Zie je opvolging in Lumo
In een demo laten we zien hoe een lead uit je formulier binnenkomt, een eigenaar en een taak krijgt en op het scherm Vandaag verschijnt. Of vraag een proefwerkruimte aan.
- Home
- Gidsen
- Leads opvolgen
Leads snel en consequent opvolgen
De meeste leads gaan niet verloren aan een concurrent, maar aan stilte. Deze gids geeft je een opvolgcadans per dag, voorbeeldberichten om mee te beginnen, kwalificatievragen en een manier om leadopvolging te automatiseren zonder dat het als spam voelt.
Waarom leads blijven liggen
Een herkenbare week. Maandag komt er via het formulier op de site een aanvraag binnen van een bedrijf dat precies in je doelgroep past. De mail gaat naar info@, iemand stuurt hem door naar sales, en de verkoper die hem krijgt zit twee dagen op locatie. Donderdag belt hij. Voicemail. Hij stuurt een mail. Geen reactie. Volgende week is het druk, en daarna is het vergeten.
Drie weken later blijkt dat het bedrijf in zee is gegaan met een partij die dezelfde middag terugbelde. Niet omdat die beter was, maar omdat die er was.
Dit gaat zelden mis op wil. Het gaat mis op drie dingen. Er is geen vaste eigenaar zodra een lead binnenkomt. Er is geen afspraak over hoe snel en hoe vaak je opvolgt. En er is geen plek waar je ziet welke leads nog geen reactie hebben gehad.
Snel opvolgen helpt, omdat iemand die net een formulier invult op dat moment met het onderwerp bezig is. Een dag later zit hij alweer in iets anders. Maar snel is niet genoeg. Wie één keer belt en dan stopt, mist de meeste mensen. Mensen zijn in een meeting, op vakantie of gewoon druk. Het verschil zit in consequent: een vast aantal pogingen, verdeeld over een paar weken, via verschillende kanalen.
Daarvoor heb je een opvolgcadans nodig. Een vast schema dat zegt wanneer je wat doet, zodat het niet afhangt van hoe druk de verkoper die week is. Hieronder vind je een cadans die je zo kunt overnemen, de berichten die erbij horen en de afspraken die je met je team maakt.
Deze gids gaat over inkomende leads: mensen die zelf contact zochten via een formulier, chat, een beurs of een advertentie. Voor de stap daarna, als een lead een deal wordt, lees je de gids over pipelinefases in B2B.
Leadopvolging inrichten in zes stappen
Leg elke lead op één plek vast
Formulieren, chat, beurzen, advertenties, telefoon: elke lead komt in je CRM als lead, met een bron. Geen leads meer in een gedeelde inbox of een spreadsheet. Een lead die niet in het CRM staat, kan niemand opvolgen.
Geef elke lead direct een eigenaar
Spreek af wie welke leads krijgt: per regio, per product, op volgorde of per beschikbaarheid. Een lead zonder eigenaar is een lead van niemand. Maak het toewijzen automatisch waar dat kan.
Spreek een reactietijd af
Bijvoorbeeld: elke inkomende lead krijgt binnen vier werkuren een eerste poging. Kies een termijn die je team echt kan halen, en meet hem. Een afspraak die niemand haalt, is erger dan geen afspraak.
Gebruik een vaste cadans
Een vast schema met pogingen over twee tot drie weken, afwisselend bellen en mailen. Elke poging is een geplande activiteit in het CRM, zodat de verkoper niet hoeft te onthouden wat de volgende stap is.
Kwalificeer met vaste vragen
Zodra je iemand spreekt, stel je dezelfde vier of vijf vragen. Daarmee beslis je of het een deal wordt, een lead voor later of geen match. Schrijf de antwoorden op de lead.
Sluit elke lead af met een status
Elke lead eindigt ergens: omgezet naar een deal, in nurturing voor later, of afgewezen met een reden. Geen leads die maanden open staan. Een lijst met open leads ouder dan drie weken bespreek je elke week.
