Bekijk of Lumo past bij jullie organisatie
In de demo kijken we naar jullie achterban, fondsen en campagnes, en zeggen we eerlijk wat in je donatiesysteem blijft.
- Home
- Voor wie
- Goede doelen
Een CRM voor goede doelen en belangenorganisaties
Een goed doel of belangenorganisatie draait op relaties: donateurs, fondsen, partners, leden, vrijwilligers en politieke contacten. Lumo legt die relaties één keer vast, volgt grote giften en fondsaanvragen als deal en mailt alleen wie toestemming gaf. Met de AVG-functies die je nodig hebt als je met gegevens van burgers werkt.
- Toestemming gecontroleerd bij elke verzending
- Formulieren met double opt-in en bewaarde toestemmingstekst
- Exporteren en wissen per persoon
Hoe een goed doel werft en onderhoudt, en waar het knelt
Een goed doel heeft geen klanten maar wel een funnel. Iemand tekent een petitie, schrijft zich in voor een nieuwsbrief of komt naar een evenement. Een deel daarvan gaat geven, eenmalig of structureel. Een klein deel wordt een grote donateur, een ambassadeur of een partner. Daarnaast lopen er aanvragen bij fondsen, sponsorgesprekken met bedrijven en contacten met politiek en pers.
Die stromen vragen elk een andere aanpak. De brede achterban bereik je met campagnes en formulieren. Grote giften en fondsaanvragen zijn persoonlijk werk met een lange doorlooptijd, en lijken meer op B2B-sales dan op massale fondsenwerving. Dus wil je weten welke aanvraag bij welk fonds ligt, wat de deadline is en wie de relatie heeft.
Herkenbaar: de relatiemanager van een groot vermogensfonds gaat met verlof. Haar opvolger vindt drie mappen, een Excel-lijst en een mailbox vol halve afspraken. Niemand weet of de tussenrapportage voor het fonds al is verstuurd. Ondertussen mailt de afdeling communicatie dezelfde vermogende gever voor de derde keer deze maand met een algemene oproep, omdat zijn adres ook in de nieuwsbrieflijst staat.
Bovendien werk je met persoonsgegevens van mensen die geen klant zijn. Toestemming en de AVG zijn bij een goed doel geen bijzaak. Een afmelding moet overal gelden. Een verzoek om gegevens te wissen moet echt wissen. En iemand die zich heeft afgemeld, mag niet via een nieuw petitieformulier weer op de lijst komen.
In Lumo staat elke persoon één keer, met een vlag voor marketingtoestemming. Een webformulier zet die vlag nooit zelf aan voor een anonieme inzending, maar stuurt een bevestigingsmail. Een e-mailcampagne controleert de toestemming opnieuw op het moment van verzenden. Grote giften en fondsaanvragen volg je als deal in een eigen pipeline. En de AVG-functies onder beveiliging en privacy helpen bij inzage- en wisverzoeken.
Zo werkt het, van petitie tot grote gift
Formulier op je site
Je bouwt een petitie- of inschrijfformulier met de tabbladen Velden, Koppel aan CRM-velden, Voorwaarden en Bedankt. Een toestemmingsveld van de soort Marketing zet de toestemming op de persoon, na bevestiging per mail.
Persoon en lead
Een inzending zoekt of maakt de persoon op e-mailadres, maakt een lead aan en legt bron en toestemming vast. Een verborgen veld bewaart uit welke campagne iemand kwam.
Levenscyclus
Met levenscyclusfases als Inschrijver, Gever en Ambassadeur zie je in een funnel hoe je achterban groeit. Regels werken de fase zelf bij.
Campagne
De wizard heeft vier stappen: Naam en afzender, Ontvangers, Sjabloon en Planning. Bij Ontvangers zie je meteen wie wegvalt door ontbrekende toestemming of een afmelding.
Grote gift of fonds
Wie meer kan betekenen, krijgt een deal in de pijplijn voor fondsen en grote giften, met een eigenaar, een deadline als activiteit en het bedrag als dealwaarde.
Verantwoording
Na een toekenning plan je de rapportage aan het fonds als taak met een datum. Op het Vandaag-scherm zie je wat er deze week moet.
Bij een goed doel komt de achterban vooral binnen via formulieren: een petitie, een nieuwsbrief, een aanmelding voor een evenement of een actie. In Lumo bouw je die zelf, met meerdere stappen en voorwaarden als dat nodig is.
Het toestemmingsveld is het belangrijkste veld. Je kiest de soort Marketing, die de toestemming op de persoon zet. De exacte tekst waar de bezoeker mee instemt, wordt bij elke inzending bewaard. Pas je de tekst aan, dan vraagt Lumo om een nieuwe versie, zodat je later kunt aantonen welke tekst iemand zag.
Een anonieme inzending zet de toestemming nooit zelf aan. De bezoeker krijgt een bevestigingslink per mail, en pas na de klik staat de toestemming. Dat is double opt-in. Bots houd je tegen met een verborgen honeypotveld en een controle op invultijd.
