Privacyverklaring

Lumo is een CRM voor B2B-teams, geleverd als SaaS door Sales-Surge B.V. De app draait op https://app.lumoheaven.com en is ook bereikbaar via crm.sales-surge.io. Werkruimtes worden door Sales Surge ingericht. Je kunt jezelf niet zelf aanmelden.

Sales-Surge B.V., Professor W.H. Keesomlaan 12, 1183 DJ Amstelveen, Nederland.

• KvK: 99261758
• Btw: NL868907509B01
• E-mail: info@sales-surge.nl
• Telefoon: +31 6 5350 9843

In deze verklaring bedoelen we met "wij" en "Sales Surge" steeds Sales-Surge B.V.

Voor een deel van de gegevens bepalen wij zelf waarom en hoe we ze verwerken. Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dat geldt voor:

• bezoekers van lumoheaven.com
• mensen die het formulier op lumoheaven.com invullen, en andere leads
• de accountgegevens van de gebruikers van de app

Voor de gegevens die een klant in zijn eigen werkruimte zet, is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Denk aan de relaties, deals, mail en tickets van die klant. Sales Surge is dan verwerker in de zin van artikel 28 AVG en verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de klant. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Staan jouw gegevens in de werkruimte van een klant van ons, bijvoorbeeld omdat je klant of leverancier bent van een bedrijf dat Lumo gebruikt? Dan is dat bedrijf je eerste aanspreekpunt, en geldt zijn privacyverklaring. In artikel 10 staat wat wij doen als je ons toch benadert.

Bezoek aan lumoheaven.com

De website zet geen cookies en laadt geen analytics of scripts van derden. We volgen je dus niet over pagina's of sites heen. Om de pagina's te kunnen leveren, verwerkt onze hostingpartij Netlify technische gegevens zoals je IP-adres. Meer daarover staat in de cookieverklaring.

Het formulier op lumoheaven.com

Vraag je een demo, een proefomgeving of contact aan, dan sturen we deze gegevens naar Sales Surge:

• je naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf en functie
• je telefoonnummer en je bericht, als je die invult
• het aantal gebruikers dat je kiest en de taal van de pagina
• het adres van de pagina waarop je het formulier invulde, en de pagina waar je vandaan kwam (de referrer)

Die gegevens komen als lead in Lumo en, via een eigen koppeling van Sales Surge, in Pipedrive, het CRM van Sales Surge. Die koppeling meldt de aanvraag ook aan ons team.

Een demo plannen

Plan je een demo in de agenda op de site, dan gebruik je de boekingspagina van Lumo zelf. Je naam, e-mailadres, bedrijf, je opmerking en je tijdzone komen dan als persoon en lead in de werkruimte van Sales Surge in Lumo, en de afspraak komt in de Google Agenda van de collega met wie je afspreekt. Je krijgt een bevestiging per mail met een link om de afspraak te verplaatsen of te annuleren.

Gebruikers van de app

Voor elke gebruiker van Lumo verwerken we accountgegevens: naam, e-mailadres, de werkruimte en de rol, de instellingen voor tweestapsverificatie en de gegevens van actieve sessies, zoals het apparaat en wanneer het laatst actief was. Wat je in de app doet, komt in het logboek van de werkruimte. Koppel je je eigen Gmail, Google Agenda, Outlook of agenda van Microsoft 365, dan verwerkt Lumo de mail en afspraken die bij die koppeling horen. Zie artikel 8 en de pagina Google-integratie.

Contact per mail of telefoon

Mail of bel je ons, dan verwerken we je naam, je contactgegevens en de inhoud van het gesprek om je vraag te beantwoorden.

We verwerken alleen gegevens voor een duidelijk doel en met een grondslag uit artikel 6 AVG.

• Je aanvraag opvolgen. Vul je het formulier in, dan nemen we contact met je op over een demo, een proefomgeving of je vraag. Dat doen we om op jouw verzoek stappen te zetten voordat er een overeenkomst is (artikel 6 lid 1 sub b), en vanuit ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen goed op te volgen (sub f).
• De app leveren. Accountgegevens hebben we nodig om je te laten inloggen, je rol toe te passen en de werkruimte te beveiligen. Dat is nodig voor de overeenkomst met de klant waarvoor je werkt, en het is ons gerechtvaardigd belang om Lumo veilig te leveren (sub b en f).
• Beveiliging en misbruik voorkomen. Sessies, het logboek en technische gegevens gebruiken we om inbraak en misbruik te herkennen en te stoppen (sub f).
• Wettelijke plichten. Gegevens die we voor onze administratie moeten bewaren, bewaren we omdat de wet dat vraagt (sub c).

We verkopen geen persoonsgegevens en we gebruiken ze niet voor reclame van anderen.