Sjabloon: een opvolgcadans per dag
Een cadans voor een inkomende B2B-lead, met acht pogingen in vijftien werkdagen. Dag 1 is de dag waarop de lead binnenkomt. Neemt iemand contact op, dan stop je de cadans en ga je kwalificeren.
| Onderwerp | Wat je doet | Doel |
|---|---|---|
| Dag 1, binnen vier werkuren | Bellen. Geen gehoor: korte voicemail met je naam en dat je een mail stuurt. | Iemand spreken terwijl hij nog met het onderwerp bezig is. |
| Dag 1, direct erna | Mail met verwijzing naar zijn vraag, twee tijdstippen om te bellen en je directe nummer. | Een spoor op papier en een makkelijke manier om te reageren. |
| Dag 2 | Bellen op een ander dagdeel dan dag 1. | Veel mensen zijn op een vast moment van de dag bereikbaar. |
| Dag 4 | Mail met één concreet stuk informatie dat bij zijn vraag past, bijvoorbeeld een uitleg of voorbeeld. | Laten zien dat je zijn vraag hebt gelezen. |
| Dag 6 | Bellen. Bij geen gehoor geen voicemail. | Nog een kans zonder te veel te duwen. |
| Dag 8 | Een connectieverzoek of bericht via LinkedIn, als dat in je markt gebruikelijk is. | Een ander kanaal voor wie geen mail leest. |
| Dag 11 | Bellen en een korte mail: "Ik heb je een paar keer geprobeerd. Speelt de vraag nog?" | Een makkelijke ja of nee uitlokken. |
| Dag 15 | Afsluitende mail: je stopt met bellen, de deur staat open, en hoe hij je bereikt. | Netjes afronden. Vaak de mail waar mensen wel op reageren. |
| Daarna | Status nurturing of afgewezen, met reden. Bij nurturing een taak over drie maanden. | Geen open leads zonder volgende stap. |
Een voorbeeld. Pas de dagen en kanalen aan op je markt. Bij een warme lead, bijvoorbeeld iemand die om een offerte vroeg, mag het tempo hoger.
Voorbeeldberichten bij de cadans
Korte berichten werken het best. Ze laten zien dat je de vraag hebt gelezen en maken reageren makkelijk. Dit zijn voorbeelden om op te bouwen. Herschrijf ze in je eigen woorden.
Dag 1: eerste mail
Onderwerp: Je vraag over [onderwerp]
"Hoi [voornaam], je liet vanochtend via de site weten dat je [korte samenvatting van de vraag]. Ik probeerde je net te bellen. Past dinsdag om tien uur of woensdag om drie uur voor een kort gesprek van een kwartier? Je kunt me ook direct bellen op [nummer]. Groet, [naam]"
Dag 4: mail met inhoud
Onderwerp: Over [onderwerp]
"Hoi [voornaam], omdat je vroeg naar [onderwerp] alvast dit: [één alinea of link die echt antwoord geeft]. Als je wilt, loop ik het in een kwartier met je door voor jullie situatie. Laat maar weten wat je uitkomt."
Dag 11: korte check
Onderwerp: Speelt het nog?
"Hoi [voornaam], ik heb je een paar keer geprobeerd te bereiken. Speelt je vraag over [onderwerp] nog? Een kort ja of nee is prima."
Dag 15: afsluiten
Onderwerp: Ik stop met bellen
"Hoi [voornaam], ik hoor niets terug, dus ik neem aan dat het nu geen prioriteit heeft. Ik bel niet meer. Speelt het later weer, mail of bel me gerust op [nummer]. Succes met [iets uit zijn vraag]."
Let op: dit zijn één-op-één mails aan iemand die zelf contact zocht. Dat is iets anders dan een campagne naar een lijst. Voor marketingmail gelden andere regels rond toestemming. Lees daarvoor de gids over B2B-e-mailmarketing en de AVG.
Vijf kwalificatievragen voor het eerste gesprek
Stel ze in gewone gesprekstaal, niet als vragenlijst. Schrijf de antwoorden op de lead.
- Wat is de aanleiding dat je nu contact opneemt? Zo hoor je het probleem en de urgentie.
- Hoe lossen jullie het nu op, en wat gaat daar mis? Zo hoor je wat het oude kost.
