Google-integratie

Elke gebruiker koppelt zelf zijn eigen Google-account, in Lumo onder Instellingen, Gmail. Je ziet daarbij het toestemmingsscherm van Google en kiest zelf welke rechten je geeft. Alleen het leesrecht voor Gmail is nodig om te koppelen. De andere rechten mag je uitvinken.

Lumo vraagt deze rechten:

• Gmail lezen (gmail.readonly). Lumo zet mail die je wisselt met personen die al in je werkruimte staan bij die persoon, de organisatie en de deal. Zo ziet je team de hele klantgeschiedenis op één plek.
• Gmail versturen (gmail.send). Je verstuurt een mail vanuit Lumo met je eigen adres. Lumo verstuurt alleen een mail die jij zelf opstelt en bevestigt.
• Agenda-afspraken (calendar.events). Afspraken met bekende contacten komen als vergadering in Lumo, en afspraken die je in Lumo plant komen in je agenda. Ook boekingen via je planner komen zo in je agenda.
• Lijst van je agenda's (calendar.calendarlist.readonly). Je planner kan zo rekening houden met al je agenda's, niet alleen met je hoofdagenda.
• Bezet of vrij (calendar.freebusy). De planner vraagt alleen op welke tijden je bezet bent, zonder de inhoud van afspraken.
• Je e-mailadres (openid en userinfo.email). Zo weet Lumo welk Google-account bij je koppeling hoort.

Een beheerder kan daarnaast per werkruimte Google Analytics koppelen (analytics.readonly). Lumo leest dan alleen de bezoekcijfers van de gekozen property voor de rapporten in Lumo.

• Lumo leest bij mail eerst alleen de koppen, zoals afzender, ontvangers en onderwerp. Alleen als een bekend contact meedoet, haalt Lumo de inhoud op en bewaart die. Mail met onbekenden bewaart Lumo niet.
• Lumo labelt, archiveert, wijzigt of verwijdert niets in je Gmail en maakt geen concepten.
• Lumo leest geen afspraken die je als privé of vertrouwelijk hebt gemarkeerd, en geen focustijd, afwezigheid of werklocatie.
• Lumo wijzigt of verwijdert in je agenda alleen afspraken die Lumo zelf heeft gemaakt. Verwijderen staat standaard uit.
• We verkopen gegevens uit Google niet, gebruiken ze niet voor advertenties en geven ze niet door aan databrokers.
• We gebruiken gegevens uit Google niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren, niet van ons en niet van anderen.
• Lumo vraagt nooit om je Google-wachtwoord. Inloggen gebeurt altijd op de pagina van Google zelf.

Gekoppelde mail is standaard privé: alleen jij ziet hem in Lumo. Je kunt per koppeling kiezen dat je team de mail ook ziet. Dat is in de database per rij afgedwongen, dus het geldt overal waar mail in Lumo te zien is, ook in zoeken, export en de API.

Medewerkers van Sales Surge lezen je gegevens uit Google niet. Dat gebeurt alleen als jij daar uitdrukkelijk om vraagt, bijvoorbeeld bij een supportvraag, als het nodig is voor beveiliging of om misbruik te onderzoeken, of als de wet het eist.

Zet een beheerder de AI-assistent aan in de werkruimte, dan kan de assistent mail of afspraken gebruiken om een vraag te beantwoorden die jij stelt. Alleen dan gaat dat deel naar de AI-aanbieder, en die traint er geen modellen op. Zie AI in Lumo in de privacyverklaring.

De gegevens staan in de database van Lumo bij Supabase in Londen, in het Verenigd Koninkrijk. De sleutels die Google geeft (het access token en het refresh token) bewaren we versleuteld met AES-256-GCM. Ze verlaten de server nooit en komen niet in logbestanden.

Gegevens uit Google delen we alleen met de dienstverleners die nodig zijn om Lumo te leveren, zoals hosting en database. Die staan op de pagina subverwerkers.

• De sleutels van Google bewaren we zolang je koppeling bestaat. Verbreek je de koppeling, dan trekken we ze in bij Google en wissen we ze direct.
• Mail en afspraken die bij een persoon, organisatie of deal horen, bewaren we zolang ze in de werkruimte staan. Ze horen dan bij de klantgeschiedenis van de werkruimte, die van de klant is.
• Mail die niet aan een relatie hangt wist Lumo na de bewaartermijn van de werkruimte. Standaard is dat 2 jaar (730 dagen). De klant kan die termijn aanpassen.
• Google Analytics: verbreekt een beheerder de koppeling, dan trekken we de sleutel in bij Google en leest Lumo niets meer.
• Eindigt de overeenkomst met de klant, dan verwijderen we de persoonsgegevens op verzoek van de klant, zoals de verwerkersovereenkomst beschrijft.

• In Lumo. Ga naar Instellingen, Gmail, en kies Loskoppelen. Je kiest dan of de opgeslagen mail blijft staan of definitief wordt verwijderd. De sleutels van Google wissen we in beide gevallen. Een losse mailthread kun je uitsluiten: Lumo verwijdert dan de opgeslagen mail van die thread en slaat de thread voortaan over.
• Bij Google. Je kunt de toegang van Lumo ook intrekken op myaccount.google.com/permissions. Lumo stopt dan direct met lezen en versturen.
• Op verzoek. Mail naar info@sales-surge.nl als je wilt dat we gegevens uit Google verwijderen. We reageren binnen een maand. Staan de gegevens in de werkruimte van je werkgever, dan stemmen we het verzoek met die klant af.

Lumo is een product van Sales-Surge B.V., Professor W.H. Keesomlaan 12, 1183 DJ Amstelveen, Nederland. KvK 99261758.

Vragen over de Google-integratie of over je gegevens stel je aan info@sales-surge.nl of telefonisch op +31 6 5350 9843. Zie ook de privacyverklaring en de gebruiksvoorwaarden.