Voor de site en de app werken we met een klein aantal dienstverleners. Zij verwerken gegevens alleen voor het doel waarvoor wij ze inschakelen. De volledige lijst, met doel, locatie en waarborg per partij, staat op de pagina subverwerkers.

Voor onze eigen verwerkingen gaat het vooral om deze partijen:

• Netlify voor de hosting van de website en de app
• Supabase voor de database en de bestandsopslag van de app
• Pipedrive, ons eigen CRM, waarin leads uit het formulier binnenkomen
• Mailgun voor mail die de app verstuurt, in de EU-regio van Mailgun

Lumo laadt geen lettertypen of scripts van derden. Het lettertype Satoshi staat op onze eigen servers.

We geven gegevens daarnaast alleen door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op een rechtmatig verzoek van een toezichthouder.

De database en de bestandsopslag van Lumo staan bij Supabase in Londen, in het Verenigd Koninkrijk (AWS-regio eu-west-2). De app en de serverless functions worden gehost door Netlify, met de functions in Londen. Statische bestanden worden via het wereldwijde netwerk van Netlify (CDN) geleverd.

Het Verenigd Koninkrijk valt buiten de EU, maar heeft een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie uit juni 2021. Gegevens mogen daardoor naar het Verenigd Koninkrijk zonder extra contractuele waarborgen.

Sommige diensten draaien buiten de EU en het Verenigd Koninkrijk, vooral in de Verenigde Staten, zoals de AI-functies (artikel 7). Gaan er gegevens naar de VS, dan gebeurt dat op basis van het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Per partij staat de waarborg op de pagina subverwerkers.

Lumo heeft een AI-assistent. Die staat standaard uit. Een beheerder zet hem per werkruimte aan. Een actie die iets verandert of verstuurt, voert de assistent pas uit als de gebruiker die actie uitdrukkelijk goedkeurt. De gebruiker ziet wat de assistent heeft gedaan.

De code van Lumo laat voor AI maar twee aanbieders toe: de Claude API van Anthropic en de betaalde Gemini API van Google. Een andere aanbieder, een eigen adres of een gratis sleutel weigert de app; de AI-functie blijft dan uit. Sales Surge kiest een van beide als model voor de assistent. Het onderdeel "rapport uit één zin" gebruikt altijd de Claude API, en stuurt alleen de zin die je typt en de lijst met velden van de werkruimte mee, geen records.

De vraag en de gegevens die nodig zijn voor het antwoord gaan naar die aanbieder, buiten het Verenigd Koninkrijk en de EU. Anthropic traint onder zijn Commercial Terms geen modellen op klantinhoud en wist invoer en uitvoer van de API binnen 30 dagen. Google gebruikt bij de betaalde Gemini API vragen en antwoorden niet om zijn producten te verbeteren. Per aanbieder staan de locatie en de waarborg op de pagina subverwerkers.

Lumo neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar grote gevolgen voor mensen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Leadscores, gezondheidsscores en het herkennen van dubbele relaties zijn suggesties. Een mens beslist wat ermee gebeurt.

De chatwidget die een klant op zijn eigen site kan zetten, gebruikt geen AI. Antwoorden komen van mensen, of zijn vaste berichten die de klant instelt. Meer over de assistent staat bij de AI-assistent.

Koppel je je Gmail, Google Agenda of, als beheerder, Google Analytics aan Lumo, dan krijgt Lumo gegevens van Google. Wat we daarmee doen, staat precies op de pagina Google-integratie. In het kort:

• Welke gegevens. Mail die je wisselt met personen die al in je werkruimte staan, de afspraken met die personen, op welke tijden je bezet bent, de lijst van je agenda's en je Google-adres. Bij Analytics alleen de bezoekcijfers van de gekozen property.
• Waarvoor. Alleen voor de functies die je zelf in Lumo gebruikt: mail en afspraken bij de juiste klant zetten, mail versturen vanuit je eigen adres, afspraken in je agenda zetten, je planner laten zien wanneer je vrij bent en rapporten over websitebezoek.
• Niet. We verkopen gegevens uit Google niet, gebruiken ze niet voor advertenties en trainen er geen AI-modellen mee. Medewerkers van Sales Surge lezen ze alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, voor beveiliging of als de wet het eist.
• Bewaren en wissen. De sleutels van Google staan versleuteld en worden gewist zodra je de koppeling verbreekt. Je kiest dan zelf of de opgeslagen mail blijft of wordt verwijderd.

Limited Use: Lumo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. In het Nederlands: wat Lumo met gegevens uit de API's van Google doet en doorgeeft, volgt die regels van Google, inclusief de eisen voor beperkt gebruik.