- Wie beslist er verder mee? Zo weet je met wie je straks moet praten.
- Wanneer wil je dat het opgelost is? Zo krijgt de deal een sluitdatum.
- Is er een idee van budget, of een bedrag dat je niet wilt overschrijden? Zo weet je of je bij elkaar past.
Rekenvoorbeeld: wat een vaste cadans oplevert in je eigen cijfers
Je kunt het effect van een cadans meten zonder te gokken. Een verzonnen voorbeeld laat zien hoe.
Een team krijgt in een maand 80 inkomende leads. Zonder vaste cadans doet een verkoper gemiddeld anderhalve poging per lead. Van de 80 leads worden er 26 bereikt en 9 worden een deal.
Het team voert een cadans van acht pogingen in. Na een maand blijkt dat gemiddeld vijf pogingen per lead worden gedaan, omdat sommige leads eerder reageren. Van de 80 leads worden er nu 41 bereikt en 14 worden een deal.
De getallen zijn bedacht, maar de som is echt. Tel in je eigen CRM per maand:
- hoeveel leads er binnenkwamen,
- hoeveel pogingen er gemiddeld per lead zijn gedaan,
- hoeveel leads je hebt gesproken,
- hoeveel er een deal werden,
- en hoeveel tijd er zat tussen binnenkomst en de eerste poging.
Doe dat een maand voor en een maand na de invoering van de cadans. Dan zie je wat het in jouw markt doet. Kijk ook bij welke poging mensen reageren. Reageert bijna niemand na poging zes, dan kun je de cadans korter maken. De gids over sales-KPI's laat zien hoe je die cijfers in een rapport zet.
Leadopvolging automatiseren zonder spam
Automatiseren klinkt als automatisch mailen. Dat is het meestal niet, en dat is goed. Een geautomatiseerde mail die doet alsof hij persoonlijk is, herkent iedereen. Wat je wel automatiseert is het werk eromheen, zodat de verkoper alleen nog het gesprek hoeft te voeren.
Wat je wel automatiseert
- Vastleggen. Een formulier of chat maakt zelf een lead aan, met bron en contactgegevens.
- Toewijzen. De lead krijgt direct een eigenaar volgens je afspraak.
- Plannen. Bij een nieuwe lead staat de eerste belpoging als taak klaar, met de juiste deadline.
- Herinneren. Staat een lead een paar dagen zonder activiteit, dan krijgt de eigenaar een taak.
- Signaleren. Een dagelijks overzicht met leads die opvolging nodig hebben.
Wat je liever met de hand doet
- Het eerste telefoontje.
- Elke mail die over de vraag van deze persoon gaat.
- Het besluit dat een lead een deal wordt, of geen match is.
Zo blijft het persoonlijk, en wordt het toch niet vergeten. Gebruik sjablonen als begin voor je mails, maar pas ze per persoon aan. Twee zinnen over zijn situatie maken het verschil.
Valkuilen bij leads opvolgen
Leads in een gedeelde mailbox
Als aanvragen in info@ binnenkomen en daar blijven, weet niemand wie ze oppakt. Laat formulieren en chat direct in je CRM landen.
Stoppen na één poging
De meeste mensen bereik je niet bij de eerste poging. Spreek een vast aantal pogingen af en houd je eraan, ook als het druk is.
Alles is een lead
Een nieuwsbriefinschrijving is geen salesaanvraag. Houd onderscheid in bron en status, zodat verkopers hun tijd besteden aan mensen die om contact vroegen.
Geen afsluiting
Een lead die maanden op "in behandeling" staat, vertroebelt je cijfers. Elke lead krijgt een eindstatus met een reden.
Te snel omzetten naar een deal
Een lead die nog niet gekwalificeerd is, hoort niet in de pipeline. Zet hem pas om als je de antwoorden op je kwalificatievragen hebt. Anders vult de eerste fase zich met deals die nooit gaan bewegen.
Checklist: je leadopvolging op orde
- Elke bron schrijft leads direct in het CRM, met de bron erbij.
- Elke nieuwe lead krijgt automatisch een eigenaar.
