Microsoft 365-integratie

Elke gebruiker koppelt zelf zijn eigen Microsoft-account, in Lumo onder Instellingen, Gmail, met de knop Koppel Microsoft 365. Dat werkt met een zakelijk account van Microsoft 365 en met een persoonlijk Outlook.com-account. Je logt in op de pagina van Microsoft en ziet daar welke rechten Lumo vraagt. Per gebruiker kies je één mailbox: Gmail of Microsoft 365.

Lumo gebruikt Microsoft Graph, de officiële koppeling van Microsoft, en vraagt alleen gedelegeerde rechten. Lumo kan dus alleen bij je eigen mailbox en je eigen agenda, nooit bij die van collega's.

• Mail lezen (Mail.Read). Lumo zet mail die je wisselt met personen die al in je werkruimte staan bij die persoon, de organisatie en de deal.
• Mail versturen (Mail.Send). Je verstuurt een mail vanuit Lumo met je eigen adres. Lumo verstuurt alleen een mail die jij zelf opstelt en bevestigt.
• Agenda lezen en schrijven (Calendars.ReadWrite). Afspraken met bekende contacten komen als vergadering in Lumo. Dat is de standaardinstelling. Zet je die instelling uit, dan komen al je gewone afspraken in Lumo. Afspraken die je in Lumo plant, en boekingen via je planner, komen in je agenda.
• Je profiel (User.Read). Zo weet Lumo welk adres bij je koppeling hoort.
• Blijvende toegang (offline_access). Zo kan Lumo nieuwe mail ophalen terwijl je niet ingelogd bent.

• Lumo leest bij elke mail eerst alleen de kopgegevens, zoals afzender, ontvangers en onderwerp. Alleen als een persoon uit je werkruimte meedoet, haalt Lumo de inhoud op en bewaart die. Van andere mail slaat Lumo geen kopregels en geen inhoud op. Alleen het technische nummer van zo'n bericht staat kort in de wachtrij, tot Lumo het bericht heeft bekeken.
• In logbestanden en foutmeldingen zet Lumo alleen foutcodes. Kopregels en inhoud van mail komen daar niet in. In het logboek van de werkruimte staat alleen dat een mail is opgeslagen, zonder onderwerp, adressen of tekst.
• Mail in Ongewenste e-mail, Verwijderde items en Concepten slaat Lumo over.
• Lumo verplaatst, markeert, wijzigt of verwijdert niets in je mailbox en maakt geen concepten. Een mail die je vanuit Lumo verstuurt, zet Microsoft zelf in Verzonden items.
• Afspraken die je als privé of vertrouwelijk markeert, en je afwezigheid en werklocatie, zet Lumo niet in Lumo. Voor je planner kijkt Lumo alleen of je op een tijdstip bezet bent.
• Lumo wijzigt of verwijdert in je agenda alleen afspraken die Lumo zelf heeft gemaakt. Verwijderen staat standaard uit.
• Lumo zet bij de synchronisatie nooit andere mensen op een afspraak. Microsoft stuurt genodigden altijd een uitnodiging, en dat willen we niet zonder dat jij het vraagt.
• We verkopen gegevens uit Microsoft niet, gebruiken ze niet voor advertenties of marketing en trainen er geen AI-modellen mee.
• Lumo vraagt nooit om je wachtwoord. Inloggen gebeurt altijd op de pagina van Microsoft zelf.

Veel organisaties laten medewerkers niet zelf toestemming geven aan een app van buiten. Je ziet dan bij Microsoft de melding dat een beheerder moet goedkeuren. Lumo toont in dat geval een link voor je IT-beheerder. Die keurt Lumo één keer goed voor de hele organisatie, met precies de rechten hierboven. Daarna koppel je Microsoft 365 gewoon zelf.

Een IT-beheerder kan Lumo later weer intrekken in het Microsoft Entra-beheercentrum, onder Enterprise-toepassingen.

Gekoppelde mail is standaard privé: alleen jij ziet hem in Lumo. Je kunt per koppeling kiezen dat je team de mail ook ziet. Dat is in de database per rij afgedwongen, dus het geldt overal waar mail in Lumo te zien is, ook in zoeken, export en de API.

Afspraken uit je agenda worden activiteiten in Lumo. Wie ze ziet, volgt dezelfde regels als voor andere activiteiten in de werkruimte.

Medewerkers van Sales Surge lezen je gegevens uit Microsoft niet. Dat gebeurt alleen als jij daar uitdrukkelijk om vraagt, bijvoorbeeld bij een supportvraag, als het nodig is voor beveiliging of om misbruik te onderzoeken, of als de wet het eist.

AI

De AI-assistent van Lumo staat standaard uit. Een beheerder zet hem per werkruimte aan. De assistent kan opgeslagen mail niet lezen: hij heeft daar geen functie voor. Wel kan hij activiteiten opvragen als je hem daarnaar vraagt. Daarbij gaan het onderwerp, de tijd en het begin van de notitie van een afspraak uit je agenda naar de AI-aanbieder. In die notitie staan de locatie en de beschrijving van de afspraak. De AI-aanbieder is Anthropic of Google, en die traint er geen modellen op. Zie AI in Lumo in de privacyverklaring.

