Bespreek je migratie
Vertel ons welke systemen je nu gebruikt en hoeveel mensen ermee werken. Dan laten we zien hoe de overstap eruitziet en wat we nodig hebben.
- Home
- Overstappen
- Migratie laten doen
Je CRM-migratie uitbesteden aan Sales Surge
Een migratie doe je één keer, dus je hebt er geen routine in. Wij wel: Sales Surge leverde meer dan 150 CRM-implementaties op en zet je data over naar Lumo. Uit Pipedrive met de importwizard, uit HubSpot, Excel en andere systemen met de hand. Jij beslist wat er meegaat, wij doen het werk.
- Mapping per object die jij goedkeurt
- Proefmigratie voor de echte overstap
- Training op je eigen data
Waarom je een CRM-migratie uitbesteedt
De meeste teams onderschatten een migratie niet op de data, maar op de beslissingen. Welke velden houden we? Wat betekent de fase "in gesprek" eigenlijk? Wie wordt eigenaar van de klanten van iemand die vorig jaar is vertrokken? Wat doen we met de 4.000 contacten waarvan niemand weet waar ze vandaan komen? Die vragen liggen weken stil omdat niemand er tijd voor heeft, en ondertussen werkt het team in twee systemen.
Een tweede reden is dat het werk ongelijk verdeeld is. Iemand van operations of de salesmanager doet het erbij, naast het normale werk. Dat gaat goed tot de eerste proefimport rare aantallen laat zien en er niemand is die weet waar je moet zoeken.
Sales Surge doet dit werk elke week. We zijn Pipedrive Platinum Partner, sinds juli 2026 top 8 Pipedrive-partner wereldwijd, en we implementeren ook HubSpot en Zoho. We migreren tussen die systemen, en nu ook naar Lumo, dat we zelf bouwen. Dus kennen we de plekken waar een migratie misgaat: koppelingen tussen records, eigenaren, toestemming voor marketing, en alles wat stil op het oude systeem leunt.
Uitbesteden betekent niet dat je er niets mee te maken hebt. Jij beslist over velden, fases en wat er achterblijft. Wij leggen de keuzes voor, doen de lading, controleren de aantallen en trainen je team. Je ziet bij elke stap wat er gebeurt, en er gaat niets live zonder dat jij een proefmigratie hebt gezien.
Wil je het liever zelf doen vanuit Pipedrive, dan kan dat met de wizard. Hoe dat loopt staat bij overstappen van Pipedrive.
Zo loopt een migratie met Sales Surge
Dezelfde volgorde voor elk bronsysteem. Alleen de manier van laden verschilt.
Intake
Een gesprek over je huidige systemen, het team en waar het nu wringt. Geen vragenlijst van drie pagina's.
Inventaris en mapping
We lopen je huidige systeem door en leggen per object vast waar het in Lumo landt. Jij keurt de mapping goed voordat we iets laden.
Inrichting
Pijplijnen, fases met winkans, eigen velden, verliesredenen, rollen en regels voor datakwaliteit staan klaar voordat de data komt.
Proefmigratie
Uit Pipedrive met de proefrun van de wizard, uit andere systemen met een lading in een proefwerkruimte. Jij controleert aantallen en een steekproef.
Overstap
Op een afgesproken moment laden we in je echte werkruimte, controleren we de aantallen en ruimen we dubbelen op.
Training en nazorg
Training op je eigen data. Daarna een periode waarin we vragen oppakken en correcties doen, met een vast aanspreekpunt.
Hoe we laden, per bronsysteem
Pipedrive heeft een wizard in Lumo. Voor alle andere bronnen laadt Sales Surge met de hand.
| Onderwerp | Uit Pipedrive | Uit HubSpot, Excel of een ander systeem |
|---|---|---|
| Manier van laden | Importwizard met een API-token | Met de hand door Sales Surge |
| Proef vooraf | Proefrun die niets schrijft | Lading in een aparte proefwerkruimte |
| Opnieuw draaien | Maakt geen dubbele records | Een nieuwe proefwerkruimte per ronde |
| Naast elkaar werken | Kan, met Pipedrive blijft de bron | Nee, je werkt met een vast overstapmoment |
| Wijzigingen na de lading | Deltasync en een controle elk kwartier | Een laatste export op het overstapmoment |
| Eigenaren | Gekoppeld op e-mailadres | Gekoppeld volgens de mapping |
Het belangrijkste document van een migratie is de mapping. Per object staat erin waar het vandaan komt, waar het landt en wat er met de waarden gebeurt. Bedrijven worden organisaties. Contacten worden personen. Een eigenschap met vaste waarden wordt een keuzeveld, een bedrag een bedragveld, een eigenaar een veld van het type gebruiker.