- Er is een afgesproken reactietijd, en je meet hem.
- Er is een vaste cadans met een vast aantal pogingen over twee tot drie weken.
- Elke poging is een geplande activiteit, niet iets wat de verkoper moet onthouden.
- Er zijn sjablonen voor de mails in de cadans, die de verkoper per persoon aanpast.
- Er zijn vaste kwalificatievragen, en de antwoorden staan op de lead.
- Elke lead eindigt met een status: deal, nurturing of afgewezen met reden.
- Open leads ouder dan drie weken komen elke week in de salesmeeting.
Leads opvolgen in Lumo
In Lumo heeft een lead een status: Nieuw, In behandeling, Opwarmen, Gekwalificeerd, Afgewezen of Omgezet naar deal. Een lead heeft een bron en een brondetail, en wordt precies één keer een deal. Leads komen binnen via formulieren, chat en Facebook-leadadvertenties, of je maakt ze met de hand.
Met automatiseringen maak je een taak zodra er een lead binnenkomt, of zodra een lead een aantal dagen stilstaat. Het scherm Vandaag zet de taken van de dag, de leads die opvolging nodig hebben en stilstaande deals bij elkaar. Mail verstuur je vanuit je eigen Gmail met een sjabloon als begin. Meer over leadbeheer en activiteiten.
- Leadstatussen van Nieuw via Opwarmen tot Omgezet naar deal
- Automatische taak bij een nieuwe of stilstaande lead
- Vandaag-scherm met leads die opvolging nodig hebben
- Mail uit je eigen Gmail met sjablonen en variabelen
Wat je moet weten
Automatiseringen in Lumo versturen bewust geen mail. Ze maken taken, notities en veldwijzigingen, en de verkoper stuurt het bericht zelf. Een leadscore is in Lumo een getal dat je met de hand invult, er is geen automatische scoring. Bellen gaat via gewone telefoonlinks, er is geen ingebouwde telefonie. Leg het gesprek daarna vast als activiteit.
Veelgestelde vragen over leads opvolgen
Hoe snel moet je een lead opvolgen?
Zo snel als je team het consequent kan halen. Veel B2B-teams spreken binnen vier werkuren af voor een eerste poging. Kies een termijn die je echt haalt en meet hem in je CRM.
Hoe vaak moet je een lead proberen te bereiken?
Een cadans van zes tot acht pogingen over twee tot drie weken is gebruikelijk, afwisselend bellen en mailen. Kijk na een paar maanden in je eigen cijfers bij welke poging mensen nog reageren en pas het aan.
Wat is een opvolgcadans?
Een vast schema dat zegt op welke dag je welke poging doet, via welk kanaal. Zo hangt opvolgen niet af van hoe druk de verkoper die week is. Het sjabloon in deze gids geeft een voorbeeld per dag.
Hoe automatiseer je leadopvolging?
Automatiseer het werk eromheen: leads vastleggen, toewijzen, de eerste taak plannen en herinneren als een lead stilstaat. Houd het eerste gesprek en de inhoudelijke mails persoonlijk.
Wanneer wordt een lead een deal?
Als je de antwoorden op je kwalificatievragen hebt en er een concrete kans is met een waarde en een verwachte sluitdatum. Eerder omzetten vult je pipeline met deals die niet bewegen.
Wat doe je met een lead die niet reageert?
Rond de cadans netjes af met een laatste mail, en zet de lead op nurturing of afgewezen met een reden. Bij nurturing plan je een taak over een paar maanden.
Wat is het verschil tussen een lead en een contactpersoon?
Een contactpersoon is iemand in je CRM. Een lead is een kans die nog gekwalificeerd moet worden, vaak gekoppeld aan een contactpersoon. Eén persoon kan in de loop van de tijd meerdere leads hebben.
Mag je een lead mailen zonder toestemming?
Een één-op-één antwoord aan iemand die zelf contact zocht over zijn vraag is iets anders dan marketingmail. Voor nieuwsbrieven en campagnes heb je in de regel toestemming nodig. Dit is geen juridisch advies, lees de gids over e-mailmarketing en de AVG.
Verder lezen