Verborgen velden vullen zich uit een URL-parameter, zoals utm_source of de naam van een campagne. Zo weet je bij elke nieuwe gever via welke actie hij binnenkwam. Een formulier publiceer je pas als alle verplichte CRM-velden zijn gekoppeld.
- Toestemmingstekst bewaard bij elke inzending
- Versies, zodat je weet welke tekst iemand zag
- Double opt-in voor anonieme inzendingen
- Verborgen velden voor de campagnebron
Het persoonlijke werk volg je als deal. Een voorbeeld van een pijplijn voor fondsen en grote giften, met een exitcriterium per fase:
- Prospect: een fonds, bedrijf of grote gever die past bij een project.
- Eerste contact: je weet wie beslist, wat de criteria zijn en wanneer de deadline is.
- Aanvraag in voorbereiding: projectplan en begroting staan als bestand op de deal.
- Aanvraag ingediend: de datum van indienen staat vast.
- Toegekend of afgewezen: gewonnen met het bedrag als dealwaarde, of verloren met een reden.
Elke fase krijgt een winkans en een instelling voor na hoeveel dagen een deal als stilstaand geldt. Een aanvraag die maanden wacht op een besluit, valt zo op. Bij een meerjarige toezegging zet je een product op de deal met de frequentie jaarlijks en het aantal termijnen. Met verloren redenen als "past niet bij criteria" of "budget op" zie je na een jaar waar het misgaat.
- Fases met exitcriteria en winkans
- Waarschuwing bij aanvragen die lang wachten
- Meerjarige toezeggingen als product met termijnen
- Verloren redenen voor afgewezen aanvragen
Vraagt iemand welke gegevens je over hem hebt, dan exporteer je alles wat over die persoon is vastgelegd. Vraagt iemand om te wissen, dan wis of anonimiseer je hem met dubbele bevestiging. Een controle achteraf meldt of er nog gegevens over zijn.
Van het adres blijft alleen een hash over. Komt dezelfde persoon later via een formulier of een import terug, dan herkent Lumo hem en wordt hij niet opnieuw aangemaakt. Dat is bij een goed doel met veel petities geen detail.
Onder Privacy en logboek staan de onderdelen Verzoeken, Register, Bewaartermijnen, Toestemmingen en Logboek. Het register van verzoeken kun je niet bewerken. Bewaartermijnen ruimen dagelijks op wat over zijn termijn is. Het toestemmingsoverzicht laat zien wie waarvoor heeft ingestemd. En het auditlog kun je alleen aanvullen, nooit wijzigen.
Een afmelding voor campagnes geldt voor de hele werkruimte, met de afmeldheader voor één klik. Adressen die niet bezorgbaar zijn of een klacht gaven, worden nooit meer gemaild.
- Export en wissen per persoon met dubbele bevestiging
- Geblokkeerde adressen komen niet terug via formulieren
- Register, bewaartermijnen en toestemmingsoverzicht
- Afmelding geldt voor de hele werkruimte
Wat een goed doel ermee doet
Eén persoon, meerdere rollen
Een donateur die ook vrijwilliger is en bij een bedrijf werkt, staat één keer in Lumo, met meerdere organisaties en één als primaire.
Levenscyclusfases
Van inschrijver naar gever naar ambassadeur, met regels die de fase bijwerken en een funnel in de rapporten.
Campagnes met toestemming
Expliciete toestemming vereisen staat standaard aan en wordt bij verzending opnieuw gecontroleerd. Statistieken voor bezorgd, geopend, geklikt, gebounced, klachten en afmeldingen.
Vervolgmail
Een vervolgcampagne naar wie na een aantal dagen niet opende of niet klikte, bijvoorbeeld een herinnering voor een oproep.
Fondsen en hun regelingen
Een vermogensfonds als organisatie met een moederorganisatie, en elke aanvraag als eigen deal.
Dubbele relaties
Paren met een score, veld voor veld samenvoegen, met een logboek en ongedaan maken.
Rapporten
De som van toegekende aanvragen per kwartaal, de funnel van je achterban of het aantal nieuwe inschrijvers per campagnebron.
Rollen
Eigenaar, beheerder, lid en lezer. Een vrijwilliger die alleen hoeft te kijken, krijgt de rol lezer.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel, als voorbeeld: een landelijke belangenorganisatie voor natuurbehoud, met een team van 9 mensen. Twee doen fondsenwerving bij fondsen en bedrijven, drie werken aan campagnes en communicatie, de rest aan beleid en lobby.
De achterban bestaat uit ongeveer 40.000 mensen, verspreid over een nieuwsbriefsysteem, twee petitietools en een Excel-lijst met grote gevers. In de inventaris blijkt dat veel mensen in meerdere lijsten staan, soms met een ander adres.