Bij elke regel staat ook wat er niet meegaat en waarom. Een veld dat in de laatste twee jaar door niemand is ingevuld, laten we achter. Een fase die nergens meer gebruikt wordt, wordt niet aangemaakt. Dat is het moment om op te ruimen, want na de lading doet niemand dat nog.
De mapping is ook de plek waar we toestemming regelen. Wie in het oude systeem geen toestemming voor marketing had of zich afmeldde, komt zonder toestemming binnen. In Lumo staat Expliciete toestemming vereisen standaard aan, en een afmelding geldt voor de hele werkruimte.
Jij keurt de mapping goed. Pas daarna laden we, en elke wijziging erna leggen we vast.
- Per object: bron, bestemming en wat er met de waarde gebeurt
- Wat niet meegaat, met een reden
- Toestemming en afmeldingen expliciet geregeld
- Jouw akkoord voordat we laden
Elk CRM dat een paar jaar draait, heeft dubbele personen en organisaties. Na de lading lopen we ze door in de duplicatencontrole van Lumo. Paren staan klaar met een score, we vergelijken veld voor veld en kiezen per veld de winnaar. Alle verwijzingen gaan naar de winnaar en de verliezer wordt zacht verwijderd. Elke samenvoeging staat in het logboek en kan ongedaan worden gemaakt.
Twijfelgevallen leggen we aan je voor. Is dit dezelfde organisatie of een zusterbedrijf? Dat weet jij beter dan wij. Automatisch samenvoegen per regel kan in Lumo, maar staat standaard uit en vraagt een uitdrukkelijke bevestiging. Bij een migratie gebruiken we het alleen als je dat wilt.
Daarnaast zetten we regels voor datakwaliteit klaar, met de zwaarte tip, waarschuwing of blokkeren. Een blokkerende regel weigert echt het opslaan van een record dat niet aan de regel voldoet. Zo blijft de data na de overstap ook schoon. Meer over dubbele relaties.
- Paren met een score, veld voor veld vergeleken
- Twijfelgevallen leggen we aan je voor
- Logboek met ongedaan maken
- Regels voor datakwaliteit na de overstap
Een migratie is pas klaar als het team ermee werkt. Daarom trainen we op je eigen data, niet op een demo-omgeving. Een accountmanager ziet zijn eigen deals, een servicemedewerker zijn eigen tickets.
Na de training helpt Lumo zelf verder. Onder Begeleiding en regels zetten we rondleidingen en checklists klaar die nieuwe gebruikers door hun eerste stappen leiden, en kennisgidsen in Markdown voor hoe jullie het doen. Je wijst ze toe aan mensen of teams en ziet de voortgang en een adoptiescore.
In de eerste weken na de overstap pakken we vragen op en doen we kleine correcties. Een veld dat toch nodig blijkt, een fase die anders moet heten, een filter dat iedereen wil. Dat hoort erbij. Daarna kun je verder met een vast aanspreekpunt. Meer over CRM-adoptie en begeleiding.
- Training per rol op je eigen data
- Rondleidingen en checklists in het product
- Voortgang en adoptiescore per persoon
- Een vast aanspreekpunt na de overstap
Risico's bij een CRM-migratie, en wat we eraan doen
Eigenaren zonder match
Uit Pipedrive koppelt de wizard eigenaren op e-mailadres. We zetten je team vooraf met dezelfde adressen in de werkruimte en lossen de rest op in de proefrun.
Losse koppelingen tussen records
Een persoon bij de verkeerde organisatie valt pas op als iemand belt. We controleren een steekproef op koppelingen, niet alleen de aantallen.
Toestemming voor marketing
Geen toestemming in het oude systeem is geen toestemming in Lumo. De controle gebeurt opnieuw bij elke verzending.
Wat op het oude systeem leunt
Formulieren op je site, chat en tools die het oude CRM aanroepen. We maken een lijst en vervangen ze voordat het oude systeem uitgaat.
Werk tijdens de overstap
Uit Pipedrive blijven wijzigingen binnenkomen. Uit andere systemen spreken we een moment af waarop niemand meer wijzigt.
Te veel meenemen
Velden en fases die niemand gebruikt, laten we achter. Een export van het oude systeem bewaar je als naslag.
Verschillen in aantallen
Bij Pipedrive zet het resultaatscherm de aantallen naast elkaar. Bij andere bronnen tellen we per object na en verklaren we elk verschil.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel, als voorbeeld: een uitzendbureau met 11 intercedenten die ook klanten werven, een marketeer en 3 mensen op de backoffice. Ze werken met een ouder CRM voor klanten, een Excel-lijst met prospects en een losse helpdesk voor vragen van opdrachtgevers.