Koppel je je Outlook-mailbox en je agenda van Microsoft 365 aan Lumo, dan krijgt Lumo gegevens van Microsoft. Wat we daarmee doen, staat precies op de pagina Microsoft 365-integratie. In het kort:

• Welke gegevens. Mail die je wisselt met personen die al in je werkruimte staan, de afspraken met die personen, de lijst van je agenda's, op welke tijden je bezet bent en je Microsoft-adres. Om te zien of een mail bij een bekend contact hoort, leest Lumo eerst de kopgegevens. Van mail met onbekenden slaat Lumo geen kopregels en geen inhoud op.
• Waarvoor. Alleen voor de functies die je zelf in Lumo gebruikt: mail en afspraken bij de juiste klant zetten, mail versturen vanuit je eigen adres, afspraken in je agenda zetten en je planner laten zien wanneer je vrij bent.
• Rol en grondslag. De opgeslagen mail en afspraken staan in de werkruimte van de klant. Daarvoor is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Sales Surge verwerker (artikel 2). Microsoft is de bron van de gegevens en geen subverwerker.
• Niet. We verkopen gegevens uit Microsoft niet, gebruiken ze niet voor advertenties of marketing en trainen er geen AI-modellen mee. Medewerkers van Sales Surge lezen ze alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, voor beveiliging of als de wet het eist. De AI-assistent kan opgeslagen mail niet lezen. Staat hij aan, dan kan hij wel afspraken die als activiteit in Lumo staan naar de AI-aanbieder sturen (artikel 7).
• Bewaren en wissen. De sleutels van Microsoft staan versleuteld en worden direct gewist zodra je de koppeling verbreekt. Je kiest dan zelf of de opgeslagen mail blijft of direct wordt verwijderd. Gewiste gegevens staan daarna nog tot 7 dagen in de dagelijkse back-up.
• Toestemming intrekken. Dat kan op elk moment. Koppel Outlook los in Lumo en trek daarnaast de toegang van Lumo in bij Microsoft, want Microsoft laat Lumo de toestemming niet zelf intrekken. Bij een zakelijk account doe je dat op myapps.microsoft.com. Bij een persoonlijk account doe je dat op account.live.com/consent/Manage.

Lumo houdt zich aan de Microsoft APIs Terms of Use.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben.

• Leads uit het formulier bewaren we zolang er contact is of kan ontstaan. Vraag je ons om je gegevens te verwijderen, dan doen we dat, tenzij we ze moeten bewaren voor een lopende overeenkomst of een wettelijke plicht.
• Accountgegevens bewaren we zolang het account bestaat. Daarna bewaren we ze niet langer dan nodig is om de overeenkomst af te ronden en aan wettelijke plichten te voldoen.
• Administratie bewaren we zo lang als de wet voorschrijft.
• In een werkruimte gelden bewaartermijnen voor formulierantwoorden, afgesloten gesprekken, mail die niet aan een relatie hangt en losse bestanden. De standaardtermijn is 2 jaar (730 dagen). De klant kan die per soort aanpassen. Het logboek is alleen-toevoegen en blijft bewaard.
• Sessies in de app duren hoogstens 14 dagen en vervallen na 7 dagen zonder activiteit. Zie de cookieverklaring.

Van de database maken we elke dag een back-up. Herstel naar een willekeurig tijdstip (point-in-time recovery) is er niet. Back-ups worden bewaard volgens het schema van de databaseaanbieder. Gewiste gegevens kunnen daardoor nog in een back-up staan tot die back-up uit de rotatie valt.

Onder de AVG heb je deze rechten:

• inzage in de gegevens die we over je hebben
• correctie van gegevens die niet kloppen
• verwijdering van je gegevens
• beperking van de verwerking
• overdracht van je gegevens in een gangbaar formaat
• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• intrekken van toestemming, als we op toestemming steunen

Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar info@sales-surge.nl. We kunnen je vragen te laten zien dat het om jouw gegevens gaat. We reageren binnen de termijn die de AVG geeft, in de regel binnen een maand.

Gaat je verzoek over gegevens in de werkruimte van een klant, dan is die klant verantwoordelijk. We sturen je verzoek dan door naar de klant en helpen hem het af te handelen. De app heeft daarvoor eigen hulpmiddelen om gegevens te exporteren en te wissen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We beveiligen gegevens met technische en organisatorische maatregelen. Verbindingen zijn versleuteld. Werkruimtes zijn in de database per rij van elkaar gescheiden. Er zijn rollen, tweestapsverificatie en een logboek. Een overzicht staat op de pagina beveiliging en privacy. Daar lees je ook hoe je een kwetsbaarheid meldt.

We passen deze verklaring aan als onze verwerkingen veranderen. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.

Vragen over privacy stel je aan info@sales-surge.nl of telefonisch op +31 6 5350 9843. Zie ook de gebruiksvoorwaarden en de cookieverklaring.