De organisatie kiest voor één werkruimte. Personen komen binnen zonder marketingtoestemming, behalve wie aantoonbaar heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief. De petities worden opnieuw gebouwd als formulieren in Lumo, met een toestemmingsveld en double opt-in. Een verborgen veld bewaart de naam van de petitie.
De twee fondsenwervers krijgen een pijplijn met de fases Prospect, Eerste contact, Aanvraag in voorbereiding, Aanvraag ingediend en Toegekend. Elke deadline van een fonds staat als activiteit op de deal. Na een toekenning maakt een automatisering een taak voor de tussenrapportage.
De lobbyisten gebruiken organisaties en personen voor politieke contacten, met een label per dossier. Ze zitten niet in de campagnes, omdat ze geen marketingtoestemming hebben.
Na drie maanden laat een rapport zien welke petities de meeste nieuwe gevers opleverden, en een ander rapport de waarde van toegekende aanvragen per kwartaal. Dit is een voorbeeld, geen klantcase. Bij jouw organisatie liggen de aantallen en keuzes anders.
Zo richt je Lumo in voor een goed doel
- Bepaal welke groepen je onderscheidt: achterban, gevers, grote gevers, fondsen, partners, pers en politiek
- Leg levenscyclusfases vast voor de brede achterban, en een pijplijn voor fondsen en grote giften
- Bepaal per bron wie aantoonbaar toestemming heeft voor marketingmail
- Laat Expliciete toestemming vereisen aan staan
- Bouw petities en inschrijvingen opnieuw als formulier met een toestemmingsveld en double opt-in
- Voeg een verborgen veld toe voor de campagnebron
- Stel bewaartermijnen in en spreek af wie AVG-verzoeken afhandelt
- Bevestig je afzenderdomein voordat je de eerste campagne verstuurt
- Geef vrijwilligers die alleen hoeven te kijken de rol lezer
- Plan na het laden een ronde in de duplicatencontrole
Hoe het samenhangt
De achterban leeft in relatiebeheer, de mailings in e-mailcampagnes en de petities in webformulieren. Hoe je mailt binnen de regels, lees je in B2B-e-mailmarketing en de AVG. Alles over rollen, wissen en het auditlog staat bij beveiliging en privacy. Wil je het laten inrichten, kijk dan bij implementatie en onboarding.
Wat je moet weten
Lumo is geen donatiesysteem. Betalingen, incassomachtigingen, periodieke giften en fiscale giftenverklaringen blijven in je betaal- of donatiesysteem, net als een ledenadministratie met contributie. Wat je wel doet: grote giften en fondsaanvragen als deal volgen, en giften uit je donatiesysteem naar Lumo halen via de API en webhooks, zelf of met hulp van Sales Surge. Sjablonen zijn HTML, er is geen sleep-en-zet-editor en geen sms. Bij een wisverzoek valt privémail van een collega in Gmail buiten het wissen. De data staat in Londen, in het Verenigd Koninkrijk. Werkt je team met Outlook, dan leg je mail vast met het persoonlijke BCC-adres, de koppeling met Microsoft 365 staat op de planning.
Vragen over een CRM voor goede doelen
Wat is een goed CRM voor een goed doel?
Een CRM dat elke persoon één keer vastlegt, toestemming bewaakt, campagnes en formulieren in hetzelfde systeem heeft en grote giften persoonlijk laat opvolgen. Of Lumo past, hangt af van hoeveel je in je donatiesysteem wilt houden.
Kan ik donaties verwerken in Lumo?
Nee. Er is geen betaalverwerking en geen beheer van periodieke giften. Grote giften en fondsaanvragen volg je wel als deal, met het bedrag als dealwaarde. Giften uit je donatiesysteem kun je via de API naar Lumo halen.
Hoe werkt toestemming bij campagnes?
Expliciete toestemming vereisen staat standaard aan en wordt opnieuw gecontroleerd op het moment van verzenden. Een afmelding geldt meteen voor de hele werkruimte. Zie B2B-e-mailmarketing en de AVG.
Kan ik aantonen waarvoor iemand toestemming gaf?
Ja. Bij elke inzending wordt de exacte toestemmingstekst bewaard, met een versie. In het toestemmingsoverzicht zie je wie waarvoor heeft ingestemd.
Kan ik een wisverzoek afhandelen?
Ja. Je wist of anonimiseert een persoon met dubbele bevestiging, en een controle achteraf meldt resterende gegevens. Het adres wordt geblokkeerd voor nieuwe formulieren en imports.
Waar staan de gegevens?
In Londen, in het Verenigd Koninkrijk. Elke werkruimte is op databaseniveau gescheiden, en er is een dagelijkse back-up.
Kunnen vrijwilligers meekijken?
Ja, met de rol lezer. Die kan alles lezen maar niets wijzigen.
Kan ik onze bestaande achterban importeren?
Uit Pipedrive met een importwizard. Uit een nieuwsbriefsysteem, Excel of een ander systeem laadt Sales Surge je data met de hand, met aandacht voor toestemming. Zie CRM-migratie laten doen.
Verder lezen