In de intake blijkt dat het CRM 230 velden heeft. In de inventaris blijven er 26 over. De Excel-lijst met prospects heeft dezelfde bedrijven als het CRM, maar met andere schrijfwijzen. We kiezen ervoor om het CRM eerst te laden en de prospectlijst daarna, zodat de duplicatencontrole de overlap vindt.
De mapping zet klanten en prospects in één pijplijn met de fases Prospect, Kennismaking, Voorstel, Raamovereenkomst en Actief. De helpdesk verhuist naar de helpdesk in Lumo, met de open tickets erbij en de afgesloten historie als export.
De proefmigratie laat zien dat 300 personen geen organisatie hebben. Dat zijn zzp'ers die als persoon in het oude CRM stonden. Het bureau kiest ervoor ze een eigen organisatie te geven. De tweede proefmigratie klopt.
Het overstapmoment valt op een vrijdagmiddag. Maandag werkt het team in Lumo, dinsdag en woensdag zijn er trainingen per rol, en twee weken lang pakken we vragen op. Dit is een voorbeeld, geen klantcase. Bij jou zijn de systemen en keuzes anders.
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot het huidige systeem, of een volledige export
- Eén persoon die beslist over velden, fases en wat achterblijft
- Een lijst van het team met e-mailadressen en rollen
- Inzicht in wat er op het oude systeem leunt: formulieren, chat, andere tools
- Afspraken over toestemming voor marketing en hoe die is vastgelegd
- Tijd voor het controleren van de proefmigratie
- Een overstapmoment buiten een drukke periode
- Tijd voor training in de eerste week na de overstap
Hoe het samenhangt
Een migratie gaat bijna altijd samen met inrichting en training. Hoe we dat doen, lees je bij implementatie en onboarding. Per bronsysteem staat het draaiboek bij overstappen van Pipedrive, overstappen van HubSpot en van Excel naar een CRM. Wie Sales Surge is, staat bij over ons. Wil je eerst zelf een plan maken, lees dan een CRM invoeren in fases.
Wat je moet weten
Lumo heeft een importwizard voor Pipedrive en verder niet. Er is geen CSV-import en geen wizard voor HubSpot of andere CRM's, dus die migraties doet Sales Surge met de hand. Daarbij werk je met een vast overstapmoment in plaats van een synchronisatie. Mail komt niet uit het oude CRM maar uit je eigen mailbox: Gmail synchroniseert vandaag, en wie Outlook gebruikt legt mail vast met het persoonlijke BCC-adres tot de koppeling met Outlook en Microsoft 365 er is. Over prijs: die hangt af van de hoeveelheid data, het aantal bronnen en wat er opnieuw gebouwd moet worden. Je krijgt een voorstel na de intake.
Vragen over een CRM-migratie uitbesteden
Wat kost het om een CRM-migratie uit te besteden?
Dat hangt af van de hoeveelheid data, het aantal bronnen en wat er opnieuw gebouwd moet worden. Na de intake krijg je een voorstel. We factureren per fase, voor de start van die fase.
Uit welke systemen kunnen jullie migreren?
Uit Pipedrive met de importwizard. Uit HubSpot, Excel, Google Sheets en andere systemen met de hand. We beginnen altijd met een inventaris van wat er staat.
Wie beslist wat er meegaat?
Jij. Wij leggen een mapping voor met wat er meegaat en wat niet, en jij keurt die goed voordat we laden.
Kunnen we blijven werken tijdens de migratie?
Uit Pipedrive wel, want wijzigingen blijven binnenkomen. Uit andere systemen spreken we een overstapmoment af, vaak een vrijdagmiddag, waarna niemand meer in het oude systeem wijzigt.
Wat gebeurt er met toestemming en afmeldingen?
Wie in het oude systeem geen toestemming had of zich afmeldde, komt zonder toestemming binnen. In Lumo wordt toestemming opnieuw gecontroleerd bij elke verzending.
Doen jullie ook de inrichting en training?
Ja. Een migratie zonder inrichting en training gaat bijna altijd mis. Zie implementatie en onboarding.
Werken jullie in het Nederlands of Engels?
Allebei, afhankelijk van je team. De app is in het Nederlands en Engels, per gebruiker in te stellen.
Ons team gebruikt Outlook. Is dat een probleem?
Nee. Alles behalve de mail- en agendasynchronisatie staat los van je mailprogramma. Mail leg je vast met het BCC-adres, en de koppeling met Outlook en Microsoft 365 staat op de planning.
Verder lezen