Koppel je zelf een eigen AI-app aan Lumo via de API of de MCP-koppeling, dan kan die app de mail lezen die jij in Lumo mag zien. Die app kies en beheer je zelf.

Mail en afspraken die Lumo opslaat, staan in de werkruimte van de klant: het bedrijf dat Lumo afneemt. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Sales Surge is verwerker en verwerkt ze alleen in opdracht van de klant, volgens de verwerkersovereenkomst. De klant bepaalt op welke grondslag hij die gegevens verwerkt. Zie artikel 2 van de privacyverklaring.

Voor je account bij Lumo is Sales Surge zelf verantwoordelijk. We verwerken je accountgegevens om de app te leveren en te beveiligen, op de grondslag uit artikel 4 van de privacyverklaring.

Microsoft is de bron van deze gegevens en geen subverwerker van Sales Surge. Je mail en je agenda blijven bij Microsoft staan, onder je eigen account. Lumo houdt zich aan de Microsoft APIs Terms of Use. Lumo vraagt dus niet meer rechten dan nodig en bewaart alleen wat een functie van Lumo nodig heeft.

De gegevens staan in de database van Lumo bij Supabase in Londen, in het Verenigd Koninkrijk. De app draait bij Netlify, met de serverfuncties ook in Londen. De sleutels die Microsoft geeft bewaren we versleuteld met AES-256-GCM. Ze verlaten de server nooit en komen niet in logbestanden.

Lumo kan Microsoft vragen een seintje te sturen zodra er nieuwe mail of een gewijzigde afspraak is. Dat staat standaard uit. Sales Surge zet het aan voor heel Lumo, niet per werkruimte. Zo'n seintje bevat geen inhoud. Lumo haalt daarna zelf op wat nieuw is, met dezelfde regels als hierboven. Zonder seintje kijkt Lumo elke paar minuten zelf of er iets nieuw is.

Gegevens uit Microsoft delen we alleen met de dienstverleners die nodig zijn om Lumo te leveren: Supabase voor de database en Netlify voor de hosting. Staat de AI-assistent aan, dan geldt daarnaast wat hierboven bij AI staat. Alle partijen staan op de pagina subverwerkers.

• De sleutels van Microsoft bewaren we zolang je koppeling bestaat. Verbreek je de koppeling, dan wissen we ze direct.
• Mail en afspraken die bij een persoon, organisatie of deal horen, bewaren we zolang ze in de werkruimte staan. Ze horen dan bij de klantgeschiedenis van de werkruimte, die van de klant is.
• Mail die niet aan een relatie hangt wist Lumo na de bewaartermijn van de werkruimte. Standaard is dat 2 jaar (730 dagen). De klant kan die termijn aanpassen. Lumo controleert dat elke dag.
• Back-ups. Van de database maken we elke dag een back-up. Wat Lumo wist, staat nog tot 7 dagen in die back-ups. Daarna is het ook daar weg.
• Eindigt de overeenkomst met de klant, dan verwijderen we de persoonsgegevens op verzoek van de klant, zoals de verwerkersovereenkomst beschrijft.

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Doe daarvoor twee dingen: koppel Outlook los in Lumo, en trek de toegang van Lumo in bij Microsoft.

• In Lumo. Ga naar Instellingen, Gmail, en kies Loskoppelen. Je kiest dan of de opgeslagen mail blijft staan of direct definitief wordt verwijderd. De sleutels van Microsoft wissen we in beide gevallen direct. Afspraken die als activiteit in Lumo staan, blijven staan. Die kun je in Lumo zelf verwijderen. Een los mailgesprek kun je ook uitsluiten: Lumo verwijdert dan direct de opgeslagen mail van dat gesprek en slaat het voortaan over.
• Bij Microsoft. Microsoft laat een app de toestemming niet zelf intrekken. Lumo meldt dat ook bij het loskoppelen. Trek de toegang van Lumo daarom zelf in. Bij een zakelijk account doe je dat op myapps.microsoft.com. Bij een persoonlijk account doe je dat op account.live.com/consent/Manage. Dat zijn de adressen die Microsoft zelf noemt. Heeft je IT-beheerder Lumo voor de hele organisatie goedgekeurd, dan trekt je IT-beheerder dat in, in het Microsoft Entra-beheercentrum. Daarna kan Lumo niets meer lezen of versturen.
• Op verzoek. Mail naar info@sales-surge.nl als je wilt dat we gegevens uit Microsoft verwijderen. We reageren binnen een maand. Staan de gegevens in de werkruimte van je werkgever, dan stemmen we het verzoek met die klant af.

Lumo is een product van Sales-Surge B.V., Professor W.H. Keesomlaan 12, 1183 DJ Amstelveen, Nederland. KvK 99261758.

Vragen over de Microsoft 365-integratie of over je gegevens stel je aan info@sales-surge.nl of telefonisch op +31 6 5350 9843. Zie ook de privacyverklaring en de gebruiksvoorwaarden.