Wie zou die klant nog bellen?

Het scherm Vandaag is de plek waar je je dag begint. Je ziet je taken en afspraken van vandaag, de leads die op opvolging wachten, de deals die te lang in hun fase staan, de tickets waarvan de reactietijd bijna om is en de campagnes die vandaag lopen of starten. Je hoeft dus niet eerst vijf lijsten langs om te weten waar je moet beginnen.

Wat er op Vandaag staat, komt uit de rest van het systeem. Een deal staat er omdat hij langer stilstaat dan je voor die fase hebt ingesteld. Een ticket staat er omdat de afspraak over reactietijd voor 75 procent verbruikt is. Een activiteit staat er omdat jij of een collega hem op vandaag heeft gezet. Zie je iets wat er niet hoort, dan klik je door naar het record en pas je het daar aan.

Werk je met helpdesk of campagnes niet, dan zet je die onderdelen uit en verdwijnen ze ook van dit scherm.

• Taken, afspraken en belafspraken van vandaag, met wat te laat is bovenaan
• Leads die opvolging nodig hebben en stilstaande deals
• Tickets die hun reactietijd dreigen te missen
• Campagnes die vandaag verstuurd worden of gepland staan

Het dealbord laat per fase het aantal deals, de waarde en de gewogen waarde zien. Elke fase heeft een eigen kans op winst en een eigen termijn waarna een deal als verouderd geldt. Staat een deal te lang stil, dan zie je op de kaart hoeveel dagen hij al in die fase staat en hoeveel dagen te lang. Je sleept een deal naar de volgende fase, of je gebruikt Verplaatsen als je liever met het toetsenbord werkt.

Producten op een deal rekenen zelf de dealwaarde uit. Je zet een aantal, een prijs, een korting en een facturatie per regel: eenmalig, per week, per maand, per kwartaal, per halfjaar of per jaar. Elke faseovergang wordt bewaard met de tijd die de deal in de vorige fase stond. Een verloren deal vraagt om een reden van verlies, zodat je later ziet waarom je verliest en niet alleen hoe vaak.

Leads zitten in een eigen inbox, met statussen van Nieuw tot Gekwalificeerd. Een lead zet je precies één keer om naar een deal. Meer hierover op pipelinebeheer en leadbeheer.

• Meerdere pijplijnen met eigen fases, kans op winst en stilstandtermijn
• Totalen per fase en een volledig faseverloop per deal
• Productregels met korting en terugkerende facturatie
• Verliesredenen die je zelf beheert in de instellingen

Koppel je Gmail en mail met bekende contacten komt vanzelf bij de persoon, de organisatie en de deal te staan. Bij de eerste synchronisatie kijkt Lumo standaard 90 dagen terug. Mail met mensen die niet in het CRM staan, wordt niet opgehaald, en van die mail wordt de tekst ook nooit gelezen. Dat houdt het CRM schoon en je privémail privé. Per koppeling kies je of alleen jij de mail ziet of je hele team.

Je verstuurt vanaf de deal uit je eigen mailbox, met de contactpersoon al ingevuld. Velden als voornaam en organisatie vul je in met één klik, en een sjabloon uit je campagnes kun je hergebruiken voor een persoonlijke mail. Google Agenda synchroniseert in twee richtingen: afspraken met bekende contacten worden afspraken in Lumo, en je eigen afspraken uit Lumo komen in je agenda.

Werk je met Outlook of Microsoft 365, dan ben je ook welkom. De koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning. Vandaag gebruik je het persoonlijke BCC-adres, dat met elk mailprogramma werkt, of je legt een mail met de hand vast. Alles over mail lees je op e-mail en Gmail.

• Alleen mail met bekende contacten wordt opgeslagen
• Versturen uit je eigen Gmail, tot 200 mails per dag per gebruiker
• Een persoonlijk BCC-adres dat met elk mailprogramma werkt
• Tweerichting synchronisatie met Google Agenda

Een offerte maak je op de deal. De regels zijn een momentopname van de producten op de deal, dus wat je in het gesprek hebt besproken staat er meteen in. Lumo nummert de offertes per werkruimte en per jaar, zoals OFF-2026-0001, en zet btw, een introductietekst, voorwaarden en een geldigheidsdatum erbij. De PDF draagt jouw logo en het logo van de klant.

De offerte gaat via je eigen Gmail de deur uit, met de PDF als bijlage en een link om te tekenen. De ontvanger krijgt een code van zes cijfers per mail, typt zijn naam en vinkt akkoord aan. Hij kan ook weigeren. Na het tekenen krijgt de PDF een bewijspagina met tijd, IP-adres, apparaat en een SHA-256-hash, en komt er een notitie op de deal.

Wat je moet weten: de offerte, de mail aan de klant en de tekenpagina zijn Nederlandstalig, ook als je Lumo in het Engels gebruikt. En het is een getypte naam met een code per mail, geen gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor de meeste B2B-offertes is dat precies genoeg. Alles over offertes en digitaal tekenen.

• Nummering per werkruimte en jaar
• PDF met jouw logo en dat van de klant
• Tekenen met een code van zes cijfers per mail
• Auditlog met hashes en een controle op de keten

Tickets, het klantportaal, de kennisbank en live chat zitten in hetzelfde systeem als je deals. Tickets komen binnen uit een mailbox, het portaal of een chat, of je maakt ze zelf aan. Ze lopen door de statussen Nieuw, Open, In afwachting, In de wacht, Opgelost en Gesloten. Per prioriteit stel je een doel voor de eerste reactie en voor het oplossen in, met kantooruren en feestdagen. Na het oplossen krijgt de klant een korte tevredenheidsvraag.

Omdat alles in één database staat, ziet een accountmanager op de organisatiekaart hoe het met de klant gaat. Er is een klantgezondheid van 0 tot 100 per organisatie, berekend uit de tickets van de laatste 90 dagen. Op een deal zie je de open tickets van de klant. Dus belt niemand meer enthousiast over een uitbreiding terwijl er een klacht openstaat.

Lees meer op helpdesk en tickets en klantportaal en kennisbank.

• SLA per prioriteit met een waarschuwing bij 75 procent
• Klantportaal met inloggen via een link, zonder wachtwoord
• Kennisbank in het Nederlands en Engels
• Chatwidget die een bezoeker met e-mailadres als lead vastlegt

Een rapport bouw je in een paar keuzes: de bron, de maat en de verdeling. Bronnen zijn onder meer deals, personen, organisaties, leads, activiteiten, fases en verliesredenen. Je kiest uit negen grafiektypen, van een KPI-tegel tot een trechter en een waterval, met periodes als het boekjaar of een rollende reeks en een doellijn erbij. Klik op een balk en je ziet de deals erachter.

Dashboards zet je voor jezelf of deel je met het team. Wil je een gewogen forecast, dan bouw je een rapport dat dealwaarden vermenigvuldigt met de kans op winst per fase. Een apart forecastscherm is er niet. Met de AI-assistent kun je een rapport ook in een zin vragen, en dan bouwt hij het voor je.

Meer op rapportages en dashboards.

• Negen grafiektypen, inclusief trechter en waterval
• Doorklikken naar de records achter elk getal
• Dashboards privé of gedeeld met het team
• CSV-export van elk rapport