CRM-rapportages die je zelf bouwt

Het is de eerste maandag van de maand. De salesmanager wil voor het overleg van tien uur weten hoeveel er vorige maand gewonnen is, per accountmanager, en hoeveel er nog openstaat in de fase Offerte. Dus gaat er om half negen een export uit het CRM. De deals komen in een spreadsheet, er komt een draaitabel overheen en om vijf voor tien staat er een grafiek in de presentatie.

In het overleg vraagt iemand welke deals er achter die 40.000 euro in de fase Offerte zitten. Dat weet niemand meer, want de spreadsheet is een momentopname en de koppeling met de deals is weg. Een week later klopt het getal ook al niet meer, want twee deals zijn verloren en eentje is verschoven naar volgend kwartaal. Het gesprek gaat dan over de vraag of het getal klopt, en niet over wat het team ermee moet doen.

Dat is het echte probleem met rapportage buiten het CRM. Het kost tijd, het veroudert meteen en het haalt het getal los van de records. In Lumo bouw je het rapport daarom op de data zelf. Je kiest de gegevens, bijvoorbeeld deals, leads of activiteiten. Je kiest wat je meet: een aantal, een som van de dealwaarde, een gemiddelde of een verhouding. En je kiest waarop je uitsplitst, zoals eigenaar, fase, pipeline of verloren reden. Het voorbeeld rekent mee bij elke keuze.

Zet je het rapport op een dashboard, dan kijkt iedereen naar hetzelfde getal op hetzelfde moment. Klik je in het overleg op de balk van de fase Offerte, dan zie je de deals erachter. Zo gaat het gesprek weer over de deals zelf. Wil je weten welke cijfers het waard zijn om elke week te volgen, lees dan onze gids over sales-KPI's die sturen. Voor de vraag hoe je van een pipeline een voorspelling maakt, is er de gids over een salesforecast maken.

Stel: een groothandel in technische onderdelen heeft 12 accountmanagers en twee pipelines, een voor nieuwe klanten en een voor uitbreiding bij bestaande klanten. De commercieel directeur wil elke maandag in twintig minuten weten waar het team staat. Dit is een voorbeeld van hoe dat dashboard eruit kan zien.

Bovenaan staat een Kerncijfer met de gewonnen dealwaarde van dit kwartaal, met een doellijn op het kwartaaldoel. Daarnaast een Staafdiagram met de gewonnen waarde per eigenaar. Daaronder een Trechter met het aantal deals per fase in de pipeline voor nieuwe klanten, zodat je ziet waar deals blijven hangen. Een Tabel met verloren deals per verloren reden laat zien of de prijs, de levertijd of een concurrent de meeste deals kost. En een Lijn met het aantal afgeronde activiteiten per week laat zien of het team genoeg klantcontact heeft.

Het dashboard krijgt een filter op pipeline. In het overleg zet de directeur het filter eerst op nieuwe klanten en daarna op uitbreiding. Valt het op dat een accountmanager veel deals in de fase Offerte heeft staan, dan klikt hij op die balk en ziet de Onderliggende records. Zo wordt het een gesprek over drie concrete deals en hun volgende stap.

Voor de gewogen verwachting bouwt het team een apart rapport: de som van de dealwaarde maal de winkans per fase, uitgesplitst per maand van de verwachte sluitdatum. De winkans stel je per fase in bij je pipeline. Een apart forecastscherm is er niet, dit rapport doet dat werk.

Een rapport is zo goed als de data eronder. De fases en winkansen komen uit pipelinebeheer. De activiteiten komen uit activiteiten en agenda, inclusief de afspraken die uit Google Agenda binnenkomen. Leads en hun status komen uit leadbeheer.

Ontbreken er velden of zijn deals onvolledig, dan helpen de regels voor datakwaliteit bij CRM-adoptie en begeleiding. Je kunt daar bijvoorbeeld afdwingen dat een deal een verwachte sluitdatum heeft. Dubbele organisaties maken totalen per klant onbetrouwbaar, die voeg je samen bij dubbele relaties.

Voor salesmanagers is er een aparte pagina over grip op pipeline en team. Voor RevOps en directie gaat de pagina voor RevOps en directie dieper in op een vaste set cijfers.