Alle A-klanten in Noord-Nederland zonder bezoek dit kwartaal.
- Moederorganisatie voor hoofdkantoor en vestigingen
- Personen bij meerdere organisaties
- Labels, opgeslagen filters en weergaven
- Export naar CSV voor een snelle analyse
De buitendienst leeft in zijn agenda. Daarom staan bezoeken, belafspraken en taken in Lumo in dezelfde agenda, gekoppeld aan de klant.
Een activiteit is een gesprek, meeting, taak, e-mail, deadline of iets anders. Je koppelt hem aan een persoon, organisatie, deal of lead. In de agendaweergave sleep je een bezoek naar een andere dag, of schuif je hem met Alt en een pijltjestoets een dag of een week op.
Met de tweerichtingssynchronisatie met Google Agenda komen afspraken met bekende contacten als meeting in Lumo, op de juiste klant. Je eigen bezoeken in Lumo gaan naar de Google-agenda die je kiest. Lumo stuurt zelf nooit uitnodigingen. Werkt je buitendienst in Outlook, dan plant hij de bezoeken in Lumo zelf. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning.
- Zes activiteitstypen, ook zonder datum
- Slepen in de agenda en sneltoetsen
- Tweerichtingssync met Google Agenda, tot 10 agenda's
- Privéafspraken en focustijd worden overgeslagen
Voor de dagelijkse orders heb je geen CRM nodig. Voor de grote offertes wel: een projectlevering, een nieuw assortiment bij een keten, een jaarafspraak. Dat zijn de offertes waar een vertegenwoordiger achteraan moet.
In de instellingen staat je productcatalogus. Op een deal zet je producten met aantal, prijs en korting. De dealwaarde is de som van de regels. Een jaarafspraak met maandelijkse levering zet je als regel per maand, met twaalf termijnen.
De offerte neemt de regels van de deal over, met btw, een inleiding, voorwaarden en een geldigheidsdatum. De PDF krijgt je eigen logo en dat van de klant. Je verstuurt hem via Gmail met een tekenlink. De klant tekent met een code per mail, en de getekende PDF met bewijspagina komt op de deal.
- Productcatalogus in de instellingen
- Aantal, prijs, korting en facturatiefrequentie per regel
- Valuta per deal voor export
- Auditlog met hashketen bij elke offerte
Voorbeeldvelden voor een groothandel
Eigen velden maak je op organisaties, personen, deals, leads, tickets en activiteiten, met typen zoals keuze, bedrag, getal, datum en gebruiker.
Klantsegment
Keuzeveld A, B of C op de organisatie. De basis voor je bezoekfrequentie.
Debiteurnummer
Tekstveld op de organisatie, gelijk aan het nummer in het ERP. Zo vindt een koppeling via de API de juiste klant.
Omzet vorig jaar
Bedragveld dat je ERP via de API bijwerkt. Rapporten groeperen er accounts op.
Productgroepen
Meerkeuzeveld met de groepen die de klant bij je afneemt.
Binnendienst
Gebruikersveld op de organisatie, naast de accountmanager als eigenaar.
Regio
Keuzeveld voor de rayonindeling van de buitendienst.
Prijsafspraak tot
Datumveld op de organisatie voor de jaarlijkse prijsronde.
Leverancier van concurrent
Tekstveld op de deal. Bij verlies weet je tegen wie.
Automatiseringen en rapporten voor een groothandel
Automatiseringen zijn regels die reageren op een gebeurtenis. Een deal die wordt aangemaakt, van fase wisselt, gewonnen of verloren wordt. Een nieuwe lead, persoon of organisatie. Een afgeronde activiteit. Of een deal of lead die een aantal dagen stilstaat. De regel maakt een activiteit of notitie, werkt een veld bij, wijst een eigenaar toe of zet een label. Mail versturen doet hij niet. Met een proefrun zie je eerst wat hij zou doen.
Regels die groothandels vaak gebruiken:
- Deal staat zeven dagen stil in Offerte uitgebracht: maak een belafspraak voor de binnendienst.
- Organisatie aangemaakt: wijs hem toe aan de accountmanager van de regio.
- Bezoek afgerond: maak een taak Vervolgbezoek over 60 dagen.
- Deal verloren met reden Prijs: zet het label Prijsgevoelig op de deal.
In rapportages maak je de overzichten waar een salesmanager op stuurt. Offertes uitgebracht en gewonnen per accountmanager. Verloren redenen per kwartaal. Bezoeken per accountmanager per week, uit de activiteiten. En de gewogen pipeline per regio. Elke grafiek klik je door naar de records erachter. Exporteren naar CSV kan ook, voor wie het in Excel naast de ERP-cijfers wil leggen.
Voor productnieuws en acties gebruik je e-mailcampagnes naar een segment, bijvoorbeeld alle B-klanten in een regio, met afmeldlink en toestemmingscheck.
Een voorbeeld: een technische groothandel met 12 accountmanagers
Stel: een groothandel in installatiematerialen met vier vestigingen. Noem hem voor dit voorbeeld Technikon. Er zijn 12 accountmanagers in de buitendienst, 8 mensen in de binnendienst en een salesmanager. Orders lopen via de webshop en het ERP.
Technikon zet alle klanten als organisatie in Lumo, met het debiteurnummer uit het ERP in een eigen veld. Ketens krijgen een moederorganisatie met de vestigingen eronder. Elke organisatie heeft een segment A, B of C. Een script van de eigen IT-afdeling zet elke nacht de omzet van vorig jaar via de API in het veld Omzet vorig jaar.
Elke accountmanager plant zijn bezoeken in de agenda van Lumo. Wie met Google Agenda werkt, ziet ze ook daar. Na een bezoek rondt hij de activiteit af en schrijft een korte notitie. Een regel maakt dan een vervolgbezoek over 60 dagen. Zo ligt de bezoekfrequentie vast zonder dat iemand een lijstje bijhoudt.
De binnendienst maakt grote offertes als deal in de pipeline Projectoffertes. Een offerte die zeven dagen in Offerte uitgebracht ligt, levert een belafspraak op. De salesmanager kijkt elke maandag naar een dashboard met openstaande offertes per accountmanager, verloren redenen en bezoeken van de afgelopen week. Een A-klant zonder bezoek in de laatste 60 dagen vindt hij met een opgeslagen filter. Dat is het gesprek dat hij in de salesmeeting voert, niet de omzet van vorig kwartaal.
Zo richt je Lumo in voor een groothandel
Dit is de volgorde die we bij een implementatie aanhouden.
- Leg alle klanten vast als organisatie, met het debiteurnummer uit het ERP.
- Bouw de klantbomen: hoofdkantoor als moederorganisatie, vestigingen eronder.
- Maak de velden Klantsegment, Regio, Productgroepen en Binnendienst.
- Maak twee pipelines: nieuwe accounts en projectoffertes.
- Vul de productcatalogus met de artikelen of artikelgroepen die je offreert.
- Laat de buitendienst bezoeken plannen in de agenda van Lumo, gekoppeld aan Google Agenda.
- Zet de regels voor vervolgbezoek en offerteopvolging aan, na een proefrun.
- Koppel je ERP via de API of webhooks voor omzetvelden en gewonnen offertes.
- Bouw een dashboard voor de wekelijkse salesmeeting.
Hoe het samenhangt
Wat je moet weten als groothandel
Lumo is geen ERP en geen orderportaal. Orders, voorraad, prijslijsten per klant en facturen blijven in je ERP. Een kant-en-klare koppeling met een ERP is er niet. Met de API en webhooks zet je omzet en debiteurnummers in Lumo, en laat je je ERP reageren op een gewonnen offerte. Dat bouwt je eigen IT of wij samen met je. Een CSV-import is er nog niet, dus een eerste klantenbestand zetten we via de API klaar. Er is geen mobiele app. Lumo werkt in de browser, ook op een tablet, maar het scherm voor productregels is nog niet voor mobiel gemaakt. Offertes zijn in het Nederlands. Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning, en tot die tijd zet je het BCC-adres in een mail om hem op de klant te krijgen.
Vragen over een CRM voor groothandel
Koppelt Lumo met ons ERP?
Niet kant-en-klaar. De REST API leest en schrijft personen, organisaties, deals, leads en activiteiten. Webhooks laten je ERP reageren op wat er in Lumo gebeurt, zoals een gewonnen deal.
Kan ik zien welke klanten minder bestellen?
De orderdata zit in je ERP. Zet je de omzet per jaar of per kwartaal via de API in een eigen veld, dan bouw je in rapporten en filters een lijst van accounts die dalen.
Hoe plant de buitendienst bezoeken?
Als activiteiten in de agenda van Lumo, gekoppeld aan de klant. Met Google Agenda gaat dat twee kanten op. Een regel kan na elk afgerond bezoek een vervolgbezoek plannen.
Werkt Lumo als we Outlook gebruiken?
Gmail en Google Agenda synchroniseren vandaag. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning. Tot die tijd zet je het BCC-adres in Bcc of stuur je een mail door, en komt hij op de juiste klant. Pipeline, offertes en rapporten staan los van je mailprogramma.
Kan ik ketens met vestigingen vastleggen?
Ja. Een organisatie kan een moederorganisatie hebben. Zo hangen vestigingen onder het hoofdkantoor, elk met eigen contactpersonen en deals.
Is er een app voor de buitendienst?
Nee. Lumo is een webapp die in de browser werkt. Op een tablet of telefoon open je hem in de browser, maar niet elk scherm is al voor mobiel gemaakt.
Kan ik mijn klantenbestand importeren?
Een CSV-import is er nog niet. Uit Pipedrive importeren kan wel met de wizard. Andere bronnen zetten we via de API klaar, bijvoorbeeld bij een migratie door Sales Surge.
Wat kost Lumo voor een groothandel?
De prijs hangt af van het aantal gebruikers en de onderdelen die je aanzet. Prijzen
Verder lezen
